PERSPECTIEFNOTA 2001 - 2004 Dienst: Algemene Zaken
OMBUIGINGSVOORSTEL O-AZ-4
PERSPECTIEFNOTA 2001 - 2004 Dienst: Algemene Zaken
OMBUIGINGSVOORSTEL O-AZ-5
Beleidsproduct:
Productcode:
Naam van het voorstel: INTEGRATIE MOBILITEITSBUREAU EN P&O-ADVIES
Korte omschrijving voorstel: integratie Mobiliteitsbureau en P&O advies.
Effecten c.q. gevolgen:
Zichtbaar in
2001
2002
2003 2004
Maatregelen:
Budgetverlaging per jaar
(x f1.000,-)
2001
2002
2003
2004
Vermindering 0,5 fte formatie Mobiliteitsbureau
Beëindiging Mobiliteitsbureau
Sectorhoofd (1,0 fte)
Loopbaanadviseur (0,5 fte)
werkplek (2)
Overige integratiewinst
+35
+120
+35
+45
+p.m.
Onderbouwing:
In de zomer van 2000 komt P&O-advies tot stand bij Algemene Zaken als centrale bundeling
van gemeentebrede P&O-activiteiten. In de plannen is opgenomen dat ook het
Mobiliteitsbureau daar onderdeel van zal gaan uitmaken.
De integratie is in een later stadium voorzien; uiterlijk 2003. De gedachte daarbij is dat het
Mobiliteitsbureau gedurende de ontwikkelingsfase van P&O-advies eigenstandig 'productie'
blijft draaien en de taken pas naar P&O-advies overgaan zodra dit opportuun is. Op deze
wijze kan optimaal gebruik worden gemaakt van de huidige expertise van het
Mobiliteitsbureau.
io
Beleidsproduct: Facilitair Bedrijf
Productcode:
Naam van het voorstel: EFFICIENCYSLAG FACILITAIR BEDRIJF
Korte omschrijving voorstel: Door middel van integratie en rationalisatie van werkprocessen bij het
Facilitair Bedrijf realiseren van een substantiële efficiencyverbetering, tot uitdrukking komend in een
structurele kostenverlaging van f 1.250.000,- per 2004.
Effecten c.q. gevolgen:
2000
Zichtbaar in
2001
2002
2003 2004
Maatregelen:
Efficiencywinst FB
Bedrijfsbureau FB
Afbouw overvraging
Planvorming FB
Budgetverlaging per jaar
(x f1.000,-)
2000
2001
p.m.
-150
-250
-250
+150
2002
+125
2003
+125
2004
+1.500
Onderbouwing:
Het Facilitair Bedrijf heeft tot doel de gemeentelijke organisatie op een professionele en bedrijfsmatige
wijze te faciliteren bij het realiseren van hun primaire processen en doelen.
Bij de intrek in het Stadskantoor in 1993 is het Facilitair Bedrijf ontstaan als samenvoeging van de
betreffende afdelingen uit de verlaten locaties. De indeling in de teams Dl, IT en Beheer is daarbij
gehandhaafd. Van deze locatiesamenvoegingen werden verbeteringen verwacht:
op teamniveau door schaaleffecten, en
op FB-niveau door integrale processen
Bij de totstandkoming van het FB is geen capaciteitberekening voor de nieuwe situatie gemaakt, maar
wel is, voor de hand liggend, geredeneerd dat door centralisatie en schaalvergroting de benodigde
capaciteit van het FB kleiner zal kunnen zijn dan de som van de oorspronkelijke drie delen. Er is dus
direct een efficiencytaakstelling aan het FB opgelegd.
De integratie op het niveau van de teams is 7 jaar na dato nog geen uitgemaakte zaak en laat grote
verschillen zien. Het gebrek aan teaminterne integratie heeft zijn weerslag op de integratie op FB-
niveau. Tussen de drie teams is nog nauwelijks afstemming/uitwisseling en van een meerwaarde
hebbende integratie op het niveau van het Facilitair Bedrijf is dan ook zeker nog geen sprake.
Het bij de start achterwege laten van een goede capaciteitsberekening in relatie tot het gewenste
serviceniveau wreekt zich op de beheersing van volumeontwikkelingen.
Het productievolume wordt in eerste aanleg bepaald door de beschikbare (personele) capaciteit om de
dienstverlening te realiseren, maar ter zake het (maximale) afnamevolume bestaan geen afspraken.
Door het gemis aan een goed orderregistratiesysteem worden budgetuitputtingen niet bijtijds
gesignaleerd en de inmiddels bijkans structureel terugkerende overschrijdingen blijken pas achteraf.
Met de integratie van activiteiten is in 1999 een start gemaakt. Verdere planvorming voor de
ontwikkeling van het FB moet nog in detail plaatsvinden (2000), maar de relevante hoofdlijn voor de
perspectiefnota 2001-2004 betreft het realiseren van een substantiële efficiencywinst in deze periode
door een kritische beschouwing van het productenpakket van het FB ten aanzien van:
Vorm: kan met een andere/goedkopere vorm in de behoefte worden voorzien?
Productieproces: kan het product op een slimmere/goedkopere wijze worden gerealiseerd?
(geïntegreerde werkprocessen; schaalvoordelen)
Productievolume: hoe en op welk maximaal niveau dient het gevraagde product te worden
begrensd?
Een essentieel onderdeel van de ontwikkeling betreft de instelling van een bedrijfsbureau (ca. 2 fte) op
het niveau van het Facilitair Bedrijf. Dit bureau wordt ingezet voor zowel efficiency-analyses als voor de
begrenzing en bewaking van productievolumes.
Een concrete eerste stap in absolute zin is het beheersbaar maken en terugdringen van de huidige
(semi-)structurele overvraging van ca. 500.000,- aan ingehuurd tijdelijk personeel. Dit volume zal in 3
jaar tijd worden afgebouwd. Per 2003 moet het productieniveau, op een met de dan beschikbare
formele formatie realiseerbaar niveau, te zijn afgegrensd.
