7 RANDVOORWAARDEN
7.1 Beschouwing
7.2 Werkwijze
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatorische, personele en financiële randvoorwaarden waaraan
voldaan moet worden om de strategische doelen uit de sociale, economische en fysieke pijler te behalen. Dit is
verwoord in een aantal strategische en operationele doelen, die de gemeente zich ten aanzien van haar eigen
organisatie en in te zetten middelen stelt.
De gemeente treedt meer en meer op als stimulator, initiator, coproducent en regisseur en minder als (autonome)
uitvoerder. In die nieuwe rol heeft de gemeente een belangrijke taak in het scheppen van de juiste voorwaarden
voor bepaalde ontwikkelingen in plaats van die nieuwe ontwikkelingen alleen en/of op eigen kracht tot stand te
brengen. Die veranderde rolopvatting wordt onder meer ingegeven door het feit dat de vraagstukken in de
maatschappij steeds complexer worden, alsook door de noodzaak om als lokale overheid soepel en snel te
manoeuvreren. Deze nieuwe rol van de gemeente heeft implicaties voor de inrichting van de gemeentelijke
organisatie, de omvang, de structuur, de aard en inrichting van werkprocessen, vaardigheden van het personeel,
de cultuur en de communicatie- en informatiestromen.
De Leeuwarder organisatie is bezig zich zodanig te organiseren dat met oog voor de beperkte middelen, de hoge
ambities van de gemeente kunnen worden gerealiseerd. Het verder verbeteren van de bedrijfsvoering is een
noodzakelijke randvoorwaarde om de toekomst- en extern gerichte houding te ondersteunen en de hoge ambities
waar te maken. Op dit moment vraagt de dagelijkse bedrijfsvoering echter nog een onevenredig groot deel van
de beschikbare aandacht, kwaliteit en energie. Energie die niet besteed kan worden aan het vormgeven van de
toekomst van Leeuwarden. De belangrijkste uitdaging (van het management) voor de komende jaren is dan ook
het verleggen van de focus van binnen naar buiten, van het functioneren van het ambtelijk apparaat naar het
functioneren van de stad.
De gemeente moet steeds beter benaderbaar en transparanter worden voor haar klanten. Dit krijgt in Leeuwarden
bijvoorbeeld vorm in het project Gemeentewinkel of de gebiedsgerichte benadering. Het principe van
interactieve beleidsvorming (het in een zo vroeg mogelijk stadium betrekken van burgers en bedrijven bij de
gemeentelijke beleidsontwikkeling) wordt steeds meer geïntegreerd in de huidige werkwijzen.
Qua personele capaciteit wordt op dit moment in Leeuwarden op te weinig mensen een te grote wissel
getrokken. De ambtelijke organisatie vertoont op sommige plaatsen nog de sporen van bezuinigingen uit het
verleden. Er is onvoldoende geïnvesteerd in bijvoorbeeld opleidingen en management. De gemeente heeft te
maken met een vergrijzing van het personeelsbestand en vaak onvoldoende formatie op de prioritaire
beleidsterreinen. Tegelijkertijd is er de noodzaak om een externe, toekomstgerichte oriëntatie te ontwikkelen, om
op een interactieve manier met de omgeving te (leren) communiceren, om projectmatig te (leren) werken en om
doelmatiger te werken. Als regisseur heeft de gemeente behoefte aan mensen met de kennis en vaardigheden om
externe contacten en contracten te managen. Het werk van de gemeentelijke ambtenaren zal veranderen van het
leveren van producten naar het begeleiden van processen.
Financiële middelen zijn een absolute randvoorwaarde om de gemeente in staat te stellen haar ambities en
strategische doelen te realiseren, maar voor een naar de toekomst verantwoorde bedrijfsvoering is er ook een
eigenstandig strategisch doel.
102
In 1999 wordt een concembreed personeelsbeleidspian opgesteld. In dit plan zullen nadere operationele doelen
c.q. streefcijfers worden geformuleerd ten aanzien van bijvoorbeeld in-/uit-/doorstroom (mobiliteit),
scholingsniveau en vaardigheden, loopbaantrajecten, uitwisselingsverbanden met andere organisaties, etc..
Het realiseren van een sluitend financieel meerjarenperspectief.
Een vrij besteedbare Algemene Reserve van minimaal f 15 miljoen (tot 2002).
Tot 2002 wordt ernaar gestreefd voor de OZB de inflatiecorrectie niet door te berekenen.
