architect stuurt op 28 augustus 1990 de projectmanager een door hem getekende
5
leerd programma van eisen, wordt een krediet van f 300.000,- beschik
baar gesteld.
Eigen beheer Aan de hand van gesprekken met projectontwikkelaar/beleggers, archi
tecten en andere deskundigen is besloten de totstandkoming van het
nieuwe kantorencomplex in eigen beheer te doen. De mate waarin
garanties werden geboden voor de kwaliteit van het project is daarbij als
belangrijkste criterium gehanteerd.
Het standpunt van het college op vragen met betrekking tot dit punt
luidde: "Inschakeling van een projectontwikkelaar betekent dat weliswaar
de financiële risico's voor de gemeente worden ingedamd, maar dat
daarentegen de risico's met betrekking tot de kwaliteit van het gebouw
zullen toenemen. Het college acht dergelijke risico's onaanvaardbaar en
is van mening dat de financiële risico's tot aanvaardbare proporties
kunnen worden teruggebracht door onder andere een zorgvuldige
calculatie, een strak budgetteringssysteem en een goed projectmana
gement."
2.2 De idee-ontwikkeling
Plan van Aanpak Op 10 januari 1990 schrijft de directeur Stadsontwikkeling en Milieu een
niet-openbare nota voor het college waarin een plan van aanpak voor de
nieuwbouw van het stadskantoor wordt geadviseerd.
Voorgesteld wordt, en overgenomen door B&W en de raadscommissie
OPI, om een projectorganisatie op te zetten bestaande uit diverse groe
pen die een duidelijke afgebakende taak hebben:
a) Een projectgroep bestaande uit twee externe technische deskundi
gen, een extern aan te trekken projectmanager, een deskundige met
betrekking tot gebouwbeheer/-gebruik en administratieve ondersteu
ning.
De primaire taak van deze groep is om, binnen vooraf vastgestelde
randvoorwaarden, op te treden namens de gemeente waarbij zij
primair verantwoordelijk is voor de bewaking van de voortgang, de
kwaliteit en het budget.
Op 28 februari 1990 doet het college van Burgemeester en Wethou
ders aan ir. J.C. Snijder schriftelijk een aanbieding om als projectma
nager voor de nieuwbouw van het stadskantoor te gaan functione
ren. De aan de projectmanager toebedachte taken en verantwoorde
lijkheden zijn terug te vinden in bijlage 3 van dit rapport. In hoofdlijn
bestaan die uit het bewaken van de kwaliteit, de kosten en de
voortgang van het project.
b) Een stuurgroep bestaande uit een collegelid alsmede één directeur
per dienst.
De primaire taak van de stuurgroep is om namens het college sturing
te geven aan het bouwproces. In bijlage 4a staat een nadere uitwer
king van de taak en werkwijze van de stuurgroep.
Door een collegelid deel te laten uitmaken van de stuurgroep is de
mogelijkheid geschapen om het college van Burgemeester en
Wethouders frequent te kunnen laten terugkoppelen naar de com
missie OPI.
c) Een gebruikersgroep onder leiding van de projectmanager, met een
adviserende functie.
Het tweede advies van de directeur Stadsontwikkeling en Milieu betreft
4
de te volgen procedure. Die bestaat uit drie hoofdonderdelen (voor een
nadere uitsplitsing wordt verwezen naar bijlage 5):
a) Organisatorische voorbereiding
b) Planvoorbereiding
c) Planuitwerking.
In de nota wordt er van uitgegaan dat eind februari 1990 (wordt feitelijk 3
april 1990) gekomen kan worden tot het uitnodigen van vier architecten
die op korte termijn hun ideeën geven van de projectaanpak. In juni
1990 (wordt 12 juni) zou de Raad het onderhandelingsresultaat met de
beleggers/projectontwikkelaars kunnen bespreken, terwijl in december
1990 een raadsbesluit genomen zou kunnen worden inzake de start van
de bouw.
Op 2 april 1990 neemt de Raad een besluit tot de bouw van een nieuw
stadskantoor, en stelt daarbij drie kredieten beschikbaar voor de plan
ontwikkeling (f 300.000,-), tijdelijke aanpassingen in de huisvesting en
voor een haalbaarheidsonderzoek naar de concentratie van de techni
sche functies. Op 13 januari 1992 wordt definitief het groene licht gege
ven met het beschikbaar stellen van een aanvullend krediet ten behoeve
van de bouw van het stadskantoor.
2.3 Van ontwerp tot gunning
Uitgangspunten De uitgangspunten voor het ontwerp staan in de hierboven genoemde
nota van de directeur Stadsontwikkeling en Milieu en zijn terug te vinden
in bijlage 6.
In het verslag van de gecombineerde vergadering van de raadscom
missie Financiën en OPI, d.d. 1 maart 1990, wordt gesproken over de
wijze waarop het project gerealiseerd kan worden en over de financie-
ringsvorm. Uit het verslag blijkt de bezorgdheid van de Raad over het in
de hand houden van de bouwkosten. Door de fractie van het
GPV/RPF/SGP wordt bijvoorbeeld geïnformeerd naar de instrumenten
die gehanteerd worden bij het bewaken van de budgetten. De project
manager zegt dat dit plaats vindt door in de voorbereidende fase de
kosten regelmatig te evalueren.
In het verslag van de bespreking met de uitgenodigde architecten, d.d. 3
april 1990, wordt hierover, naast een aantal inhoudelijke kanttekeningen,
opgemerkt dat als indicatie voor de investeringen uitgegaan kan worden
van een prijs van f 1.800 per vierkante meter bruto vloeroppervlak (bvo)
voor kantoor inclusief parkeeraccomodatie maar exclusief afrondkosten,
infrastructurele aanpassingen en bouwrente.
Keuze en opdrachten Nadat uit vier architectenbureaus gekozen is voor EGM-architecten BV,
opdracht naar EGM. Op 10 september 1990 wordt de overeenkomst
gesloten, waarbij namens de gemeente Leeuwarden getekend wordt
door de Burgemeester, de Gemeentesecretaris en de Projectmanager
(zie bijlage 7). De eerste opdracht bestaat uit het maken van een voorlo
pig ontwerp, conform artikel 2.1 uit de overeenkomst.
In een niet gedateerde, door de projectmanager ondertekende brief krijgt
EGM opdracht voor fase 6 (Definitief ontwerp), met het verzoek deze
fase zover af te ronden dat in de tweede helft van februari 1991 opdracht
gegeven kan worden voor de Besteksfase.
Op 27 mei 1991 gaat de Raad accoord met de bouw van het Stadskan
toor waarvoor een krediet beschikbaar gesteld wordt van totaal
