PERSPECTIEFNOTA 2001 - 2004 Dienst: Algemene Zaken
VOORSTEL NIEUW BELEID N-AZ-2
PERSPECTIEFNOTA 2001 - 2004 Dienst: Algemene Zaken
VOORSTEL NIEUW BELEID N-AZ-3
Beleidsproduct: Statistiek en Onderzoek
Productcode:
5820505100
Naam van het voorstel: STATISTIEK EN ONDERZOEK - UITBREIDING FORMATIE
Te realiseren bestuurlijk doel: Verbeteren klantgerichtheid bestuurlijke organisatie
Relatie met het Bestuursprogramma 1998 -2002: Verbeteren klantgerichtheid bestuurlijke
organisatie door meer cijfermatige kennis van trends en ontwikkelingen, goed onderbouwde
meetbare doelstellingen en meer cijfers t.b.v. beleidsevaluatie
Relatie met strategische en operationele doelen uit het MeerjarenOntwikkelingsProgramma:
inputgegevens en monitorgegevens t.b.v. strategische en operationele doelen
Operationele doelen c.q. meetbare effecten
Streefnormen
2000 2001 2002 2003 2004
Maatregelen - activiteiten - producten
Budgetbeslag per jaar (x f 1.000,-)
2000 2001 2002 2003 2004
Product: Statistiek en Onderzoek i.o.v. B&W
activiteiten: uitbreiding Stat. Jaarboek,
ontwikkeling stat.jaarfolder en kerngegevens voor
internetsite, bijdragen aan Informatierasters
(meetbare doelstellingen)
-65
Onderbouwing van het voorstel:
Voorgesteld wordt om, mede in het kader van de grote belangen die gemoeid zijn met goede
statistische onderbouwing van subsidieaanvragen, beleidsevaluaties, MOP's, GSB-beleid en
-monitoring etc., het gemeentelijke bureau Statistiek en Onderzoek formatief breder en
minder kwetsbaar in te vullen. Hiervoor is geld in het kader van nieuw beleid nodig. Het
voorstel sluit goed aan bij de gemeentelijke bestuursprioriteit "Verbeteren klantgerichtheid
bestuurlijke organisatie". Heldere meetbare doelstellingen, maar ook het volgen van trends
en ontwikkelingen in de samenleving en de wens van de 'klant', alsmede beleidsevaluatie
vragen om een grote mate van cijfermatige input en onderzoekstechnische ondersteuning
voor de bestuurlijke organisatie.
Voor nieuw beleid wordt derhalve een bedrag van f 65.000,- gevraagd.
Met genoemd bedrag kunnen de volgende producten/activiteiten verricht worden:
bijdragen aan Informatierasters, definiëring, ondersteuning beleidsmedewerkers bij
bepaling doelstellingen, gegevens verzamelen;
verdere uitbouw van het statistisch jaarboek, meer beleidsrelevante gegevens op diverse
terreinen;
samenstellen statistische jaarfolder;
voorbereiden statistische informatie voor internetsite.
38
Beleidsproduct:
Productcode:
Naam van het voorstel: DOCUMENTAIR INFORMATIE SYSTEEM (D S) (w.o. vervanging
Propos)
Te realiseren bestuurlijk doel: Verbetering bedrijfsvoering, informatievoorziening en
dienstverlening
Relatie met het Bestuursprogramma 1998 -2002: Verbetering klantgerichtheid
Relatie met strategische en operationele doelen uit het meerjarenontwikkelingsprogramma.
Randvoorwaarden: Leeuwarden heeft aangegeven zich te willen aansluiten bij de ambitie
van het Rijk om in 2002 25 van de dienstverlening via de elektronische weg te laten
verlopen.
Operationele doelen c.q. meetbare effecten
Streefnormen
2000 2001 2002 2003 2004
Verbeteren klantgerichtheid organisatie.
Maatregelen - activiteiten - producten
Budgetbeslag per jaar (x f 1.000,-)
2000 2001 2002 2003 2004
Vervanging huidig Post- en Archief systeem door
een Documentair Informatie Systeem
-455
-342
-342
-342
Onderbouwing van het voorstel:
Het huidige Post en Archiefsysteem (Propos) is al enige jaren afgeschreven en sterk
verouderd (regelmatig uit de lucht, zeer gebruikersonvriendelijk, geen
managementinformatie). Het systeem voorziet slechts in de registratie van een deel van de
inkomende en uitgaande post en een deel van de besluitvormingsdocumenten (nota's en
raadsbesluiten). Door het gebruik van onder andere kantoorautomatisering worden alle
nagenoeg alle documenten (brieven, rapporten, tekeningen) decentraal elektronisch gemaakt
en decentraal opgeslagen. Daarbij komt nog dat steeds meer documenten in elektronische
vorm de organisatie binnenkomen (via Internet en e-mail) en circuleren. Door de huidige
werkwijze, is het zoek raken van documenten en daarmee de 'historie' van dossiers
inmiddels realiteit. Dit is een onverantwoord risico dat, indien niet wordt overgegaan tot
maatregelen, alleen maar groter wordt.
Als de gemeentelijke Internetsite straks geschikt is voor 'digitale' dienstverlening zal de
noodzaak tot een goed beheer sterk toenemen. Bovendien is een DIS noodzakelijk om
elektronische dienstverlening via het Internet te laten verlopen.
Om deze stromen te kunnen beheren en te voorzien in een digitaal archief waardoor alle
'dossiers' on line raadpleegbaar zijn, is de aanschaf van een hiertoe uitgerust Documentair
Informatie Systeem noodzakelijk.
De aanschaf/ontwikkeling van een DIS is een complexe aangelegenheid waarbij diverse
administratieve processen onder de loep moeten worden genomen. Niet alles kan tegelijk
worden aangepakt. Uit het binnenkort te houden verkenningsonderzoek naar eisen en
wensen rondom het documentenbeheer en archief van de gemeente zal een fasering in de
aanpak worden geadviseerd. Op basis van ervaringscijfers kan er van worden uitgegaan dat
een gefaseerde selectie en implementatie van een DIS ca. 3 tot 4 jaar in beslag neemt.
De totale investering zal ca. 4,5 miljoen gulden bedragen. Voorgesteld wordt deze totale
investering over de komende 4 jaar uit te smeren. Gelet op de urgentie van de vervanging
van het huidige Propos systeem is realisatie van deze vervanging voorzien in 2001. Bij de
raming van de structurele jaarlasten is uitgegaan van een afschrijvingstermijn van 5 jaar.
In de eerste jaar schijf is rekening gehouden met een dekking van f 58.000,- vanuit de
kapitaalslasten van het Propossysteem.
Van het investeringsbedrag van 1,5 miljoen per jaar is ongeveer 300.000 geraamd aan
interne kosten (niet BTW).
Er is daarnaast rekening met 15% onderhoudskosten.