Het instellen van een Strategisch Investenngs- en Ontwikkelingsfonds gericht op structuurversterking van in
totaal minimaal f 80 miljoen (voor de periode 2000 - 2010).
Het genereren van zoveel mogelijk externe financieringsstromen gericht op het realiseren van de geformuleerde
ambities, strategische doelen en daaruit voortvloeiende projecten.
Het afstoten van uitvoerings- en beheerstaken
De organisatie verandert door het op meer of minder grote afstand van het bestuur zetten van die onderdelen, die
geen directe en constante politieke aansturing vragen. Door minder zelf te doen kan de gemeente beter inhoud
geven aan haar voorwaardenscheppende en initiërende rol. De vorm van de organisatie ligt in toenemende mate
minder vast en lijkt steeds meer op een netwerkorganisatie, die voortdurend aanhaakt bij de 'waarden en
diensten die externe partijen leveren.
De grenzen tussen diensten vervagen, steeds vaker wordt het werk in (tijdelijke) projectteams georganiseerd. De
gemeentelijke organisatie is geëngageerd in een continu proces van verandering en ontwikkeling. Het werken
aan de hand van heldere afspraken (op de korte termijn), openheid, transparantie en vertrouwen zijn de
kenmerken van de organisatie(cultuur) die nodig zijn om als veranderende organisatie succesvol te zijn.
Verzakelijking
De verzakelijking van het functioneren van de gemeentelijke organisatie komt enerzijds tot uitdrukking in het
zichtbaar maken van (operationele) doelen, effecten en doelmatigheid van het gemeentelijk beleid en daarvoor
te ondernemen activiteiten, anderzijds door het bevorderen van de uitvoering van de beleidsvoornemens in
samenwerking met andere partners. De relatie met de uitvoerende partijen zal steeds meer gekenmerkt worden
door het sturen op afgesproken prestaties en resultaten. Het begrip sturen op hoofdlijnen moet de omgangsvorm
tussen bestuur en ambtelijk management kenmerken. Een en ander veronderstelt naast scherp geformuleerde
doelen en effecten, goede informatie over de voortgang en de bereikte resultaten. Een adequate
informatievoorziening en middelen die een open en intensieve communicatie faciliteren, zijn essentieel. In
toenemende mate zal hierbij Informatie- en Communicatie-Technologie (IC T) worden ingezet.
Informatie en Communicatie-Technologie
Voor het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven en het optimaliseren van de bedrijfsvoering
biedt bij uitstek de hedendaagse Informatie- en Communicatie-Technologie grote mogelijkheden. Met behulp
van Internet zal Leeuwarden de communicatie tussen bestuur en burgers een impuls geven en interactieve
beleidsontwikkeling ondersteunen. Bestuursinformatie (raadsverslagen, agenda's, vergaderschema's,
ontwikkelingsplannen, etc.) zal elektronisch toegankelijk worden gemaakt en in een later stadium zal het ook
mogelijk zijn om digitaal te discussiëren over conceptvoorstellen en zullen gemeentelijke producten diensten
elektronisch beschikbaar komen. Ook ten behoeve van de promotie van de stad als woon- en werkstad, meer in
profiel: als dienstenstad en kennis- en onderwijscentrum zal Leeuwarden de mogelijkheden van ICT gaan
benutten om zich zichtbaar te maken in de virtuele wereld.
Aan het definiëren en vormgeven van de op de verschillende besturingsniveaus gewenste informatie en het
realiseren van toegang tot overzichten en databanken voor bestuur en management wordt in de komende periode
hard gewerkt. De mogelijkheden die het huidige park van ICT-voorziemngen ('up-to-date' netwerk en robuuste
infrastructuur) waarover Leeuwarden beschikt zullen hierbij optimaal benut worden.
Het Rijksbeleid is er op gericht om in 2002 25% van de dienstverlening van het openbaar bestuur te laten
verlopen via elektronische weg. Leeuwarden sluit aan bij die ambitie.
Personeel
De capaciteit en kwaliteit van het personeel in de gemeentelijke organisatie moet aansluiten bij het (hoge)
ambitieniveau van de gemeente, omdat deze anders op te zwakke pijlers rust. De \eranderende rol van de
gemeente vraagt om een voortdurende krachtsinspanning van het aanwezige talent, het vraagt ook om het
opsporen en ontwikkelen van aanwezig potentieel talent én (want het moet ook vooral snel) om het aantrekken
van nieuw talent.
103
