8.6. Functiekarakteristiek dienstcontroller
8.6.1. Algemeen
U geeft leiding aan de middelenafdeling van de dienst en bent op dienstniveau
verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het onderhoud van het controllings-
instrumentarium. U ziet toe op een juist gebruik van dit instrumentarium en draagt
zorg voor tijdige en relevante informatievoorziening inzake de bedrijfsvoering, in
de ruimste zin, van de ambtelijke organisatie.
8.6.2. Plaats in de organisatie
U rapporteert aan de directeur. De medewerkers van de middelenafdelingen
rapporteren aan u.
8.6.3. Gemandateerde verantwoordelijkheden
Beleidsniveau
U adviseert de dienstdirecteur in de ontwikkeling van een adequaat controllings-
instrumentarium. Per optie benoemt u de voordelen en risico's. U geeft aan hoe
de risico's in de praktijk verkleind kunnen worden. Aan uw advisering gaat een
intensieve gedachtenwisseling vooraf met de aan u rapporterende medewerkers.
U staat ten behoeve van de dienstdirecteur borg voor de realisatie van alle control-
ling-aspecten en een gestructureerde rapportage daarover.
U bent beslissingsbevoegd om het voor de dienst vastgestelde jaarplan in periode
plannen (marap-periode) om te zetten. Tevens bent u bevoegd om de sector
managers richtlijnen te geven met betrekking tot de controlling-onderzoeken die
gepland zijn in het jaarplan. Deze plannen geven op meetbare wijze aan (kosten,
kwaliteit, kwantiteit en kalendertijd) waaraan de medewerkers van de middelen
afdelingen zich te houden hebben.
Met de hoofden van de middelenafdelingen heeft u elke vier maanden een overleg-
dag. Op deze dag worden de missie-verplichtingen doorgenomen. Besproken
wordt hoe planning en realiteit zich tot de kernopdracht van de dienst verhouden.
Leeuwarden In Stelliug - (Bejsturingsnwdel
46
U geeft leiding aan zakelijke patronen van ex- en interne dienstverlening. Dit
houdt in dat u structureel communiceert over contacten, vragen en responsmoge-
lijkheden. U stimuleert en faciliteert daarbij een zelfstandige profilering van de
medewerkers (c.q. unit).
Per marap-periode toetst u, tijdsevenredig aan de opgedragen jaarplanning, de
schriftelijke voortgangsrapportage van de afdelingen en de dienst. Op grond van
deze informatie verzorgt u een rapportage aan de directeur, waarin u afgezet tegen
het jaarplan de directeur van uw bevindingen op de hoogte stelt.
U gaat aan de hand van rapportages van de afdelingen na of zij:
- zich bij hun functioneren houden aan het door de directeur, c.q. het college,
c.q. de gemeenteraad vastgestelde raambeleid (betreft afspraken en regels die
voor het functioneren van alle diensten gelden);
- handelen conform het met de directeuren, i.e. sector-managers overeengeko
men contract;
- voldoende rapporteren, volgens eisen van volledigheid en kwaliteit.
U adviseert de directeur inzake te hanteren richtlijnen voor de inrichting van de
voor de afdelingen op te stellen rapportages gericht op een juiste, volledige en
tijdige verantwoording.
U voert in bijzondere gevallen in opdracht van de directeur onderzoeken uit
gericht op het beoordelen van de doelmatigheid, doelgerichtheid en efficiëntie van
het functioneren van (onderdelen van) afdelingen en het totaal van de gemeentelij
ke organisatie.
U onderzoekt en geeft adviezen over de sturing en beheersing van de organisatie
als geheel, met name voor wat betreft de structurering van de organisatie en de
bestuurlijke informatievoorziening.
U rapporteert gevraagd en ongevraagd indien:
- directeur of sector-managers niet voldoen of naar verwachting niet gaan vol
doen aan de vastgestelde rapportagerichtlijnen en verplichtingen;
- zich bij een afdeling zodanige omstandigheden voordoen met betrekking tot de
financiële administratieve organisatie dat een goedkeurende accountantscontrole
op de rekening van de betreffende dienst zonder ingrijpen niet is te verwach
ten.
Leeuwarden In Stelliug - (Be)sturingsniodel
47
Programmeringsniveau
Uitvoeringsniveau
