BOARNSTERHIM
gemeente
BESLUITVORMEND RAAD SVOORSTEL
Onderwerp:
Sanering van schaduwarchieven op de vakafdelingen.
Voorstel:
1Neem kennis van de nota "Schaduwarchieven voor het voetlicht" en stem in met de daar
in gesuggereerde oplossingen.
2. Neem kennis van het voornemen van het college van B&W om het bureau DoxSupport
opdracht te geven om de voorgestelde saneringswerkzaamheden conform zijn offertes
d.d. 31 juli 2008 uit te voeren.
Voor een goede en efficiënte informatievoorziening is het van het grootste belang dat dossiers in
de gemeentelijke archieven compleet zijn. De provinciale archiefinspecteur en de archivaris heb
ben bij herhaling geconstateerd dat deze volledigheid in Boarnsterhim niet voldoende is. Momen
teel bevindt zich op de vakafdelingen ruim driehonderd meter aan werkdossiers, welke gedeelte
lijk aan het centrale archief moeten worden toegevoegd. Alleen door de sanering van deze zoge
naamde schaduwarchieven kan aan de archiefwettelijke verplichtingen worden voldaan. De nood
zaak tot het saneren van schaduwarchieven en het bewaken van de tijdige ambtelijke afdoening
van stukken is eerder door de provinciale archiefinspectie als voorwaarde voor een goede infor
matievoorziening benadrukt.
Argumenten:
1.1. In de nota "Schaduwarchieven voor het voetlicht" worden een aantal knelpunten in het
gemeentelijk archiefbeheer gesignaleerd. Een belangrijke constatering is dat met relatief
eenvoudige maatregelen zoals het voorlichten van personeelsleden, het terugdringen van
het aantal fotokopieën, het structureel verspreiden van signalerings- en rappellijsten en het
blijvend attenderen van leidinggevenden op het belang van een goede archiefvorming veel
(efficiency)winst is te behalen.
1.2. Het verbeteren van de aanlevering van archivalia is weinig zinvol als niet tegelijkertijd de
reeds bestaande schaduwarchieven worden gesaneerd. Kwaliteit kan slechts door volle-
Status:
Raadsvergadering
Agendapunt
Eerdere behandeling
Portefeuillehouder
Behandelend ambtenaar
meningsvormend
30 september 2008
3.4
burgemeester mr. P. Schadd-de Boer
A. Tuinhout
telefoon: 0566-629222, e-mail: tuinhouta@boarnsterhim.nl
Inleiding:
3 04 Raadsvoortsel sanering schaduwarchieven/atiz/1
