stuurgroepvergadering van 17 januari 1992 is het budget in twee delen
gesplitst, een deel dat door de projectmanager bewaakt wordt (bouw
kosten) en een deel dat bewaakt wordt door de adjunct-secretaris, de
heer G.J. v.d. Berg (grond- en inrichtingskosten).
Zoals in de vorige paragraaf aangegeven, begint de bouw op 16 januari
1992, terwijl het contract pas op 12 maart 1992 getekend wordt. Deze
discrepantie werd veroorzaakt doordat er nog geen overeenstemming
bestond over de nog aan te brengen bezuinigingen. Maar het werk moet
voort, deels om de opleveringsdatum te halen maar ook om te kunnen
voldoen aan de gunningstermijn om zo binnen de aanneemsom te
kunnen blijven. Feit is dat het halen van bezuinigingen tot een bedrag
van circa f 500.000,- al in de beginfase gepaard gaat met nadere vast
stelling van hoeveelheden en planaanpassingen ten bedrage van
f 800.000,-, zodat de aanneemsom toch drie ton uitgaat boven het
herziene krediet. Door het proces van bezuinigingen zijn een aantal
werktekeningen niet meer van toepassing en dit brengt ook nog extra
kosten mee.
De aannemer zet tijdens de bouw een aantal uitvoerders en werkvoorbe
reiders in. Bij tijden staan er bijvoorbeeld 40 timmerlieden, en 25 electri-
ciens, enzovoort, op de bouw. De aannemer houdt, zoals het hoort,
nauwkeurig bij welk meer en minder werk er is, maar doet, voor zover
onze informatie strekt, daarvoor niet tijdig prijsopgave.
De directie van het werk, architectenbureau EGM, heeft voor het dage
lijks toezicht één persoon op het werk. Gezien het tempo van het werk
en het aantal locaties waar gelijktijdig gewerkt wordt, wordt door de toe
zichthouder absolute prioriteit gegeven aan de voortgang van de bouw
en de administratie met betrekking tot de bouwwerkzaamheden.
In het begin wordt het meer en minder werk genoteerd op de weekrap-
porten, later zijn deze werkzaamheden terug te vinden op een aantal
door EGM gemaakte overzichtslijsten. Volgens de verslagen van de
bouwvergadering wordt regelmatig gevraagd, door wie wordt niet dui
delijk, om de lijsten te completeren en af te handelen. Met name wordt
dit beroep, volgens de verslagen, gedaan op de aannemer en de instal
lateurs. De eerste keer dat dit gebeurt is op 12 mei 1992. Vervolgens
zien we dat de aannemer om uitstel vraagt en tenslotte gedwongen
wordt begin week 25 de gegevens te leveren, iets wat dan ook gebeurd.
Op 15 december 1992 wordt de directie aangesproken om haast te
maken met de financiële afwikkeling van het meer en minder werk. Als
de bouw zover gevorderd is dat de eerste oplevering van 19 juli 1993
duidelijk in zicht komt, krijgt de toezichthouder meer tijd om het meer en
minder werk na te gaan rekenen. Op 11 juni 1993 is het saldo van het
goedgekeurde meer en minderwerk gestegen tot boven een bedrag van
f 100.000,- en wordt, zoals het bestek voorschrijft ten aanzien van het te
declareren bedrag, de eerste nota ten bedrage van honderdduizend
gulden door de aannemer gedeclareerd. Het gaat dan om werk
zaamheden waarvan een deel bijna een jaar eerder uitgevoerd is. Het
uitvoeren van die werkzaamheden gebeurt nadat daarvoor toestemming
verleend is door de toezichthouder, die namens de directie optrad. Uit
de gesprekken is duidelijk geworden dat op het moment van toestem
ming vaak niet bekend was welk bedrag er mee gemoeid was.
Ook is duidelijk geworden dat er vaak verschil van mening was over de
prijs.
De werkzaamheden zijn in de meeste gevallen een gevolg van nieuwe
invullingen van het gebouw en van bezuinigingen die dan nodig zijn.
