begroting 2000
Dienst Algemene Zaken
De begroting 2000 is een voorlopige. Bovenstaande veranderingen leiden ertoe dat in
de periode juni-oktober 1999 de sector werkt aan een herformulering van haar
producten en diensten. Nadat deze herformulering is afgerond zal in het najaar van
1999 worden overgegaan tot een ombouw van de voorliggende begroting, op basis
van de nieuwe productenstructuur.
Basis voor de herformulering is de taakopdracht die aan de interim-manager is
gegeven. De analyse en het bijbehorende organisatie- en beleidsdocument
verschijnen in juli 1999.
Sector Publiekszaken
In het verlengde van de in 1999 doorgevoerde organisatiewijziging bij het team
burgerzaken (zie ook hoofdstuk 1) zal het accent in 2000 worden gelegd op de
verbetering van de dienstverlening. Op alle mogelijke manieren zal gewerkt worden
aan de verbetering van de dienstverlening aan de burgers. Hierbij moet concreet
gedacht worden aan: het integreren van functies; het aanschrijven van doelgroepen
om tot een betere spreiding van het klantenaanbod te komen; het geven van goede
voorlichting aan de burger, zodat het onnodig bezoeken van het stadskantoor kan
worden voorkomen en het werken volgens de procedures, zoals die in 1999 zijn
vastgelegd in de administratieve organisatie. Het terugbrengen van de wachttijden
aan de lokketen is hierbij een van de belangrijkste doelstellingen.
In het begrotingsjaar 2000 zal de fase 1 van de gemeentewinkel worden afgerond. De
eerste fase bestaat uit:
Alle publieksfuncties zijn zoveel mogelijk in de stadshal geconcentreerd.
Er wordt waar mogelijk specifieke en in ieder geval algemene informatie over alle
gemeentelijke producten en diensten verstrekt.
Er vindt verwijzing binnen de gemeente en naar andere instellingen plaats.
Er worden eenvoudige (routinematige) producten verstrekt.
Er wordt de intake van relatief eenvoudige producten en diensten verzorgd.
De incidentele en structurele lasten die met de invoering en afronding van de eerste
fase gepaard gaan zijn in deze begroting opgenomen.
G emeentearch ief
In 1999 is een onderzoek dat door de gemeente is gedaan naar draagvlak voor en
haalbaarheid van een Historisch Documentatie Centrum voor Friesland (HDCF),
afgerond. Een van de conclusies uit het eindrapport is dat een dergelijke organisatie
zeker kans van slagen had. Belangrijk is om met name in te zetten op een intensieve
ontwikkeling van de (virtuele) publiekstaken. De voorbereidingen die zich op een
brede samenwerking richten, zijn inmiddels gestart en vragen veel tijd,
inspanningen en financiële middelen. Helaas is er op het moment dat de teksten
voor deze begroting aangeleverd moeten worden, een aantal 'wolken aan de
horizon verschenen'. Het rijk en de provincie geven er de voorkeur aan met een
beperkt aantal organisaties (die in Leeuwarden gesitueerd zijn) het
begroting 2000
Dienst Algemene Zaken
samenwerkingstraject te starten. Wij zijn echter van mening dat ook de
belangstellende Friese gemeenten vanaf de start betrokken moeten worden bij het
traject. Hierdoor kan het Fries provinciale karakter van het HDCF versterkt worden.
In die zin kan deze opzet zich ook positief onderscheiden van de andere
samenwerkingstrajecten die in een aantal provincies thans in gang zijn gezet. In de
planning was voorzien dat in de tweede helft van 1999 een projectorganisatie zou
worden ingericht. Of dit gerealiseerd kan worden is afhankelijk van wijze waarop
en de tijd waarin de thans ontstane verschillen in inzichten zullen worden opgelost.
Overigens is dit samenwerkingstraject benoemd als een van de projecten in het
kader van het Meerjaren Ontwikkelings Programma (MOP) en is in dat verband
f. 100.000,- toegewezen ten behoeve van projectkosten.
Personeelsservice en Informatie
De in 1998 en 1999 gerealiseerde resultaten met betrekking tot het terugbrengen
van het aantal herplaatsingkandidaten leiden ertoe dat het mobiliteitscentrum naar
de toekomst toe de aandacht van herplaatsingkandidaten kan verleggen naar het
verder ontwikkelen van mobiliteitsbeleid binnen de organisatie. In het jaar 2000 zal
de prioriteit van de werkzaamheden worden gelegd bij het in beeld brengen van de
mobiliteitsbehoefte op sectorniveau, middels het maken van een mobiliteitsscan per
sector. Deze scan geeft een analyse van de inzetbaarheid van het huidige
personeelsbestand afgezet tegen toekomstige ontwikkelingen. Zo ontstaat er een
situatie waarbij het management kan bepalen welke instrumenten ingezet moeten
worden om op de toekomst te kunnen anticiperen.
Het zichtbaar maken van de mobiliteitsbehoefte geeft de sectorhoofden tevens de
gelegenheid de noodzakelijke kosten van mobiliteit in beeld te brengen en
vervolgens op te nemen in de P&C-cyclus.
Daarnaast zal natuurlijk veel aandacht worden geschonken aan het begeleiden van
loopbaankandidaten (waaronder ook de herplaatsingkandidaten). Tenslotte is dit de
core-business van het mobiliteitscentrum.
Sector Administratie, Beheer en Consolidatie
De geplande projecten voor 2000 zijn onder meer:
- doorvoeren verbeterpunten op grond van de in 1999 uitgevoerde taskforce
financiële structuur;
- invoering Euro;
- operationalisering module Objecten en Geldleningen;
- beschrijven bedrijfsvoeringsprocessen in relatie tot de voorgenomen
vervanging van het financiële informatiesysteem.
