PERSPECTIEFNOTA 2001 - 2004 Dienst: Algemene Zaken
VOORSTEL NIEUW BELEID N-AZ-6
PERSPECTIEFNOTA 2001 - 2004 Dienst: Algemene Zaken
VOORSTEL NIEUW BELEID N-AZ-7
Beleidsproduct:
Productcode:
Naam van het voorstel: FACILITAIRE ONDERSTEUNING B&W
Te realiseren bestuurlijk doel: op het door B&W gewenste peil brengen van de facilitaire
ondersteuning op het Stadhuis.
Relatie met het Bestuursprogramma 1998 - 2002: geen
Relatie met strategische en operationele doelen uit het meerjarenontwikkelingsprogramma
geen
Operationele doelen c.q. meetbare effecten
Streefnormen
2000
2001
2002
2003
2004
Maatregelen - activiteiten - producten
Budgetbeslag per jaar (x f 1.000,-)
2000 2001 2002 2003 2004
Uitbreiding secretariële formatie (2,0 fte), waaronder
een unitleider (schaal 10) en inclusief opwaardering
(schaal 8)
Aanvullende werkplekkosten
Uitbreiding budget chauffeursdienst
Opleiding (incidenteel)
Frictiekosten (incidenteel)
-40
-12
-40
-30
-p.m.
-120
-33
+30
+p.m.
Onderbouwing van het voorstel:
Reeds langere tijd bestaat er onvrede terzake de omvang en het niveau van de secretariële
ondersteuning van B&W in het Stadhuis. Thans is 2,7 fte, gewaardeerd op MBO-niveau
toegestaan, maar al langere tijd wordt dit op tijdelijke basis aangevuld tot 4,4 fte.
Desondanks wordt de ondersteuning onvoldoende geacht.
In de zomer van 1999 is de situatie door TopStart doorgelicht op het punt van de secretariële
ondersteuning. In de betreffende rapportage wordt de problematiek in grote bevestigd. Er is
sprake van:
een omvangrijk structureel formatietekort, ook nog als de tijdelijk uitbreiding wordt
meegerekend
een gebrek aan directe aansturing
slechte werkstructurering en gebrek aan samenwerking, ook met de bodedienst
ontoereikende kopieerfaciliteit
onhandige, niet-arboconforme, werkruimtes
In het voorstel voor nieuw beleid 2000 is reeds voorzien in de aanpak van de ruimtelijke
voorzieningen. Ook is toen voorzien in een uitbreiding van de 1 fte bodedienst en 0,5 fte
bodedienst/chauffeur. Dit in relatie tot het gebruik van het Stadhuis en de definitieve
huisvesting van B&W aldaar. Inmiddels is, ondanks deze uitbreiding, opnieuw een tekort in
de chauffeurdienst gebleken.
In dit voorstel voor nieuw beleid 2001 worden middelen gevraagd om de secretariële
ondersteuning op het door B&W gewenste (en landelijk tenminste gangbare) niveau te
brengen van (ca.) 4,7 fte op HBO-niveau (schaal 8). NB: Er wordt een pm-post voor
frictiekosten voorgesteld mocht een en ander niet met het huidige personeel kunnen worden
gerealiseerd.
Daarnaast wordt ten behoeve van de kwaliteitsimpuls een scholingsbudget van f 30.000,--
voorgesteld.
Voor de chauffeursdienst wordt nogmaals een extra budget gelijk aan 0,5 fte voorgesteld.
De directe facilitaire ondersteuning (secretariaat, bodedienst, chauffeurs) in het Stadhuis zal
als een vrijwel zelfstandige unit worden ingericht door binnen de secretariële formatie de
functie van leidinggevende/coördinator (schaal 10) in te richten. Enerzijds wordt dit direct
gelegitimeerd door de dislocatie van het Stadhuis t.o.v. de overige diensten, anderzijds blijkt
het door andere specifieke eisen (werktijden, hectiek) toch ook nauwelijks mogelijk om deze
meerwaardehebbend met de ondersteuning aan de andere dienstonderdelen te combineren.
