Bijlage nr. 332. Leeuwarden, 21 augustus 1980.
Aan de Gemeenteraad.
De hoofddirecteur van de D.S.O. heeft ons verzocht over te mogen gaan
tot automatisering van de financiële administratie van zijn dienst met in
gang van 1 januari 1981. Een en ander met het doel om de groei van activi
teiten op te kunnen vangen en de snelheid en kwaliteit van de gegevensver
werking met betrekking tot de administratie te verhogen.
De voorkeur gaat uit naar het bedrijfsadministratiesysteem (Bas-II-systeem)
dat het CEVAN in opdracht van het S.O.A.G. ten behoeve van gemeentelijke be
drijven heeft ontwikkeld en dat als zodanig het predikaat "landelijk" heeft
gekregen.
Het Bas-II-systeem speelt in voldoende mate in op de behoeften van de finan
ciële administratie bij de D.S.O. Ten aanzien van de vastlegging van de gege
vens zal de D.S.O. gebruik gaan maken van Kienzle-apparatuur(type 2200-1).
Deze apparatuur beschikt over programmatuur, waarmee verregaande controle
mogelijkheden ten aanzien van de gegevensvastlegging kunnen worden aange
bracht, waardoor de aanlevering van "foutieve" input zoveel mogelijk wordt
voorkomen. De invoering van het Bas-II-systeem loopt vooruit op het beleids
plan automatisering, dat het bureau Krechting Koot/Twijnstra Gudde b.v. mo
menteel voor onze gemeente opstelt. In dit beleidsplan zal genoemd bureau
aangeven op welke wijze de komende jaren de automatisering in onze gemeente
haar beslag kan krijgen. Op dit moment is het onderzoek nog niet zo ver ge
vorderd, dat aangegeven kan worden in welke richting de aanbevelingen zullen
gaan.
Hoewel het in principe juister zou zijn om m.b.t. de automatisering bij de
D.S.O. de resultaten van het onderzoek van Krechting Koot af te wachten,
menen wij, dat er voldoende redenen zijn aan te voeren om de automatisering
bij de D.S.O. toch te laten doorgaan:
- systeem-technisch is het Bas-II-systeem van het CEVAN een goed systeem voor
de financiële administratie van diensten en bedrijven in de overheidssfeer
en het systeem zal als zodanig voor de gegevensverwerking van de D.S.O.
een duidelijke verbetering inhouden;
- een daadwerkelijke realisering van de aanbevelingen van het op te stellen
beleidsplan automatisering terzake zal op zijn vroegst ultimo 1982 mogelijk
zijn, hetgeen de D.S.O. zou nopen tot een overeenkomstig uitstel van haar
automatiseringsactiviteiten.
Een dergelijk uitstel is niet gewenst.
Alles overwegende dient naar onze mening de D.S.O. toestemming te krijgen om
voor haar financiële administratie met ingang van 1 januari 1981 gebruik te
gaan maken van het Bas-II-systeem van het CEVAN.
Teneinde zo goed mogelijk te kunnen inspelen op het beleidsplan automatise
ring zal worden getracht met het CEVAN t.a.v. het Bas-II-systeem voor de
D.S.O. een zo kort mogelijk contract af te sluiten om te vermijden, dat,
bij een eventuele wijziging van het automatiseringsbeleid, de D.S.O. in een
te laat stadium haar automatisering op dit beleid kan afstemmen.Temeer daar
de D.S.O. een onmisbare schakel vormt bij de realisering van een andere
automatiseringsvisie
Automatisering financiële administratie D.S.O.
