Tactti^ch
Integrale verantwoordelijkheid betekent een zelfstandig antwoord geven op ener
zijds de vraag welke klantengroepen met welke produkten/diensten en welke
prioriteit bediend worden. En anderzijds de vraag op welke wijze een orgaan
georganiseerd dient te zijn om dit waar te maken. Zowel nu als over drie tot vijf
jaar, rekening houdend met de ontwikkelingen in het werkgebied.
Met betrekking tot strategisch beleid houdt integrale verantwoordelijkheid in dat
een dienst of afdeling verantwoordelijk is voor het:
- uitvoeren van strategische analyses en het doen van voorstellen over de in de
toekomst te volgen koers; deze keuzes dienen door het bestuur te worden
goedgekeurd;
- implementeren van beleid;
- binnen bepaalde spelregels bijsturen van beleid als omstandigheden dit noodza
kelijk maken;
- inzet/uitputting van middelen (organisatie, personeel, financiën, instrumenten);
Met andere woorden de dienst/afdeling verkent, stelt plannen op en na goedkeu
ring door het bestuur voert zij deze plannen uit. De dienst/afdeling is resultaatver
antwoordelijk (in het bedrijfsleven zou hier winstverantwoordelijk hebben ge
staan).
5.2. "Klant"gestuurd organisatie-ontwerp
Het besturingsmodel gaat ervan uit dat er tussen organen en/of personen steeds
een éénduidige (klant)relatie bestaat, waardoor elke orgaan of iedere persoon maar
één baas heeft. Het betreft éénduidige relaties tussen:
- raad en college (het college is onderdeel van de raad en verzorgt namens de
raad het dagelijkse bestuur);
- college en gemeentesecretaris (het college als bestuursmanagementorgaan en de
secretaris als manager van de ambtelijke organisatie);
- gemeentesecretaris en directeuren;
- directeuren en sector-managers
- sector-manager en medewerker.
Een ander belangrijke element in het organisatie-ontwerp zijn de vragen "wie is
klant van wie" en "hoe wil de klant behandeld worden". Met betrekking tot de
burger als klant wordt het volgende opgemerkt. In tegenstelling tot het bedrijfsle
ven zijn er binnen de overheid niet veel onderzoeken gedaan naar de behoeften
van de klant. Verwacht mag worden dat het voor de burger van belang is dat hij
te maken krijgt met één ingang in de organisatie die voor hem de produkten of
diensten levert naar aanleiding van de gestelde vraag. En niet dat de burger van
het ene naar het andere loket gestuurd wordt of geconfronteerd wordt met tegen
gestelde adviezen en oplossingen. Dit vraagt om korte en directe lijnen die leiden
naar een concreet produkt of dienst.
Bij de verdere uitwerking van het besturingsmodel in de komende maanden zullen
veelvuldig de vragen aan de orde komen "wie is klant van wie" en "hoe wil de
klant behandeld worden".
5.3. Het jachtgebied (een gemeenschappelijk activiteitengebied)
Een dienst of afdeling behoort een eigen activiteitengebied (jachtgebied) te heb
ben. De activiteiten binnen de dienst/afdeling dienen daartoe logisch met elkaar
samen te hangen. Dit wordt bereikt door de activiteiten van de gehele organisatie
in beeld te brengen en ze vervolgens op logische wijze te ordenen. Binnen het
jachtgebied is de dienst/afdeling verantwoordelijk voor een totaal-produkt, waarop
de dienst/afdeling ook afgerekend kan worden. Alleen dan is optimaal functione
ren mogelijk.
Van belang is dat de medewerkers binnen een dienst/afdeling of onderverdeling
daarbinnen een team vormen met een instelling van "we gaan er tegenaan". Hoe
groter de teamspirit, hoe groter de veranderingsbereidheid en daarmee de flexibi
liteit.
Ondanks de ruimte voor "zelfstandigheid" blijft de dienst/afdeling een integrerend
onderdeel van de totale organisatie. Integrerend in de zin dat de dienst/afdeling er
zelfbelang bij heeft dat hij onderdeel uitmaakt van dat grotere geheel. Dit grotere
Gemeentebestuu
Beleids
coördinatie
College
Gemeentesecret
Middelen
controlling
Dienst
Dienst
Dienst
Dienst
Operationeel Niveau
Strategisch Niveau
Afbeelding 9
Leeuwarden in Stelling - (Be)sturingsmodel
18
Leeuwarden in Stelling - (Be Sturingsmodel
19
