begroting 2000
Dienst Algemene Zaken
Om zo'n professionele bedrijfsvoering te bereiken wordt een planning- en
beheersinstrumentarium onderhouden en verder ontwikkeld met als doel het
beheersen van de informatievoorziening op strategisch, tactisch en operationeel
niveau.
Als randvoorwaarden aan deze visie worden onderkend:
duidelijke afspraken met de medewerkers over de te verlenen
dienstverlening
een platte organisatiestructuur met zo weinig mogelijk staf
teamwerking; geen dirigisme, maar samenwerking op elk niveau
een managementteam bestaande uit de directeur, de controller en de
sectorhoofden
verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk
transparante besluitvorming
open informatievoorziening door overleg en adequate communicatie
resultaatgericht: doelstellingen, meten en bespreken
cultuurverandering: minder afwachtend; pro-actief in plaats van reactief,
samenwerking op basis van wederzijds respect, vertrouwen en openheid
formuleren van doelstellingen op het terrein van de personeelsontwikkeling
en het ontwikkelen en benutten van instrumenten in dat kader zoals,
functioneringsgesprekken, opleiding- en vormingsplannen,
ziekteverzuimbegeleiding, mobiliteit, loopbaanplanning en werkoverleg.
begroting 2000
Dienst Algemene Zaken
3 VERANDERINGEN EN ONTWIKKELINGEN
In algemene zin kan worden vermeld dat voor alle sectoren, conform het Orion-
traject, opnieuw een herijking heeft plaatsgevonden van de bestaande
productbeschrijvingen. Voor sommige producten heeft dit geleid tot aanpassingen
van de beschrijvingen.
In afwijking van het vorige begrotingsjaar heeft de structuur van de dienst een
kleine wijziging ondergaan.
In de loop van 1998 werd namelijk duidelijk, dat het organisatorisch samenvoegen
van de afdeling Communicatie enerzijds en de afdeling Juridische- en
Veiligheidszaken anderzijds binnen een sector, op grote aansturingproblemen
stuitte. De werkzaamheden zijn te zeer verschillend van aard en tevens was het niet
mogelijk een hoofd Communicatie te werven op de organisatorische plek van
teamleider. Inmiddels is derhalve besloten tot een gescheiden positionering van de
beide onderdelen. Voor 2000 is dan ook sprake van twee afzonderlijke
sectorbegrotingen.
De verbetering van de bedrijfsvoering en de interne en externe dienstverlening
die het afgelopen jaar in gang is gezet zullen ook in het komende jaar een
vervolg krijgen. Voor 2000 spelen daarbij de volgende veranderingen en
ontwikkelingen een belangrijke rol.
Sector Middelen
In de loop van 1998 is besloten tot het instellen van een centrale inkoopfunctie voor
de diensten AZ en Brandweer. In de productenmatrix van de dienst zoals
opgenomen in de begroting 2000 treft u het product inkoop voor het eerst aan.
In de tweede heft van 1999 zal veel energie gestoken worden in het verbeteren
van de beheersing van de financiële processen van de dienst. Het verkrijgen van
een kortcyclische verwerking van de financiële feiten ("permanentie in de
boekhouding"), het opzetten van een effectief systeem voor financiële
informatievoorziening en het invoeren van een krachtig model voor
budgetbeheer vormen in dat kader de belangrijkste topics. Het een en ander zal
worden uitgewerkt via een projectorganisatie ("taskforce financiële structuur").
Ook in 2000 zullen deze thema's grote aandacht krijgen binnen de sector
Directie en Middelen. Dit uiteraard in nauwe samenwerking met de sector
Administratie, Beheer en Consolidatie.
In het verlengde van het hiervoor genoemde speerpunt (versterking financiële
structuur) zal ook in het komende begrotingsjaar het beleid gericht zijn op
verbetering van de kwaliteit van de P&C-cyclus van de dienst. Centraal hierbij
staat het verhogen van de waarde van de P&C- instrumenten als management-
tool voor de planning en beheersing van de bedrijfsprocessen. Daarbij zal een
stabiel evenwicht moeten worden gevonden tussen enerzijds de inspanningen
die de voortbrenging van de P&C-producten vragen en anderszijds de waarde
van deze instrumenten voor het management.
