3.4 Stuurgroep, klankbordgroep en werkgroepen
3.5 Schematische weergave projectorganisatie
ff
DIENST
STADSONTWIKKELING
DIENST
ALG.
ZAKEN
8
3.6 Financiën en monitoring
Subject
Aantal uren
Kosten
Dekking
Bart Nijholt
variabel
geen verrekening
Budgettair neutraal
Richard Rey
236
geen verrekening
Budgettair neutraal
Koos Achterhof
452
geen verrekening
Budgettair neutraal
Koos Spoelstra
60
geen verrekening
Budgettair neutraal
Ron de Wilde
162
geen verrekening
Budgettair neutraal
Indien het projectgroeplid niet aan de kwalitatieve en kwantitatieve eisen voldoet of kan voldoen, dan
wordt de directeur van de betreffende dienst hier door de projectleider op gewezen. Ten aanzien van
de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement aangaande de uitvoering van feitelijke
werkzaamheden verwijs ik naar de voorgaande paragraaf (3.3.1
De directeuren van de diensten Stadsontwikkeling en Algemene Zaken, worden middels een
driemaandelijkse (beknopte) rapportage door de projectleider op de hoogte gehouden van de
voortgang van het project 'Handhaving'.
Er bestaat geen noodzaak tot het instellen van een stuurgroep. Het projectplan is voldoende
richtinggevend voor de projectgroep en schept voldoende kader voor de aanpak van activiteiten.
Er wordt geen vaste klankbordgroep in het leven geroepen. De gedachte hierachter is dat van de
verschillende taakvelden reeds specialisten/beleidsmedewerkers zijn opgenomen in de projectgroep.
Ad hoe zal advies/informatie worden gevraagd bij deskundigen uit het werkveld. Hierbij moet met
name worden gedacht aan vergunningverleners, toezichthouders, politie, justitie en andere overheden.
Vooralsnog worden geen werkgroepen ingesteld. Wel is het denkbaar dat de aanpak van bepaalde
uitgangspunten een zo specifieke kennis vraagt (b.v. het opzetten van een kennisdatabank) dat alsnog
een werkgroep moet worden samengesteld. Hierover zal de projectgroep besluiten.
opdrachtgever
dhr. F.M.J. Steijvers
Lijn
management A
project
leider
B.W.Nijholt
projectsecret
project-
groeplid
R.J. Rev
project-
groeplid
S. Spoelstra
project
groeplid
C.H. de Wilde
project
groeplid
P.J. Achterhof
taakveld:
taakveld:
taakveld:
- beheer
- milieu
- bouwen
openbare
-reiniging
en wonen
ruimte
en
- economie
- sport
technisch
en ruimte
en
onderhoud
- ruimtelijk!
recreatie
inrichting
taakveld:
- dienst
algemene
zaken
Financiën
Voor de uren die worden gemaakt door de afzonderlijke projectgroepleden vindt geen verrekening
plaats. De dekking geschiedt zogenaamd budgettair neutraal. De reden hiervoor is dat de taken zoals
die door de afzonderlijke projectgroepleden worden verricht tot het normale takenpakket van de
diensten behoren.
Kosten voor de projectperiode van 01-02-1999 tot 31-10-1999:
Zoals u ziet staan voor Koos Achterhof 452 uren gereserveerd. Van deze uren zijn 292 gereserveerd
voor de normale 'projectactiviteiten', daarnaast zijn 160 uren gereserveerd voor het schrijven van het
Praktijkhandboek 'Handhaving'.
Ten behoeve van het project is ten laste van onvoorzien concern een bedrag van f 106.500,--
toegekend; hierin zijn opgenomen de salaris- en werkplekkosten van de projectsecretaris.
Monitoring
Om financieel administratieve redenen wordt geen gebruik gemaakt van het managementinformatie
systeem EAGLE. Om zicht te kunnen houden op de gemaakte uren leveren de projectgroepleden
maandelijks een staat van gemaakte uren in bij de projectleider. Op de staat worden de gemaakte uren
naar de volgende processen onderscheiden:
- vergaderuren projectgroepleden (vergaderuren projectgroepleden)
- overige uren projectgroepleden (schrijversuren, voorbereiding, enz. van projectgroepleden)
- projectondersteuning (uren projectsecretaris)
De administratie dient ter info voor:
- Het management (incl. projectleider), opdat op elk moment duidelijk is hoeveel tijd aan het project
wordt besteed.
- De personen betrokken bij het project, opdat zij hun uren kunnen verantwoorden.
Benadrukt wordt dat de administratie met geschiedt om verrekening van uren achteraf mogelijk te
maken. Zoals eerder opgemerkt dienen de gemaakte uren ten laste van de diensten, waar de
projectgroepleden werkzaam zijn, te worden weggeschreven.
9
