4.5 Accountant
5 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
5.1 Algemeen
'Tussen partijen is in de loop van 1988 onderhandeld om tot een
aanzienlijke bezuiniging te komen op de aanneemsom... Reeds
daaruit had het aanneemster duidelijk kunnen zijn dat opdracht
geefster haar budget strak wenste te bewaken. In het bestek is
een tamelijk uitgebreide regeling terzake van meerwerk opgeno
men, die uitdrukkelijk afwijkt van hetgeen gebruikelijk is en van
hetgeen daaromtrent in de op de overeenkomst toepasselijke
UAVis bepaald. Ook dit was een aanwijzing voor aanneemster,
dat opdrachtgeefster ten aanzien van eventueel meerwerk zou
trachten dit in het bouwbudget in te passen en dienaangaande
de overeengekomen procedure nauwgezet zou volgen en hand
haven
"Arbiters zijn derhalve van oordeel, dat aanneemster zich niet
heeft gehouden aan de tussen partijen overeengekomen regeling
met betrekking tot de uitvoering van meerwerk en dat zij daar
door opdrachtgeefster de mogelijkheid heeft onthouden te zoe
ken naar goedkopere oplossingen en tevens de mogelijkheid
heeft onthouden eerst overeenstemming met aanneemster te
bereiken omtrent de omvang van een eventuele meerwerkpost.
Onder die omstandigheden zijn arbiters van oordeel, dat op
drachtgeefster niet kan worden verplicht tot vergoeding van het
gestelde meerwerk, zodat de vordering van aanneemster dient te
worden afgewezen."
Dit alles lijkt als voor de onderhavige situatie geschreven, daargelaten de
vraag of onder de gegeven omstandigheden terugvordering van het
teveel betaalde zal kunnen plaatsvinden.
Uit een gesprek met de accountant van de gemeente Leeuwarden, is
gebleken dat aan hem geen opdracht is gegeven enige rol te spelen in
de administratieve organisatie van of specifieke controle op het project
van het nieuwe stadskantoor. Dit -overigens niet ongewone- feit kan
worden verklaard uit de omstandigheid dat:
men juist bezig was de achterstand in de controle van de jaarreke
ningen weg te werken,
men van de zijde van de gemeente de rol van de accountant pas
zag wanneer er te controleren cijfers voorhanden zijn,
ook van de zijde van de accountant terzake geen initiatieven werden
genomen.
Inmiddels zijn de achterstanden ingelopen en is een meer actieve relatie
ontstaan.
Context De commissie wil voorop stellen dat in haar ogen de binnenstad van
Leeuwarden is verrijkt met een fraai gebouw. Een budgetoverschrijding
van de zich hier voordoende omvang is op zichzelf niet ongebruikelijk.
Niettegenstaande dat, is de commissie, het geheel overziende, van oor
deel, dat nagenoeg alle reeds genoemde participanten aan het besluit
vormingsproces over en de uitvoering van de bouw van het stadskantoor
duidelijke fouten hebben gemaakt. Dit dient te worden bezien tegen de
achtergrond van het feit dat de raad begin 1990 een begroting voor de
bouw van het stadskantoor heeft vastgesteld op basis van een prijs per
bruto vierkante meter vloeroppervlak. Er was toen zelfs nog geen archi
tect aangezocht, noch een programma van eisen beschikbaar. De raad
heeft -gegeven ernstige bezuinigingsronden alsmede de slechte ervaring
met de verbouwingskosten van de Westerkerk- het gehele proces onder
grote druk gezet door vergaande bezuinigingen te verlangen. Op het
oorspronkelijke budget moest op 19 november 1990 reeds een aanvul
lend krediet van 2,1 miljoen ter beschikking worden gesteld, terwijl ruim
een jaar later een kredietverhoging met ruim 3 miljoen moest plaatsvin
den.
Feitelijk werd ook deze begroting al tijdens het begin van de bouw met
f 300.000,- overschreden. Om vertraging in de bouw en daarmee samen
hangende kostenposten te voorkomen, heeft de projectmanager reeds in
januari 1992 mondeling opdracht gegeven de bouw te starten. Toen hij
per brief van 12 maart 1992 de opdracht schriftelijk verstrekte, was de
eerste overschrijding van het uiteindelijke budget dus al een feit.
De aannemer heeft, ondanks zijn kennis van de betreffende bepalingen
in het contract, afwijkingen van het bestek wel steeds gemeld, maar niet
gewacht op overeenstemming over de prijs, noch ook op een schriftelij
ke opdracht van de opdrachtgever. Daarbij was het uiteraard van belang
wie in het geval van meerwerk, uitgaande boven het afgesproken
budget, die opdrachtgever feitelijk was. De projectmanager gedroeg zich
ten onrechte als zodanig, terwijl dit juridisch de gemeente was.
In de praktijk liep de termijn tussen melding en overeenstemming over
de prijs op tot soms meer dan een jaar.
Ter illustratie hiervan heeft de onderzoekscommissie, zie bijlage 14, van
een aantal meer en minder werkzaamheden uitgerekend hoeveel dagen
er verlopen zijn tussen de verschillende contractueel verplichte activitei
ten met betrekking tot het meer en minder werk.
Ondertussen was het meerwerk wel uitgevoerd op grond van mondelin
ge toestemming van directie en/of projectmanager. De lange termijn die
geconstateerd is met betrekking tot de prijs-onderhandeling zou volgens
de aannemer onder andere te wijten zijn aan bezuinigingen die steeds
weer werden aangebracht en die leidden tot nieuwe tekeningen van de
architect en nieuwe berekeningen van adviseurs, alsmede, volgens de
toezichthouder, aan het feit dat de directievoering te druk was met het
oplossen van praktische problemen en geen tijd had voor het onderhan
delingsproces over de prijs van het meer en minder werk.
Dode letter De commissie moet concluderen dat op deze wijze de speciaal met het
oog op een bescherming van de opdrachtgever aangescherpte
contractsbepalingen een dode letter zijn gebleven. De aangevoerde
argumenten kunnen daarvoor geen enkel excuus vormen. Bezuinigingen
Overschrijding bij
de opdracht
Overschrijding door
meerwerk
27
