Begroting 2001
Dienst Algemene Zaken
Toelichting op het organisatieschema
- De Dienst Brandweer
De belangrijkste doelstelling van aanhaking als aparte dienst aan de dienst
Algemene Zaken is de communicatie en het contact met de totale organisatie te
intensiveren en de brandweer beter te betrekken bij de gemeentelijke
organisatie.
- In de sector Middelen zijn onder de controller het directiesecretariaat, het secr.
OR/OC en de staffunctionarissen van de dienst ondergebracht. Het gaat hier om
de O&I adviseur en de P. en C.-adviseurs. Tevens is de afdeling inkoop
vooralsnog aan dit onderdeel toegevoegd. Vanwege de totstandkoming van
P&O-advies maken de P. en O.-functies niet langer deel uit van de sector
Middelen.
- De sector Facilitair Bedrijf bestaat uit de afdelingen Informatietechnologie,
Beheer en Documentaire Informatievoorziening. De afdeling Vastgoed maakte
deel uit van het Facilitair Bedrijf en werd rechtstreeks aangestuurd door de
directeur dienst Algemene Zaken. Per 1 januari 2000 is de afdeling overgegaan
naar de dienst Stadsontwikkeling.
- Sector Communicatie
Het onderdeel Representatie is overgegaan naar de sector JVZ.
- Sector Juridische en Veiligheidszaken
De taakgroepen die bij JVZ zijn ondergebracht zijn juridische advisering en
bezwaarschriften, kabinetszaken, representatie, verzekeringbeheer en openbare orde en
veiligheid.
- De sector Publiekszaken bestaat uit de teams Burgerzaken, Belastingen, Balie en
Telefonie.
- Gemeentearchief
- Personeelsservice en Informatie. Het voormalige Intern Arbeidsbureau is
rechtstreeks onder de directeur gehangen en heeft zich inmiddels ontwikkeld tot
een mobiliteitscentrum.
De uitvoering van de werkzaamheden van het onderdeel Personeelsinformatie is
vanaf 1 januari 1999 in experimentele vorm ondergebracht bij een externe
dienstverlener.
- Sector Administratie Beheer en Consolidatie is verantwoordelijk voor de financiële
administratie, het applicatiebeheer van het financieel concern informatiesysteem en
de consolidatie van de gemeentelijke begroting en rekening
14
Begroting 2001
Dienst Algemene Zaken
4.3 Uitgangspunten van bedrijfsvoering
Planning en Control
Het continue ontwikkel- en verbeterproces met betrekking tot het planning en control-
instrumentarium zal ook in 2001 onverminderd worden voortgezet. In het afgelopen
jaar lag het accent vooral op het optimaliseren van de financiële beheersstructuur; dit
o.a. door middel van het totstand brengen van een kort-cyclische, betrouwbare en
volledige vastlegging van financiële gegevens. Geleidelijk aan zal de aandacht worden
verlegd naar het ontwikkelen van instrumenten en systemen ten behoeve van
outputnormering- en meting. Dit teneinde management en bestuur beter in staat te
stellen daadwerkelijk te sturen op de gewenste output en effecten. Daarbij gaat het niet
alleen om het benoemen van prestaties en normeringen voor kosten en kwaliteit maar
tevens om het in de bedrijfsvoering integreren van monitoringssystemen gericht op het
tussentijds volgen en eventueel bijsturen van de prestaties en de bijbehorende
kwaliteitsaspecten. Uiteraard zullen deze inspanningen zoveel mogelijk via
concembrede trajecten vorm en inhoud moeten krijgen. Tevens zal, mede in
concemverband, meer aandacht moeten worden besteed aan methodes en technieken
gericht op het uitvoeren van heldere analyses van de gerealiseerde exploitatieresultaten.
Dit om meer inzicht dan voorheen te verkrijgen in de opbouw van het rekeningresultaat
en mogelijke afwijkingen ten opzichte van de begroting. Ook zullen de analyses meer
inzicht moeten bieden in verschillen als gevolg van afwijkingen in geleverde prestaties.
Personeel en Organisatie
De herpositionering van de P&O-discipline in de vorm van de totstandkoming van een
sector P&O-advies welke in de loop van 2000 zijn beslag zal krijgen vraagt ook voor
het management van de dienst AZ om een herbezinning op de rol en invulling van de
P&O-functie binnen de eigen dienst. Via een dienstverleningsover-eenkomst met de
nieuwe sector en het leveren van een bijdrage aan de tot-standkoming van concembreed
P&O-beleid, zal moeten worden gedefinieerd aan welke P&O-producten, passend in de
gewenste ontwikkeling van de dienst, voor de komende jaren behoefte is.
Overeenkomstig de onderliggende doelstellingen van het nieuwe P&O-concept zal het
accent daarbij meer dan voorheen moeten komen te liggen op een pro-actieve,
strategische invulling van de P&O-inspanningen.
Organisatie en informatie
Informatie- en communicatietechnologie (ICT) infiltreert in alle haarvaten van de
samenleving en niet minder in alle geledingen en processen van de gemeentelijke
organisatie. ICT transformeert - of zal dat onherroeplijk gaan doen - de bedrijfspro
cessen, de interne en externe communicatie en de relaties met de omgeving (andere
overheden, burgers, bedrijven en instellingen).
Het rijksbeleid is erop gericht in 2002 de overheidsdienstverlening voor 25% via
Internet te laten verlopen, via één of een beperkt aantal virtuele loketten. Dit zal leiden
tot aanzienlijke investeringen in het standaardiseren en digitaliseren van gegevens, het
geïntegreerd automatiseren van processen en het integreren en herinrichten van die
processen.
Niet in de laatste plaats door de keuze voor de rol van regisseur neemt de behoefte aan
stategische informatie, ter monitoring van bijvoorbeeld maatschappelijke effecten of het
sturen van op afstand geplaatste taken, aanzienlijk toe.
Het werkterrein van de Organisatie en Informatie-functie binnen de gemeente
Leeuwarden wordt door al die ontwikkelingen steeds meer van strategisch belang en
neemt in omvang en complexiteit toe. Dit is heel duidelijk merkbaar aan een sterke
groei van projecten waarbij de O&I-functionarissen betrokken worden voor advies of
handwerk. Op vrijwel alle beleidsterreinen spelen informatie-, organisatie(inrichtings)-
15