42
Beleidsproduct: Persoonsinformatie
Productcode: 003.01
Naam van het voorstel: KLANTVRIENDELIJKHEID KWALITEITSVERBETERING GBA
DATABANK
Te realiseren bestuurlijk doel: Klantvriendelijkheid Kwaliteitverbetering GBA databank
Meetbare effecten
Streefnormen
2000 2001 2002 2003 2004
Optimale registratie van vreemdelingen in het GBA.
Afhandelingsprocedure mbt. Verblijfstitel wordt
verkort van 3 maanden naar 1,5 maand.
Activiteiten/producten
Budgetbeslag per jaar (x f 1.000,-)
2000 2001 2002 2003 2004
GBA-persoonsgeg.: personeel (0,5 fte/schaal 8)
Werkplek
Inkomsten leges
Resultaat
-41
-27
+15
-53
Onderbouwing:
In het kader van de perspectiefnota 2000 zijn voor de duur van twee jaar middelen
beschikbaar gesteld voor formatie-uitbreiding als gevolg van door het Rijk voorgeschreven
wettelijke taken op het gebied van de vreemdelingenregistratie. Dekking is gevonden in de
"overwaarde" van het fonds vluchtelingenhulp. Nu inmiddels is gebleken dat inderdaad
sprake is van een substantiële taakverzwaring met capaciteitsconsequenties zal vanaf 2001
in structurele dekking moeten worden voorzien. Hieraan is een kostenpost verbonden van
f 53.000,- per jaar.
Hieronder volgt de motivering, zoals is ingediend voor Perspectief 2000:
Het eerste contact van de vreemdeling wordt gelegd met de Nederlandse overheid in plaats
van met de Politie. De vreemdeling kan aan één loket worden geholpen ipv meerdere 3
stuks, namelijk: vreemdelingendienst, burgerzaken en bureau nieuwkomers). Naast de
eerste inschrijving vindt ook de eerste aanvraag voor een verblijfsvergunning plaats en wordt
het Bureau Nieuwkomers voor het invorderingstraject ingelicht. De door het Rijk vast te
stellen leges zijn nog niet bekend. Uitgangspunt is een vergoeding van f 30,- per
inschrijving. Er hebben in 1998 plm. 500 inschrijvingen plaatsgevonden. De vergoeding in de
vorm van leges wordt dan in totaal 500 x f 30 f 15.000.
De gemeenten Delft, Zoetermeer, Utrecht en Haarlem hebben meegewerkt aan een pilot met
betrekking tot het 1-loket voor vreemdelingen. Hierover is een rapportage gemaakt. Naar
aanleiding van deze rapportage is door het Ministerie van Binnenlandse Zaken, in het kader
van het Overheidsloket 2000 programma besloten om de gemeente te verplichten om per 1
april 1999 1-loket voor vreemdelingen in te voeren. Het primaire doel is gericht op het
verbeteren van de service aan de vreemdeling. De vreemdelingen kunnen hun aanvraag
voor een verblijfsvergunning en de inschrijving in GBA in één doen. Door de intensievere
contacten met de Vreemdelingendienst is de doorlooptijd van de procedure voor de aanvraag
van een vergunning tot verblijf van 3 maanden naar 1,5 maand verkort.
Verbeteringen in de serviceverlening kunnen met name nog worden aangebracht op het
terrein van de duidelijkheid over de procedure, de termijnen en de mee te brengen
documenten. Dit kan bereikt worden door het geven van meer en betere voorlichting aan de
vreemdeling en dan wel in andere talen dan in het Nederlands. Dit zou er ook voor zorgen
dat het aantal bezoeken aan het 1-loket verder naar beneden gebracht kan worden, omdat
de vreemdeling dan waarschijnlijk vaker de benodigde bescheiden in zijn bezit heeft.
Dit voorkomt dat de vreemdeling telkens terug moet komen om alsnog de benodigde
bescheiden te overleggen. Daarnaast kunnen de wachttijden aan het loket worden verkort
