ambtelijke deskundigen;
G. Fuijkschot, hoofd secretarie-afdeling E.B.O.;
P.P. de Jong, gemeentesecretaris, tevens lid dagelijks bestuur
van het CEVAN;
mr. W.J.G. Reumer, loco-secretaris, tevens voorzitter van de
werkgroep Automatisering van de Bevolkings
administratie
secre taris
ars. E.J. Overkamp, medewerker van de secretarie-afdeling E.B.G
en tevens medesamensteller van het rapport
"Automatisering van de Bevolkingsadministra
tie"
Bevindingen van de commissie.
De taak van de commissie was in concreto te onderzoeken in hoe
verre de aan de automatisering van de bevolkingsadministratie
verbonden aspecten in botsing zouden kunnen komen met de belan
gen van de privacy van de burgers.
De omstandigheid, dat tot nu toe een wettelijke regeling ter
bescherming van de persoonlijke levenssfeer is uitgebleven,
heeft uiteraard de opdracht van de commissie bemoeilijkt.
Een aanknopingspunt voor haar onderzoek vormde echter het in
1974 door de Staatscommissie-Koopmans uitgebrachte Interim
rapport Privacy en persoonsregistratie. Deze staatscommissie
had bij haar instelling in 1972 de taak gekregen advies uit te
brengen over de vraag, welke wettelijke of andere maatregelen
wenselijk zijn ter bescherming van de persoonlijke levens
sfeer, in verband met het gebruik van geautomatiseerde regi
stratiesystemen voor persoonsgegevensalsmede over de vraag
in hoeverre het wenselijk is deze maatregelen mede van toe
passing te doen zijn op andere persoonsregistraties, met name
indien daaruit gegevens aan derden worden verstrekt.
Hoewel het uitgebrachte interim-rapport nog vele vragen op
roept komt de staatscommissie-Koopmans tot een aantal conclu
sies, welke in het kort als volgt is samen te vatten:
a. Iedere databank met persoonsgegevens mag slechts functio
neren met een vergunning. Daaronder vallen ook overheids-
databanken.
b. Iedere databank moet over een reglement beschikken, waar
in onder meer vastgelegd wordt:
1. doel van de registratie;
2. categorie van personen, waarover gegevens worden opge
nomen
3. welke soorten van gegevens worden opgenomen;
4. welke categorieën van personen en instellingen van deze
gegevens kennis kunnen nemen;
5. welke maatregelen zijn genomen om verouderde gegevens
te verwijderen;
6. op welke wijze een inzagerecht wordt gerealiseerd.
c. Iedere vergunninghouder moet worden geregistreerd in een
openbaar register. Elk persoon kan in dat register dus na
gaan, waar en welke gegevens over hem of haar zijn vastge
legd.
d. Iedere databank krijgt de verplichting vast te leggen aan
wie en welke gegevens over een persoon aan derden zijn ver
strekt (protocolplicht).
-3-
e. Elk individu krijgt het recht van kennisneming van gegevens,
die over hem of haar in een bepaald registratiesysteem zijn
opgenomen en kan - desnoods met behulp van de rechter - aan
vulling of correctie c.q. verwijdering van verouderde ge
gevens verlangen.
Daar de commissie-Koopmans zich realiseerde, dat het nog wel
geruime tijd zou duren voordat een wettelijke regeling, waar
bij bovengenoemde conclusies zouden worden verplicht gesteld,
tot stand zou komen, heeft zij in haar rapport een beroep ge
daan op alle betrokkenen om in afwachting van de wettelijke
voorziening de problemen, die verbonden zijn aan de bescher
ming van de persoonlijke levenssfeer zelf onder ogen te zien
en zonodig daaromtrent zelf voorzieningen te treffen.
Gehoorgevend aan deze oproep van de commissie-Koopmans heeft
de Ministerraad inmiddels richtlijnen vastgesteld met betrek
king tot persoonsgegevens in geautomatiseerde systemen bij de
rijksoverheid. Voor iedere geautomatiseerde registratie bin
nen de centrale overheid, waarin persoonsgegevens zijn opge
nomen, moet een reglement worden vastgesteld. Tevens is aan
gegeven aan welke eisen een dergelijk reglement moet voldoen.
De gestelde eisen sluiten in grote lijnen aan bij de conclu
sies van het rapport-Koopmans
De commissie ad hoe uit de Raad heeft deze stukken nader be
studeerd en is aan de hand van de opgestelde riiksregeling
nagegaan in hoeverre voor wat betreft de bevolkingsadministra
tie reeds bij de gemeentelijke overheid regelen van kracht
zijn, die de belangen van de burgers bi.i een bescherming van de
privacy waarborgen en ook hoe het overheidstoezicht op de na
leving van deze regelen is vastgelegd.
Daarbij kwam zij tot de conclusie dat voor wat betreft de con
ventionele, dus nog niet geautomatiseerde bevolkingsboekhou
ding,reds een behoorlijke bescherming van de persoonlijke le
venssfeer aanwezig is. Bij de uitoefening van haar taak op het
terrein van de bevolkingsboekhouding heeft het gemeentebestuur
n.l. te maken met het Besluit bevolkingsboekhouding, dat dui-
aelijk en uitvoerig voorschriften geeft over het aanlengen, in
richten, bijhouden en bewaren van bevolkings- en verblijfsre
gisters en verder over het doen van de daarvoor vereiste opga
ven en het verstrekken van inlichtingen uit de registers.
Zo bepaalt het Besluit bevolkingsboekhouding onder meer:
1. Over welke categorieën van personen de bevolkingsboekhou
ding gegevens mag bevatten; welke gegevens voor elke cate
gorie personen ten hoogste mogen worden opgenomen en in
welke gevallen opgenomen gegevens worden verwijderd.
2. Aan welke personen en instellingen gegevens uit de bevol
kingsboekhouding, welke in beginsel geheim zijn, mogen
worden verstrekt èn welke gegevens ten hoogste mogen wor
den verstekt.
Daarbij wordt overigens onderscheid gemaakt tussen inlich
tingen, die bestemd zijn voor een ambtelijk doel (C.B.S.
enz.) of ter uitvoering van wettelijke bepalingen en overi
ge gegevens.
Ambtelijke inlichtingen kunnen n.l. alle omtrent een per
soon in het bevolkingssysteem vastgelegde gegevens bevat
ten. De overige gegevens mogen slechts bestaan uit een be
perkt aantal (in het algemeen niet meer dan de naam, voor
naam, geboortedatum en adres).
Ambtelijke inlichtingen moeten overigens ingevolge het
