8.1. Functiekarakteristiek gemeentesecretaris
8.1.1. Algemeen
U staat voor het waarmaken van de missie van de ambtelijke organisatie van de
gemeente Leeuwarden. Binnen de door het gemeentebestuur gegeven richtlijnen
fungeert u als eindverantwoordelijke manager. Overeenkomstig de basisstructuur
van de organisatie bestuurt u op afstand en draagt u via mandatering zorg voor
een toereikende en zelfstandige profilering van de deelorganisaties en van de
daarvoor verantwoordelijke directeuren. Via afstandsbesturing blijft u verantwoor
delijk en bevoegd voor de totale externe afstemming, structurering en interne
afstemming. U stelt manageriële aandachtsgebieden vast en verdeelt deze over de
directeuren. U treedt op als adviseur van de gemeenteraad. U bent voorzitter en
eindverantwoordelijke van de directieraad.
8.1.2. Plaats in de organisatie
U rapporteert aan het college van burgemeesters en wethouders en aan de ge
meenteraad. De directeuren en de directeur bedrijfsvoering rapporteren aan u.
8.1.3. Verantwoordelijkheden
U adviseert en ondersteunt het college en de gemeenteraad in de beleidsontwikke
ling op het terrein van strategie (meerjaren beleid) en perspectief-nota's. U ver
woordt hierbij de diverse opties die u technisch realiseerbaar acht. Per optie
benoemt u de voordelen en de risico's. U geeft aan hoe deze risico's in de prak
tijk verkleind kunnen worden. Aan uw advisering gaat een intensieve gedachten-
wisseling vooraf met de aan u rapporterende directeuren en directeur bedrijfsvoe
ring.
U staat ten behoeve van het college borg voor de realisatie van bestuurlijke beslis
singen en een gestructureerde rapportage daarover.
Het college sluit met u een contract ter realisatie van de jaarlijkse perspectief-nota
en de daarop gebaseerde begroting. U bent beslissingsbevoegd om dit contract te
vertalen in managementcontracten per dienst.
Deze plannen geven op meetbare wijze uw directionele randvoorwaarden aan
(kosten, kwantiteit, kwaliteit en kalendertijd) waaraan de verantwoordelijke direc
teuren en directeur bedrijfsvoering zich minimaal hebben te houden. U overlegt
intensief met de directeuren en directeur bedrijfsvoering alvorens u deze dienst-
plannen vaststelt.
Bij de dienstplannen maakt u onderscheid tussen de taken die een sterk uitvoerend
karakter hebben en de meer beleidsvoorbereidende taken.
Met iedere directeur en de directeur bedrijfsvoering heeft u elke vier maanden een
overlegdag. Op deze dag worden de missie-verplichtingen doorgenomen. Bespro
ken wordt hoe planning en realiteit zich tot de kernopdracht van de organisatie
verhouden.
U geeft leiding op afstand aan de zakelijke patronen van ex- en interne dienstver
lening. Dit houdt in dat u met vaste regelmaat communiceert met de directeuren
en de directeur bedrijfsvoering over contacten, vragen en responsmogelijkheden.
U stimuleert en faciliteert daarbij de zelfstandige dienst- en concernprofilering.
U brengt de door de diensten ontwikkelde beleidsnota's in het college.
Per marap-periode toetst u, tijdsevenredig aan de opgedragen jaarplanning, de
schriftelijke voortgangsrapportage (marap) van de directeuren en de directeur
bedrijfsvoering. Uw acties zijn gericht op stimulering en kruisbestuiving. U
intervenieert bij voorkeur structureel in de directieraad. U streeft naar een infor
matieverzorging op gemeentelijk niveau, die naast de externe verantwoording
achteraf vooral gericht is op het sturen en bijsturen vooraf. De informatietoegan
kelijkheid regelt u zodanig dat een vergelijking mogelijk is.
Beleidsniveau
Pro gr a mmeri ngsn iveau
Leeuwarden In Stelling - (Be)sturingsmodel
36
Uitvo e rings n iveau
Leeuwarden In Stelling - (Be)sturingsniodel
37
