Dienst- en sectorbegroting Bestuur en Concernstaf2000
Een goede afstemming tussen wat de gemeente nodig heeft om haar doelstellingen te bereiken
en wat medewerkers willen en kunnen wordt in toenemend mate een cruciale succesfactor.
Competentieprofielen van deze 'ambtenaren nieuwe stijl' zullen, in het verlengde van de
bestuurlijke en organisatorische keuzes, worden ontwikkeld en programma's zullen worden
opgesteld om ze ook daadwerkelijk te realiseren.
Dat zal met name terug te vinden zijn in activiteiten op het terrein van de inzetbaarheid
(employability), vorming en opleiding en het aantrekken van nieuw talent.
In de nog in 1999 te realiseren nota Personeel en Organisatie zal concreter vorm en inhoud
worden gegeven aan deze ambities.
Naar verwachting zal in 2000 de organisatie van de gemeentelijke P&O-discipline worden
gewijzigd. Met de concentratie van de P&O-activiteiten voor de gehele gemeente binnen de
dienst Algemene Zaken wordt een wezenlijke kwaliteitsverbetering beoogd.
3.3 Organisatie en informatie
Ontwikkeling Informatiebeleid
Begin 2000 zal het informatiebeleid voor de komende jaren verwoord worden in een
beleidsplan dat de contouren schetst van de informatievoorziening en de inzet van 1CT in onze
organisatie. Die contouren zullen het kader aangeven waarbinnen de snel opeenvolgende
ontwikkelingen op het terrein van ICT gestuurd en beheerd gaan worden. In het beleidsplan zal
met name aandacht besteed moeten gaan worden aan het genereren van beleids- en
managementinformatie uit de vele gegevens die de gemeente in huis heeft, aan de integratie
van het gebruik van gegevens, aan het koppelen van de diverse werkprocessen onderling,
alsook het koppelen van de gemeentelijke werkprocessen aan de nieuwe publieke
infrastructuur: het internet.
Een ander belangrijk aandachtspunt is het vormgeven van de informatie-uitwisseling met
strategische partners, andere (semi-)overheden, uitvoeringsinstanties en verzelfstandigde
organisatieonderdelen, opdat de gemeente haar regisseursrol goed kan vervullen.
Voortvloeiend uit het visiedocument zal een aantal projecten gedefinieerd worden met
betrekking tot het beter benutten van de huidige infrastructuur en het verbeteren van de
informatievoorziening op operationeel, strategisch en managementniveau.
(Vervangings)investeringen in ICT zullen moeten leiden tot efficiëntere werkwijzen en
goedkopere en snellere dienstverlening aan de klant.
Speerpunten in 2000 zullen zijn:
het vertalen van strategische doelen naar de informatiebehoefte op management- en
bestuursniveau (verder ontwikkelen monitoringsysteem, zoals het informatieraster);
r het verbeteren van de informatievoorziening op operationeel, beleids- en beslissingsniveau
(periodieke rapportages, plannen van capaciteit, voortgang strategische projecten,
statistische informatie);
het inrichten van een applicatie-(infra)structuur waarmee aan flexibele informatievragen
kan worden voldaan;
vaststellen van een gegevens (infra)structuur;
r gebruik internet (inzet van het medium als communicatiemiddel o.a. richting burgers).
Vervangingstraject bedrijfskritische systemen
Afhankelijk van de uitkomsten van een voorverkenning die in de tweede helft van 1999
plaatsvindt, naar de vervanging(snoodzaak) van een of meerdere bedrijfskritische systemen zal
in 2000 een voorbereidingstraject ingezet worden. Aanleiding hiertoe is het feit dat het
financiële systeem Eagle uiterlijk 2002 vervangen of aangepast moet worden. De officiële
'levensduur' van het systeem is verstreken en de leverancier zal Eagle in de huidige vorm
vanaf 2003 hoogstwaarschijnlijk niet meer ondersteunen. Naast Eagle bereiken meerdere
andere systemen na 2002 hun afschrijvingstermijn. Mede gelet op de steeds verdergaande wens
6
Dienst- en sectorbegroting Bestuur en Concernstaf2000
tot integratie van systemen (koppeling/gecombineerd gebruik van gegevens, ten behoeve van
beleidsontwikkeling, besluitvorming, productieprocessen en het sneller bedienen van de klant)
is het niet wenselijk om systeem voor systeem te bekijken en te vervangen. Het is niet
ondenkbaar dat de integratie van de verschillende functionaliteiten in één pakket of systeem
mogelijk is. Of dit ook wenselijk is zal in de voorverkenning duidelijk moeten worden. De
omvang van de vervangingslag zal begin 2000 helder zijn.
Internet(site)
ln de begroting is ruimte gemaakt voor de ontwikkeling van een gemeentebrede Internetsite.
Het streven is deze begin 2000 'in de lucht te hebben'. Vooralsnog zal via deze site vooral
informatie verstrekt worden. In de toekomst zal het medium internet een essentieel onderdeel
zijn van de communicatiemix van de gemeente en zullen ook diensten kunnen worden
afgenomen via de gemeentelijke site. Het internet zal op korte tot middellange termijn de
interne bedrijfsvoering sterk gaan beïnvloeden. Digitale communicatie en transacties stellen
eisen aan wijze waarop de werkprocessen worden georganiseerd en de wijze waarop er
bijvoorbeeld met documenten wordt omgesprongen. In dit licht zal in 2000 beleid ontwikkeld
moeten worden rond de inzet van het medium.
Millennium
Door velen zal de nacht van 31 december 1999 met spanning worden afgewacht. Is de fout in
de jaartalprogrammering van diverse vitale computerprogramma's voldoende hersteld of treden
er onverwachte effecten op. Zoals het zich laat aanzien is het probleem voldoende opgelost en
zal er geen sprake zijn van een duurzame ontwrichting van de samenleving. Ook Leeuwarden
heeft intern veel aandacht besteed aan de oplossing van het probleem.
Het wordt niet uitgesloten dat enkele minder belangrijke programma's defecten zullen
vertonen; deze zullen in het eerste kwartaal van 2000 verholpen moeten worden. Het
projectplan voorziet daarin.
Euro
Inmiddels verschuift de aandacht van Millennium naar de Euro, het andere unieke vraagstuk
van het eind van deze eeuw. Om de invoering per 1 januari 2002 mogelijk te maken is een
projectorganisatie opgezet die de gevolgen van de Euro voor de organisatie in al zijn facetten
in beeld brengt en de nodige acties tot invoering zal uitvoeren. In het begin van 2000 zullen de
definitieve draaiboeken worden vastgesteld.
Fase
Doel
Afgerond
0 Bewustwording
Het Euro-bewust maken van de organisatie en het vinden
van een draagvlak voor het inrichten van het project.
April 1998
1 Inventarisatie
Het krijgen van zicht op de omvang van het probleem, de
noodzakelijke veranderingen en de te hanteren aanpak.
Juni 1998
2 Draaiboeken per
dienst opstellen
Het borgen van een planmatige invoering van de euro
door het uitvoeren van detailanalyse en het verwerken van
de uitkomsten van een draaiboek.
Januari 2000
3 Implementatie
a aanpassen
b testen
c verbeteren
Doorvoeren en uitvoeren van activiteiten/ aanpassingen in
de organisatie voor de overgang naar de euro, incl.
Testen.
December 2001
4 Evaluatie en nazorg
Evaluatie van de resultaten en corrigeren van
tekortkomingen.
Juli 2002
De per fase genoemde data zijn hard; dat houdt in dat de geplande acties en activiteiten als
primaire mijlpalen beschouwd dienen te worden.
7
