8.5. Functiekarakteristiek directeur bedrijfsvoering
8.5.1. Algemeen
U bent op concernniveau verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het onderhoud
van het controllings-instrumentarium. U ziet toe op een juist gebruik van dit
instrumentarium en draagt zorg voor tijdige en relevante informatievoorziening
inzake de bedrijfsvoering, in de ruimste zin, van de ambtelijke organisatie.
Als eindverantwoordelijk manager van de concernstaf middelen zorgt u voor een
goede afstemming van de werkzaamheden.
8.5.2. Plaats in de organisatie
U rapporteert aan de gemeentesecretaris. De medewerkers van de concernstaf
middelen rapporteren aan u.
8.5.3. Gemandateerde verantwoordelijkheden
U adviseert de gemeentesecretaris in de ontwikkeling van het middelenbeleid en
over een adequaat controllings-instrumentarium. Per optie benoemt u de voordelen
en risico's. U geeft aan hoe de risico's in de praktijk verkleind kunnen worden.
Aan uw advisering gaat een intensieve gedachtenwisseling vooraf met de aan u
rapporterende medewerkers van de concernstaf en van de dienstcontrollers.
U staat ten behoeve van de gemeentesecretaris borg voor de realisatie van alle
controlling-aspecten en een gestructureerde rapportage daarover.
U bent beslissingsbevoegd om het voor de concernstaf vastgestelde jaarplan in
periodeplannen (marap-periode) om te zetten. Tevens bent u bevoegd om de
directeuren van de diensten richtlijnen te geven met betrekking tot de controlling-
onderzoeken die gepland zijn in het jaarplan. Deze plannen geven op meetbare
wijze aan (kosten, kwaliteit, kwantiteit en kalendertijd) waaraan de concernstaf
medewerkers en de directeuren van de diensten zich minimaal dienen te houden.
Met de aspectgebonden controllers heeft u elke vier maanden een overlegdag. Op
deze dag worden de missie-verplichtingen doorgeiomen. Besproken wordt hoe
planning en realiteit zich tot de kernopdracht van de dienst verhouden.
U geeft leiding aan zakelijke patronen van ex- en interne dienstverlening. Dit
houdt in dat u structureel communiceert met de concernstafleden over contacten,
vragen en responsmogelijkheden. U stimuleert en faciliteert daarbij een zeltstandi-
ge profilering van de medewerkers (c.q. afdeling).
Per marap-periode toetst u, tijdsevenredig aan de opgedragen jaarplanning, de
schriftelijke voortgangsrapportage's van de diensten en de concernstaf. Op grond
van deze informatie verzorgt u een rapportage aan de gemeentesecretaris, waarin
u afgezet tegen het jaarplan de secretaris van uw bevindingen op de hoogte stelt.
U gaat aan de hand van rapportages van diensten na of zij:
- zich bij hun functioneren houden aan het door het college, c.q. de gemeente
raad vastgestelde raambeleid (betreft afspraken en regels die voor het functio
neren van alle diensten gelden);
- handelen conform het met de directeuren overeengekomen contract;
- voldoende rapporteren, volgens eisen van volledigheid en kwaliteit.
U adviseert de gemeentesecretaris inzake te hanteren richtlijnen voor de inrichting
van de voor de diensten op te stellen dienstrapportages gericht op een juiste,
volledige en tijdige verantwoording.
U voert in bijzondere gevallen in opdracht van de gemeentesecretaris onderzoeken
uit gericht op het beoordelen van de doelmatigheid, doelgerichtheid en efficiëntie
van het functioneren van (onderdelen) van diensten en het totaal van de gemeente
lijke organisatie.
U onderzoekt en geeft adviezen over de sturing en beheersing van de organisatie
als geheel, met name voor wat betreft de structurering van de organisatie en de
bestuurlijke informatievoorziening.
U rapporteert gevraagd en ongevraagd indien:
- gemeentesecretaris en/of directeuren niet voldoen of naar verwachting niet
gaan voldoen aan de vastgestelde rapportagerichtlijnen en verplichtingen;
- zich bij een dienst zodanige omstandigheden voordoen m.b.t. de financiële
administratieve organisatie dat een goedkeurende accountantscontrole op de
rekening van de betreffende dienst zonder ingrijpen niet te verwachten is.
Beleidsniveau
Programmeringsniveau
Leeuwarden In Stelling - (Be)sturingsmodel
44
Uitvoeringsniveau
Leeuwarden In Stelling - (Be (Sturingsmodel
45
