digheid en het handhaven van archivistieke principes worden bereikt. Indien niet tot sane
ring wordt overgegaan zullen de dossiers fragmentarisch en daarmee onbetrouwbaar blij
ven. Naarmate de dossiers waaraan stukken uit schaduwarchieven moeten worden toege
voegd ouder worden, wordt het uitvoeren van saneringswerkzaamheden complexer, ar
beidsintensiever en daarmee duurder.
1.3. Opmerkingen concerncontroller bij voorstel sanering schaduwarchieven-. Met de provinci
aal toezichthouder is eind 2007 gesproken over de noodzaak de archieven op orde te
brengen. Met name het ontbreken van een groot aantal archiefstukken (al dan niet geregi
streerd) die momenteel in de organisatie aanwezig zijn in persoonlijke dossiers en ordners
op afdelingen brengen een stevig risico met zich mee. Niet alleen juridisch maar uiteinde
lijk ook op financieel gebied. Nu per 1 september een nieuwe medewerker archief (en regi
stratuur) is aangetrokken is het moment aangebroken de organisatie gefaseerd leeg te
trekken en de originele archiefbescheiden weer onderdeel te laten uitmaken van het offici
ële archief. Na ontvangst bij het archief zullen de archiefbescheiden, indien nog niet gere
gistreerd in het daarvoor beschikbare systeem, alsnog worden ingeboekt. Na deze actie
kan tevens het postregistratiesysteem worden opgeschoond en weer gaan functioneren
als rappelsysteem voor onderhanden zijnde stukken alsmede ingekomen brieven. Het op
schonen en completeren van het archief maakt onderdeel uit van de met de provinciaal
toezichthouder gemaakte afspraken om de gemeentelijke organisatie weer in control te
krijgen. Het opschonen zal in 2 fasen geschieden waarbij het nu voorliggende voorstel de
1e fase betreft.
2.1Door bureau DoxSupport en de gemeentelijk archivaris is geconstateerd dat zich op het
gemeentekantoor ruim driehonderd meter te saneren schaduwarchief bevindt. De persone
le capaciteit die het verwerken daarvan vraagt, overstijgt in ruime mate die van de afde
ling archiefzaken. Het bureau DoxSupport heeft vaker projecten voor de gemeente uitge
voerd en is daardoor bekend met de samenstelling en de structuur van de dynamische en
semi-statische archieven in Boarnsterhim.
Kanttekeningen:
Zoals vermeld in de nota "Schaduwarchieven voor het voetlicht" zijn er eerder initiatieven tot sa
nering van schaduwarchieven ontplooid. Hoewel acties als de "Himmeldei" in 2001 op korte ter
mijn succesvol zijn geweest, hebben zich in de volgende jaren nieuwe schaduwarchieven kunnen
vormen. Zowel in de nota als in de offerte van het bureau DoxSupport wordt gesteld dat een blij
vende aandacht vanuit het management voor de afhandeling en aanlevering van stukken van cru
ciaal belang is om de vorming van nieuwe schaduwarchieven te voorkomen. Bij de eerdere initia
tieven is deze aandacht te minimaal geweest. Ditmaal maken derhalve gesprekken met leidingge
venden nadrukkelijk deel uit van de saneringsoperatie. De afhandeling en aanlevering van archiva
lia wordt daarnaast een terugkerend punt van bespreking in het managementoverleg.
Er is overleg gevoerd met:
Dhr. P. Meulenbelt, manager Ondersteunende Diensten
Dhr. A.J. Vos, medewerker bureau DoxSupport
Dhr. J. Dijkstra en dhr. R.W. Steensma, provinciale archiefinspecteurs
Dhr. H. Kemper, provinciaal toezichthouder
Pagina 2
3 04 Raadsvoortsel sanering schaduwarchieven/atiz/2
