PERSPECTIEFNOTA 2001 - 2004 Dienst: Algemene Zaken
VOORSTEL NIEUW BELEID N-AZ-8
door het werken op afspraak en het in elkaar schuiven van het inschrijfformulier van de GBA
en de vergunning tot verblijf (vtv)-aanvraag en zou voor een nog efficiëntere werkwijze de
opleiding aan loketmedewerkers verbeterd kunnen worden en kan een verdere integratie
plaatsvinden van de vreemdelingendienst en Bureau Nieuwkomers in het loket door de
koppeling van computersystemen.
De werkwijze volgens het 1-loket voor vreemdelingen leidt tot efficiënter werken aan de hand
van twee aspecten:
het aantal foutmeldingen (mismatches) bij de VAS/GBA-uitwisseling
het terugbrengen van de behandelingsduur van de vtv-aanvraag.
Bijkomende voordelen: Vreemdelingendienst krijgen direct juiste gegevens aangeleverd en
de leges worden bij aanvraag aan het loket al betaald, in tegenstelling tot voorheen.
Neveneffecten: toename werkbelasting Burgerzaken. Dit komt, doordat de behandelingsduur
registratie van vreemdelingen nu GB17 plm. 500 stuks, langer wordt en de Ovreemdeling
meer vragen heeft. Op basis van de huidige aantallen wordt een verzoek gedaan om uit te
breiden met een halve fte. Hierdoor worden ook de wachttijden langer. Op basis van de
huidige informatie wordt er een vergoeding per aanvraag voorgesteld in de vorm van leges.
44
Beleidsproduct:
Productcode:
Naam van het voorstel: KNELPUNT WERKVOORRAAD SEMI-STATISCH ARCHIEF
Te realiseren bestuurlijk doel: inlopen werkvoorraad semi-statisch archief binnen de wettelijke
bewaartermijnen: uitvoering Rapport Van Driel. Tegelijkertijd beperken van de fysieke
ruimtenood.
Relatie met het Bestuursprogramma 1998 - 2002: geen
Relatie met strategische en operationele doelen uit het meerjarenontwikkelingsprogramma
geen
Operationele doelen c.q. meetbare effecten
Streefnormen
2000 2001 2002 2003 2004
Maatregelen - activiteiten - producten
Budgetbeslag per jaar (x f 1.000,-)
2000
2001
2002
2003
2004
Structurele formatie uitbreiding (0,3 fte)
vierjarige formatie-uitbreiding (3,4 fte+ werkplek)
-20
-325
-20
+325
Onderbouwing van het voorstel:
Met de van krachtwording van de Archiefwet 1995 is de bewaartermijn in het semi-statisch
archief van 50 jaar verkort naar 20 jaar. Dat betekende dat in de gemeentelijke archieven in
het slechtste geval 'ineens' 30 jaar semi-statisch archief gereed moest worden gemaakt voor
overbrenging en openbaarmaking in het statisch archief; volgens de wet mag daar 10 jaar
over worden gedaan.
Met de inloop van deze plotselinge werkvoorraad is in de formatie van het semi-statisch
archief echter nooit rekening gehouden. Al jaren wordt daarom, net als bij vele andere
gemeenten overigens, tegen een achterstand aangehikt. Nog steeds worden in Leeuwarden
de nieuwe wettelijke termijnen gehaald, maar zonder nader ingrijpen zullen in 2002 de eerste
achterstanden zich voordoen.
In het rapport van archiefinspecteur Wim van Driel (5/99) is de situatie bij het semi-statisch
archief integraal geanalyseerd:
Vastgesteld is dat de huidige formele formatie van 1,9 fte reeds onvoldoende is om de
structurele drukte bij het semi-statisch archief te verwerken. De productiviteit ligt
daarnaast laag door langdurige ziekte en inefficiënte werkprocessen.
De benodigde structurele formatie wordt becijferd op 2,5 fte. Inmiddels zijn FB-interne
aanpassingen gepleegd om de werkelijk beschikbare capaciteit te vergroten. De
aansturing van het semi-statisch archief is verbeterd en thans is 2,2 fte uitvoerende
capaciteit beschikbaar, echter met een vooralsnog ontoereikend kennisniveau.
De thans nog in te lopen werkvoorraad is begroot op 13,65 fte. Binnen de thans
beschikbare formatie is daarvoor geen capacitieve ruimte te vinden, bovendien bevat de
werkvoorraad onderdelen waarvoor de benodigde deskundigheid ontbreekt.
De situatie rond de werkvoorraad is urgent vanwege fysiek ruimte gebrek. Reeds in begin
2000 zal voor opslag ruimte buiten het semi-statisch archief worden gezocht. Om dit zoveel
mogelijk te beperken wordt om de uitvoering van het rapport Van Driel reeds in 2000 ter hand
te nemen. Dat wil zeggen: formatie van het semi-statisch archief structureel met 0,3 fte te
vergroten en de 13,65 fte werkvoorraad in vier jaar weg te werken met een tijdelijke 4-jarige
uitbreiding van 3,41 fte.