Gedurende de bouw tot dan toe blijft de stuurgroep steeds alert. Zij
vraagt steeds of er binnen het budget gebleven wordt, stuurt zo nodig,
vaak op voorstel van de projectmanager, bij via bezuinigingsmaatrege
len. De raadscommissie Middelen is zo tevreden dat in juni 1993 nog
'applaus' klinkt omdat de vinger zo goed aan de financiële pols gehou
den wordt.
In de zomer van 1993 waarschuwt de adjunct-secretaris de stuurgroep,
waarmee hij aangeeft ongerust te zijn over het binnen het budget blijven.
werk en de risicoregeling opgenomen, en in bijlage 12 een door de
gemeentelijke middelenstaf gemaakt overzicht van de aan EGM betaalde
architecten-kosten.
Volgens het contract moest er, zodra er een saldo van meer en minder
werk was van f 100.000,- direct afgerekend worden.
Op 19 juli 1993 is het saldo van meer en minder werk, nog afgezien van
extra kosten van architect en risicoregeling, opgelopen tot ruim 1 miljoen
gulden en op 30 september zelfs 1,7 miljoen, beide exclusief btw.
Zonder deze stand te kennen, stelt de adjunct-secretaris in die periode
indringend de vraag in de stuurgroep of het budget niet in gevaar komt.
Het antwoord is geruststellend, hoewel ook meegedeeld wordt dat er
nog onderhandeld wordt. De adjunct-secretaris blijft ongerust, deelt dit
ook mondeling mee aan de verantwoordelijk wethouder en de gemeen
tesecretaris, die na de projectmanager daarover ondervraagd te hebben,
vertrouwen houden.
verder op zoek en vraagt een zogenaamde computeruitdraai op bij de
administrateur van de Dienst Stadsontwikkeling en Milieu. Dat gaat niet
zo maar, want de administrateur is er van overtuigd dat hij, wat dit
budget betreft, alleen verantwoording schuldig is aan de projectma
nager. Er komt zelfs een opdracht aan te pas. Uit de verstrekte gege
vens blijkt dat er een aantal boekingen zijn gedaan op niet daarvoor
bestemde posten. Tijdens een gesprek daarover blijkt dat er verkeerde
coderingen aan de rekeningen zijn meegegeven. In dit gesprek wordt
nogmaals ongerustheid uitgesproken. Die ongerustheid wordt ook in de
stuurgroep tot uiting gebracht, maar de projectmanager blijft zeggen dat
hij er vertrouwen in heeft binnen de begroting te blijven, hoewel hij ook
zegt dat er in de eindfase van een dergelijk project altijd nog tegen
vallers kunnen opdoemen.
Op 25 februari 1994, dan is inmiddels het stadskantoor in gebruik
genomen, loopt het saldo van het meer en minder werk op tot een be
drag van bijna 2 miljoen gulden, exclusief btw. Een niet onbelangrijk deel
hiervan werd veroorzaakt door de bouwwerkzaamheden aan het Burma-
niahuis.
Het verbaast de onderzoekscommissie dat zij wel in staat was om in
korte tijd de gegevens uit de gemeentelijke administratie op te vragen,
Die zijn in bijlage 11 opgenomen. Daaruit blijkt dat medio 1993 al
ongeveer de helft van de overschrijding was gedeclareerd of geregis
treerd: 1,5 miljoen meerwerk, 0,5 miljoen risicoregeling en 0,5 miljoen
extra architectenkosten.
werk van de aannemer weergegeven. Tegenover het feitelijk verloop op
basis van de eindafrekening van de aannemer, wordt in een schema
weergegeven hoe het verloop zou zijn geweest wanneer men conform
het contract onmiddellijk na de melding tot afhandeling was overgegaan.
Halverwege 1992 had dan al de eerste rekening van f 100.000,- moeten
worden ingediend, in plaats van een jaar daarna.
Directie
Trage werkzaamheden
Tevredenheid en
bezorgdheid
Oplopend saldo In bijlage 11 zijn de rekeningen van het bouwkundige meer en minder
Opdracht De heer v.d. Berg gaat, mede op grond van signalen uit de organisatie,
Overzichten in bijlage 13 is in enkele overzichten het verloop van het meer en minder
Budgetoverschrijding Eind december 1993 komt de projectmanager bij de heer v.d. Berg met
