- 4 -
In het financiële hoofdstuk van dit raadsvoorstel wordt nader op
de financiële gevolgen van het projekt ingegaan.
Ad 3
I.G.A. zou oorspronkelijk aanpassingen op de standaard-program-
matuur leveren, volgens specificatie van de G.S.D., voor een be
drag van f 180.000,--. Toen in de loop van het projekt bleek dat
dit niet mogelijk zou zijn - de basis-standaardprogrammatuur
werd door de G.S.D. onacceptabel bevonden - is met I.G.A. ge
zocht naar een compromis. I.G.A. had op het moment dat het pro
jekt werd stopgezet circa f 340,000,-- aan kosten gemaakt, doch
verklaarde zich bereid om f 154.000,-- daarvan te beschouwen als
kosten ter verbetering van het eigen systeem. Van het resterende
bedrag ad circa f 186.000,-- was men na aandringen van de ge
meente Leeuwarden eveneens van mening dat circa f 60.000,--
hiervan niet aan de gemeente in rekening kon worden gebracht.
Uiteindelijk resteerde dus nog een bedrag van rond f 120.000,--,
waarvan Philips de helft voor haar rekening heeft genoemen en de
resterende f 60.000,-- reeds bij de bijstelling van de begroting
1985 van de G.S.D. is geregeld.
Conclusies naar aanleiding van de evaluatie van het oroiekt en
aanbevelinaen
Uit het gevoerde overleg op ambtelijk niveau en in de Commissie
voor Automatiseringsaangelegenheden zijn een aantal opmerkingen
voortgekomen en aanbevelingen gedaan, welke aansluiten bij de in
de "Notitie Hoofdlijnen Informatie- en Automatiseringsbeleid
voor de Gemeente Leeuwarden" van juni 1985 verwoorde visie ten
aanzien van de aanpak van omvangrijke projekten.
In hoofdlijnen betreffen de opmerkingen en aanbevelingen:
a. de projskt-]organisatiestruktuur
b. de informatiebehoeftenbepaling;
c. de toepassing van standaardprogrammatuur;
d. de contractsituatie
Ad a
Er zal bij omvangrijke projekten - zoals de automatisering van
de G.S.D. - een sterke proj ektorganisatie moeten worden inge
steld. De terugkoppeling/rapportage vanuit deze proj ektorganisa
tie naar een centraal niveau zal goed moeten zijn geregeld en
derhalve stringent en frequent moeten plaatsvinden. Hierin kan
een gemeentelijke stuurgroep informatievoorzieningautomatise-
ring een rol vervullen.
Ad b
De basis voor verdere besluitvorming bij automatiseringsproj ek-
ten dient een goede analyse van de informatiebehoefte te zijn,
alsmede van de organisatie- en verwerkingswijze. Bij volgende
projekten binnen de gemeente zal aan dit punt grote aandacht
moeten worden geschonken en zullen er duidelijke procedures
rondom dit gebeuren moeten worden gehanteerd.
- 5 -
Ad c
Een analyse van informatiebehoefte en verwerkingswijze vormt de
basis voor de keuze van de programmatuur. De keuze dient zich te
richten op beschikbare en operationele "standaard" programmapak
ketten. Slechts in uitzonderlijke gevallen zal mogen worden
overgegaan tot aanvullingen op en aanpassingen in standaardpro
gramma tuur
Ad d
Bij het automatiseringsprojekt van de G.S.D. zijn fouten gemaakt
ten aanzien van de contracten/overeenkomsten met de leveran
ciers, welke de verplichtingen en verantwoordelijkheden van par
tijen onduidelijk maken [Philips contractuele partner voor de
apparatuur en standaardprogrammatuur en I.G.A. voor de aanvul
lingen]. Een en ander maakt de afwikkeling van het projekt node
loos gecompliceerd. Alle nieuwe contracten/overeenkomsten inzake
automatiseringsaktiviteiten dienen - uiteraard in nauw overleg
met de "gebruikers" - centraal te worden beoordeeld en vastge
steld via K.A.Z. en E.B.O. Hierdoor kunnen enerzijds de risi
co's voor de gemeente zoveel mogelijk beperkt worden en ander
zijds de bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor betrokkenen
duidelijk worden gesteld. Diensthoofden zullen machtiging van
het College van B en W moeten hebben om binnen de goedgekeurde
kaders een overeenkomst aan te gaan.
Het ligt in ons voornemen een verdere uitwerking en concretise
ring van de voorgaande punten te koppelen aan de behandeling van
de eerdergenoemde "Notitie Hoofdlijnen Informatie- en Automati
seringsbeleid voor de Gemeente Leeuwarden", welke op 20 maart
jl. in de Commissie voor Automatiseringsaangelegenheden is be
handeld en welke wij binnenkort aan u zullen voorleggen.
Tenslotte merken wij in dit verband nog het volgend op. Bij de
vraag of met Philips/Vuga dan wel met het CEVAN verder gegaan
moest worden kwam onder meer de omvang van de personele
bezetting bij de G.S.D. aan de orde. Mede naar aanleiding daar
van hebben wij besloten de directeur van de G.S.D. opdracht te
geven ons te rapporteren over de omvang van de personele
bezetting in vergelijking met de personele bezetting van sociale
diensten van andere [vergelijkbare] gemeenten. In dit
vergelijkend overzicht zullen de volgende gemeenten betrokken
worden:
's Hertogenbosch
Emmen
Zwo11e
Alkmaar
