7. Overleg
7.1 Partijen verplichten zich een overleg tot stand te brengen over zaken die deze
overeenkomst betreffen.
7.2 De overlegvormen zijn als volgt opgebouwd:
7.2.1 Bestuurlijk overleg per regio tussen de portefeuillehouders educatie en het bestuur
van de SVEF, respectievelijke het ROC Friesland College. Minimaal één maal per
jaar.
7.2.2 Ambtelijk /directioneel overleg per regio tussen de beleidsmedewerkers educatie en
de directie van de SVEF, respectievelijk ROC Friesland College. Minimaal vier maal
per jaar.
7.2.3 Uitvoeringsoverleg tussen de coördinerend ambtenaar per regio-overleg en de
desbetreffende locatiedirectie. Minimaal vier maal per jaar.
7.2.4 Aanvullend op bovengenoemde overlegvormen kunnen partijen nadere afspraken
maken. Daar waar dat gevolgen heeft voor andere gemeenten wordt dat in het regio
overleg aan de orde gesteld.
7.3 De agenda voor een bestuurlijk overleg wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid
van de opdrachtgever na overleg met de opdrachtnemer. De agenda wordt tenminste
twee weken van tevoren aan de deelnemers aan het overleg toegestuurd.
7.4 Het in 7.2.2 en 7.2.3 genoemde overleg komt voorts op verzoek van de opdracht
nemer bijeen indien deze voorziet dat de op grond van een productovereenkomst
overeengekomen educatieve activiteiten en voorwaarden niet nagekomen kunnen
worden.
8. Rapportage en evaluatie
8.1 Opdrachtnemer verplicht zich periodiek te rapporteren naar de geameenten conform
een overeen te komen rapportagemodel (instellingsmarap).
8.1.1 De instellingsmaraps worden besproken in het regionale ambtelijke overleg en/of het
uitvoeringsoverleg zoals genoemd in artikel 7 en voorgelegd aan de afzonderlijke
colleges van BenW.
8.2 Jaarlijks maken partijen voor 1 april een evaluatief verslag waarin de uitvoering en de
werking van deze overeenkomst wordt geëvalueerd. Dit verslag wordt in het regionale
ambtelijk overleg uiterlijk op 1 mei vastgesteld. Indien de meningen omtrent het
evaluatierapport of de uitkomsten daarvan verschillen, vermeldt het verslag de
verschillende meningen.
8.2.1 Jaarlijks voor 1 juni brengt de opdrachtnemer de ROC jaarrekening uit over het
voorafgaande jaar, voorzien van een accountantsverklaring, waarin zijn opgenomen
de door opdrachtgever op basis van een overeenkomst beschikbaar gestelde middelen.
8.3 Bij grote afwijkingen tussen hetgeen is afgesproken en hetgeen wordt uitgevoerd
verplicht opdrachtgever en opdrachtnemer zich hiervan melding te maken en
desgewenst in overleg met elkaar te treden.
