- 2 -
4. De registratie dient zodanig te geschieden dat van elk in behan
deling zijnd stuk de aanwezigheid en verblijfplaats kan worden
vastgesteld, indien slechts bekend is één van de volgende gege
vens: de inhoud, de datvim, de afzender dan wel geadresseerde,
het kenmerk van de afzender en het registratienummer.
5. Ingekomen stukken, ook al zijn zij geadresseerd op naam van een
functionaris, mogen niet in behandeling genomen worden alvorens
zij zijn voorzien van een kenmerk als bedoeld in het eerste lid.
De secretaris kan bepalen dat bepaalde stukken niet onder het
verbod vallen.
Artikel 4.
De secretaris draagt zorg voor het (doen) distribueren van de stukken.
Artikel 5.
1. De archiefbescheiden moeten zodanig worden gerangschikt dat alle
stukken betreffende eenzelfde zaak worden samengevoegd in één
dossier. Indien zulks ondoelmatig zou zijn kan voor elk daarvoor
in aanmerking komend archiefbestanddeel een andere wijze van
ordening worden bepaald.
2. De ordening van de archiefbescheiden dient zodanig te zijn dat
selectie ter vernietiging op eenvoudige wijze kan geschieden.
Het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 6.
Het invoegen van stukken in een dossier is slechts voorbehouden aan
de registrator. Verwijdering, zelfs tijdelijk, van een stuk uit een
dossier is niet toegestaan, tenzij zulks geschiedt met toestemming
van de registrator.
Artikel 7.
Van de dossiers wordt een inventaris aangelegd en bijgehouden.
Artikel 8.
1. Door de registrator wordt aantekening gehouden van de uitlening
van dossiers en wordt gecontroleerd of uitgeleende dossiers tij
dig worden terugbezorgd.
2. Het lichten en terugplaatsen van de dossiers geschiedt door of
in overleg met de registrator.
TVO.21l/VO/2
