S 44 VOORSTEL NIEUW BELEID
Dienst: Algemene Zaken
Beleidsproduct:
Productcode:
Beheer
000.16
Te realiseren bestuurlijk doel:
1Betere dienstverlening aan het Bestuurscentrum.
2. Noodzakelijke aanpassingen in relatie tot het gebruik van het Bestuurscentrum.
3. Totale renovatie van het pand, binnen- en buitenkant; deze mogelijkheid is niet in
onderstaand schema uitgewerkt, met uitzondering van de onderzoekskosten.
Meetbare effecten
Streefnormen
1999
2000
2001
2002
2003
Betere beveiliging College
Voldoen aan de min. ARBOnormen
Betere uitstraling Bestuurscentrum
Verbetering dienstverlening
Bestuurscentrum
Minimaal beperken van aftakeling
historisch erfgoed tot herstellen van
historisch erfgoed
X
X
X
X
X
X
X
X
Activiteiten/producten
Bijdrage aan
het beoogde
Budgetbeslag per jaar (x 1.000,-)
effect in
1999
2000
2001
2002
2003
Kantoorruimte Stadhuis
kapitaallasten verbouwing en
meubilair
-380
- extra personeel
-150
- onderzoeksbudget renovatie
-30
30
92
Onderbouwing:
Vanwege de huisvesting van het College van B&W in het stadhuis en vanwege het feit dat er
huwelijken in het stadhuis plaatsvinden, is het noodzakelijk middelen beschikbaar te stellen
voor:
1Verbetering aan te brengen in de dienstverlening aan het Bestuurscentrum
en
2. Noodzakelijke aanpassingen te doen in relatie tot het gebruik daarvan
Ad.1 Verbetering van de dienstverlening aan College.
Tot op heden is er formatief en financieel ruimte voor 1 bode op het Stadhuis. Door de wijze
waarop het Stadhuis gebruikt wordt, is het echter niet mogelijk een goede dienstverlening te
garanderen bij de receptie en op de kamers. In tijdelijkheid is de bezetting al uitgebreid met 1
bode alhoewel hier geen middelen voor zijn, hetgeen leidt tot een overschrijding. Structureel
moet de bodedienst derhalve worden uitgebreid met 1 bode.
Voor een goede coördinatie van taken op het Stadhuis is het wenselijk een gastheer of
gastvrouw aan te stellen, die gedurende een halve dag op het Stadhuis aanwezig is voor het
oplossen van alle 'eerste lijn problemen'. Bovendien kan deze persoon functioneren als
contactpersoon tussen Stadhuis en Stadskantoor, hetgeen de communicatie ten goede komt.
(Deze persoon doet tevens een gedeelte van de andere inhoudelijke taken en is qua
functie/taken niet te vergelijken met de gastvrouw voor huwelijken).
Het Stadhuis is open van 8 tot 18 uur. Dit is zonder de avondopenstelling, omdat dat binnen
de bestaande begroting is geregeld. Een permanente bezetting van de receptie en bediening
op de kamers is gewenst. Dit betekent dat er gedurende de periode tussen 9 en 16 uur twee
bodes aanwezig moeten zijn. De benodigde capaciteit is netto 4080 uur per jaar (17 uur per
dag gedurende 5 dagen per week, 48 weken per jaar). Uitgaande van 1100 productieve uren
beschikbaar voor continudienst zijn dit 3,7 fte. Huidige beschikbare capaciteit 1 fte
bodedienst en 0,5 fte bode/chauffeur. Het verschil is 3,7 -1,5 2,2 fte. Daarnaast is 1,5 fte
gewenst, hetgeen betekent dat er nog een frictie bestaat van 0,7 fte. Een gedeelte hiervan
wordt opgelost door de bodes in te huren via Randon, het aantal netto uren is dan groter,
omdat deze mensen niet participeren in gemeentelijke aangelegenheden. Hierdoor kunnen
ongeveer 400 uren (0,36 fte), verdeeld over twee personen, extra worden gemaakt. Daarmee
blijft een verschil van ca. 0,34 fte, is 1,5 uur per dag, bestaan. Dit kan worden opgelost door
tussen 12 en 13.30 uur 1 bode aanwezig te laten zijn.
Verder wordt de inzet van de bodechauffeur steeds intensiever waardoor deze bode niet
meer kan assisteren bij andere bodediensten. Dit lijdt tot capaciteitsproblemen elders. Het is
daarom noodzakelijk de formatie uit te breiden met een 0.5 formatieplaats.
Ter informatie een overzicht van de ondersteuning bij de provincie die ten dienste staat van 6
personen. Hierbij moet worden opgemerkt dat de bodes niet alleen voor deze personen
werken, maar hun werk hebben binnen 3 gebouwen. Bij de veronderstelling dat 1 bode werkt
voor de CdK en de gedeputeerden, dan bestaat de ondersteuning uit 9 FTE voor 6 personen.
Functie
fte
bode
5,0
chauffeur
2,5
secretariaat
4,5
kamerbewaarder
1,0
Totaal
13,0
93
