GROUW, 12 januari 1968.
Aan Burgemeester en Wethouders
der Gemeente IDAARDERADEEL
Betreft: Controle Jaarrekeningen 1963 en 196U Stichting Recreatieoord.
Het Centraal Bureau voor Verificatie en Financiële Adviezen van de Vereniging
van Nederlandse Gemeenten heeft in haar rapporten 178U2R en 178U3R verslag uit
gebracht over de door haar gecontroleerde jaarrekeningen 1963 en 1961+ van de
Stichting Recreatieoord
Aangezien beide rapporten op dezelfde datum zijn verschenen en de opmerkingen
van het Bureau in grote lijnen van dezelfde strekking zijn, acht ik het vol
doende bedoelde opmerkingen samenvattend in één en dezelfde brief van enig
commentaar mijnerzijds te voorzien.
Daar het penningmeesterschap van de Stichting Recreatieoord door mij wordt uit
geoefend vanaf 1 april 1966 acht ik mij uiteraard niet verantwoordelijk voor
de wijze waarop de administratie in de jaren 1962 tot en met 1965 door de toen
malige penningmeester werd gevoerd, noch voor de leemten in de administratieve
organisatie, zoals deze door het Verificatiebureau worden gesignaleerd.
Mijn bemoeiingen met de administratie over de betreffende jaren hebben alleen
bestaan in het achteraf corrigeren van de balansen en Verlies- en Winstreke
ningen op een zodanige wijze, dat hierdoor een betere benadering van de werke
lijk behaalde resultaten over deze jaren werd verkregen.
Met het Verificatiebureau ben ik van mening, dat de interne controle, alsmede
het beheer en de verantwoording van de ontvangsten zeer onvoldoende zijn ge
weest, mede met het oog op de steeds toenemende omvang van de activiteiten en
het geïnvesteerde ermogen van de Stichting. Ik vraag mij echter wel af, of het
Verificatiebureau ook niet zelve enigermate te kort is geschoten.
Persoonlijk heb ik de indruk, dat het Bureau meer de nadruk heeft gelegd op het
voorste gedeelte van haar naam, te weten verificatie, dan op het verdere ge
deelte, te weten financiële adviezen.
Alleen al het feit dat de verslagen over 1963 en 196U pas op 17 oktober 1967
zijn verschenen, wijst enigermate in deze richting.
Hieronder volgt dan onder de punten 1 tot en met 7 een opsomming van een aantal
verbeteringen welke inmiddels in de administratie en de interne controle zijn
aangebracht
Onder 8 tot en met 12 vindt u de mening van ons bestuur over een aantal andere
opmerkingen uit de beide rapporten.
1e.
Van de schiphuizen is een huuradministratie per huurder opgezet vanaf het jaar
1965 (zie o.a. blz13 van 178i+3Rbetr. Hoekstra, Beilen)
Hiermede is een voldoende interne controle op de ontvangsten van dit onderdeel
verkregen
2e.
Vanaf 1966 is een volledige administratie per huurder van de bungalows ingevoerd.
Iedere huurovereenkomst wordt genoteerd, terwijl gecontroleerd wordt, of de te
betalen bedragen op het juiste moment en volledig ontvangen worden. Degenen die
bij aankomst in het bungalowpark nog een gedeelte moeten voldoen, betalen dat
gedeelte door middel van een vanwege de penningmeester uitgeschreven kwitantie.
Hiermede is een vrij vergaande interne controle op de ontvangen bungalowhuren
tot stand gekomen, terwijl uit de gegevens op vrij eenvoudige wijze een over
zicht van de huuropbrengsten per week kan worden samengesteld.
Ons Bestuur betwijfelt echter het nut van een splitsing van de opbrengsten per
bungalowzoals door het Verificatiebureau gewenst. Deze splitsing vergt admini
stratief veel werk, heeft weinig waarde voor de interne controle en is ook niet
erg interessant. 2 -
