6
7
Programma van Eisen
architecten selectie
gesprek met klankbordgroep
maken van een overzicht t.b.v. aanvragen voorbereiding -krediet.
uitzoeken welke dienst een rekening kan openen waar de voorbereiding
kosten gestald kunnen worden.
uitzoeken welke dienst de project-controller levert.
07-02-2000 Bespreking in de werkgroep van
voorlopig overzicht voorbereidingskosten
voorlopige planning
voorbereiden gesprek klankbordgroep te verstrekken documentatie.
samenstelling documentatie t.b.v. info map welke aan de geselecteerde
architecten zal worden toegezonden.
15-02-2000 Bespreking in de werkgroep van
bijgesteld overzicht voorbereidingskosten
verslag door L.v.d.L. inzake bezoek van diverse adviseurs aan het
Stadhuis.
opstellen projectplan. uitgangspuntmodel projectplan d.d. 21-12-
1999. en het Protocol projectmatig werken
documentatiepakket voor de architecten
voorlopige planning
kantoor voor de projectmanager wordt door de F.D. in het Stadhuis
ingericht.
2.4 Vervolg activiteiten
De werkgroep zal eens in de 14 dagen (of vaker indien nodig bijeenkomen tot en met einde
haalbaarheidsonderzoek, waarna er een beslissing van go nogo moet komen.
De werkgroep zal voorlopig eens per maand met de klankbordgroep overleggen.
2.4.1 Architecten selectie
Voorstel selectie gesprekken met de architecten zijn als volgt gepland:
03-03-2000 14.00 - 15.00 uur Van DijkSteenhuis Architecten
15.30 - 16.30 uur Braaksma Roos Architecten
10-03-2000 9.00 - 10.00 uur Architect Marc van Roosmalen
De leden van de klankbordgroep worden ook voor deze besprekingen uitgenodigd, doch dan wel als
toehoorders.
Aansluitend doch uiterlijk in de vergadering met de klankbordgroep op 16 maart zal er een definitieve
keuze gemaakt moeten worden met welke architect we in zee gaan.
2.4.2 Onderhandelingsperiode over de opdracht aan de architect
Na de definitieve architecten keuze, moet met de architect nog een onderhandelingsfase worden
doorlopen om tot een harde vaste prijs" voor de periode van het haalbaarheidsonderzoek te komen.
Als basis voor deze onderhandeling dienthet voorlopige programma van eisen P.v.E.) en de
omschrijving van de van de architect verlangde prestatie. Deze periode mag niet langer dan 1 week
duren. Het is een uitdrukkelijke voorwaarde dat er voor de fase van het haalbaarheidsonderzoek met de
gekozen architect een vast bedrag wordt afgesproken, inclusief alle verschotten, reisuren en alle vormen
van overleg. Er wordt voorlopig vanuit gegaan dat er 1 maal per week een voortgangsoverleg zal plaats
vinden.
2.4.3 Definitieve opdracht aan de architect en de tijdsduur van het haalbaarheids
onderzoek.
De definitieve opdracht voor deze eerste fase moet uiterlijk 17 maart 2000 worden verstrekt, waarna de
architect onmiddellijk aan de slag moet om samen met de projectmanager zorg te dragen dat het
haalbaarheidsonderzoek uiterlijk week 21 22-26 meigereed is, zodat in week 22
beslissing kan worden voorbereid.
een go no go
2.4.4 Verhuizing Politie
Uiterlijk in week 20 moet er duidelijkheid zijn of de politie naar een andere locatie kan wil vertrekken
wanneer die andere behuizing beschikbaar komt en welke budgettaire gevolgen dat heeft voor het
Stadhuis project. De Gemeente werkt actief mee naar het zoeken van een andere huisvesting voor de
Politie.
3. Planning
Zie bijlage.
4. Projectorganisatie
In deze paragraaf wordt het volgende omschreven
organisatieschema
bevoegdheden projectorganisatie
verantwoordelijkheden projectorganisatie
4.1 Organisatieschema.
zie bijlage.
4.2 Bevoegdheden verantwoordelijkheden projectorganisatie:
Opdrachtgever:
verantwoordelijk:
Eindverantwoordelijk voor het behalen van de gewenste projectresultaten.
Verantwoordelijk voor de organisatie van middelen, noodzakelijk voor de realisatie van de
projectresultaten.
Verantwoordelijk voor afwijkingen op het projectresultaat bij wijziging van het contract.
Verantwoordelijk voor communicatie met contractpartners bij noodzakelijke wijzigingen in het
projectcontract.
bevoegd
Bevoegd tot het nemen van strategische beslissingen.
Bevoegd tot ingrijpen indien uitvoering niet conform opdracht verloopt
Bevoegd bij verandering externe factoren tot het aanbrengen van wijzigingen in het projectcontract
cq beëindigen van het projectcontract.
Werkgroep (stuurgroep)
Een werkgroep naast de opdrachtgever is voor dit project gewenst, daar de inbreng van meerdere
partijen sectoren, diensten, externen strategisch en inhoudelijk zwaar wegen. Tevens is het van
belang dat de resultaten van het project invloed hebben op deze betrokken partijen, hetgeen vaak
betekent dat voor het bereiken van de uiteindelijke effecten de inbreng van betrokken partijen cruciaal
is. Door deze partijen bij het project te betrekken in de rol van werkgroeplid, wordt de verantwoordelijk
voor het behalen van de effecten mede door deze partijen gedragen. Partijen die o.a. in de werkgroep
zijn vertegenwoordigt, zijn Team Stadsvernieuwing Publieksservice als bewaker van het
monumentale erfgoed, en het Facilitaire Bedrijf als bewaker van o.a. de inrichting en de
werkomstandigheden in de toekomstige situatie.
Project Manager:
verantwoordelijk
Verantwoordelijk voor de bewaking, aansturing en bijstelling van het proces welke nodig is, voor
de uitvoering van het projectplan op basis van de afspraken in het projectcontract en het bereiken
van de gewenste effecten.
Verantwoordelijk voor de organisatie van de proceskwaliteit. dit proces bestaat uit het complex
van activiteiten binnen het projectteam en tussen de verschillende partijen in de projectomgeving,
