1964 vlot kunnen verlopen, dan zal o.i. nog in 1963 gedurende enkele
4. - - spoedig
1-Burgemeester.
T.J. Kingma 1.-Secretaris.
Ha haar voorlopige keuze von do computer als meest wenselijke
apparatuur voor het uitvoeren van loonberekeningon, schenkt de werkgroep
aandaent aan het financiële aspect van hot onderhavige probleem. De aan-
ter o
latic :;ou een zoor kostbare aangelo; waarmede jaarlijks een
o ij Een der
Lee ar rendal t n.
het in service laten verrichten van do loohberekeningen kan op veel minder
kostbare wijze het gewenste resultaat worden vorkregen. In dit verband
wor It nog -ktdat niet uil n at binnen
aantal jaren kleinere computers aan do markt zullen komen, die
speciaal bestemt zullen zijn voor het middelgrote bedrijf en die ook voor
onze gemeente bruikbaar kunnen blijken. Voorlopig zal onze gemeente, wan
neer met toepassing van een computer tot mechanisatie van de loonadmini
stratie -wordt overgegaan, gebruik dienen te maken van de diensten van
derden» Op grond van inlichtingen van andere gemeenten, waar reeds van
een computer gebruik genaakt wordt, mag worden aangenomen, dat de kosten
Van hot maken der loonbcrekeningtn over ongeveer 1700 ambtenaren ongeveer
25.000,-- per jaar zullen bedragen. Een nauwkeuriger raming is niet
mogelijk omdat de omvang der werkzaamheden niet elk jaar gelijk is en
afhankelijk is van het al of niet moeten maken van herberekeningen» die
voortvloeien uit wijzigingen van salarisregelingen, verhaalsregelingen,
loonbelasting enz. Rekening is er mee gehouden dat naast de loonborekening
ook nog andere diensten zullen worden geleverd» zoals het maken van de
jaarlijkse verzamelloonstaten, het invullen der lóonbelastingkaarten en
de verstrekking van gegevens voor de periodieke opgaven aan bedrijfsvor-
enigirg 011 belastingdienst* Do uit te bestedón werkzaamheden vergen thar.s
eon aantal werkuren, waarvan de kosten moor dan f 25*000,bedragen,
fc0epas' ju ton ku n te-
sparing op de salariskosten die ongovoer overeenkomt r et de voor het
somputercentrum bedrag.
Wij nemen echter aan» dat het niet mogelijk zal blijken het personeel
zien de vrijkomende arbeids
kracht; zal moe ten wor v 'andsrc werkzaamheden, die in ver
band mot de krappe arbei i of ar men
'richt. Als bijkomende, doch Lig ni t te verwaarlozen
wij ecl Lne-
T worden verricht, oen
die naar wij 1 ie Voor
de geneentehuishouding als gel eel t vor mstaandc volgt
worden gerekend op e stenstijgi
dij het onderzoek van do vraag door welke instelling de uit te
besteden werkzaamheden dienon te worden verricht is aandacht geschonken
aan eon tweetal instellingen t.w. do Rijkscentrale voer Mechanische
Administratie te s-Graverhage (R.I'ï.A. en de Vereniging voor Centrale
Elektronische Administratie te Amsterdam (C.E.A.Laatstgenoemde vcr-
eniging is Verbonden aan de Coöperatieve Vereniging "'Centraal Beheer". Do
R« - - /erzorgt de loonberekeningen voor hot rijkspersoneel en is ook
voor oen aantal gemeenten werkzaam. Daarom schoen aansluiting bij de
R.I'.A» aanvankelijk liet meest voor de hand liggend. Terwijl met de R.M.A.
nog overleg gaande was over de voorwaarden van de eventuele aansluiting
van Leeuwarden kwam evenwel vast te staan, dat een uitbreiding var. het
aantal gemeenten, waaraan de R.M.A. diensten verleent, niet mogelijk is.
Daarna heeft alleen met de C.E.A. verder# overleg plaats gehad. Voor
leden van deze vereniging gelden lagere tarieven dan voor niet-leden. De
contributie bedraagt voor de leden 100,per jaar. Toetreding als lid
van de vereniging is daarom, indien deze zich met het uit\"oeren van een opdracht
voor onze gemeente belast, wenselijk. De C.E.A. verlangt van de (leden-)
geneenten een entreegeld van f 3,per werknemer. Voor onze gemeente
vordert dit dus een bedrag van 5.100,
Hot wordt terugbetaald drie jaar na beëindiging van het lidmaatschap.
Hoewel niet net zekerheid kan worden gezegd hoe groot het aantal loonbe
rekeningon en herberekeningen zal zijn mag worden aangenomen, dat het
op de ervaringen van andere gemeenten gebaseerde eerder vermelde bedrag
van f 25.000,per jaar bij verlening van do opdracht aan de C.E.A. toe
reikend zal zijn. Ook de jaarlijkse contributie van 100,-- per jaar en
•ag 5. 100,-- "an
i
C. E. A. voor tijd /orl 1. Zij kan
opzegtermijn van zes maanden per 1 januari van enig jaar worden beëindigd,
mits op die datum de opdracht ten minste drie jaar heeft geduurd. Verder
geldt als voorwaarde voor het aanvaarden van een opdracht door de C.E.A.
dat enige medcv;erkers uit de administratie, waarvoor zal worden gewerkt
een cursus volgen ten kantore van de C.E.A. in Amsterdam. Het cursusgeld
bedraagt 250,-- per persoon. De cursussen worden gehouden op drie achter
eenvolgende dagen van drie achtereenvolgende weken. Inclusief reis- on
verblijfkosten is met het volgen van oen dergelijke cursus door oen
viertal ambtenaren uit onze gemeente een b cdrag van naar schatting
2.000,-- gemoeid.
Do praktijk heeft uitgewezen dat oen vlotte overgang naar een nieuw
systeem van ioonberekening wordt bevorderd door het voeren van een dubbe
le administratie gedurende eon periode van enkele maanden voorafgaande aan
de aanê-e- definitieve uitvoering van hot nieuwe systeem. De C.E.A. beveelt
dit "schaduw draaien" gedurende een zekere periode ook aan. Hiervoor is
het normale tarief verschuldigd.
Overeenkomstig onze vcrwaohtingon concludeert de werkgroep ten slotte,
dat mechanisatie dor loonb ©rekening met inschakeling van elektronische
informatieverwerkende apparatuur aanbeveling verdient. Wij kunnen ons
met cloze aanbeveling verenigen omdat wij verwachten dat daardoor de loon-
inistrati e si Ler met minder
gevoerd. Bovendien zullen door deze afstoting van werkzaamheden de voor
het personeel moeilijk te "nemen" pieken worden vermeden en zal ruimte
voor con betere dienstvervulling ontstaan. De reorganisatie zal o.i.
1 januari in
u >rdei "aaid". .op
een overeenkomst met een service-centrum, i.e. de Vereniging voor
Centrale Elektronische Administratie te Amsterdam, wordt a.angogae.n en dat
personeelsleden worden opgeleid voor het verstrekken van do salarisgege
vens, die de computer moet verwerken.
i
verenigen, steller wij U op grond van het vorenstaande voor te besluiten
overeenkomstig hot hierbij gevoegde besluit.
Burgemeester en Wethouders van Leeuwarden,
H. Pols
Verzonden 23 juli '1963
