Dienst- en sectorbegroting Bestuur en Concernstaf2001
3.2 Personeel en organisatie
Personeel- en organisatiebeleid is geen autonome entiteit, het is een afgeleide van en
onderhevig aan omgevingsdynamiek. Het personeel- en organisatiebeleid moet een bijdrage
leveren aan het functioneren van Leeuwarden als lokale overheid. Dat is ook de reden dat in
het Bestuursprogramma is opgenomen dat er een nota Personeelsbeleid zal worden
geproduceerd.
P&O-management is cruciaal voor de bedrijfsvoering en daarmee voor het dagelijks
(operationeel/tactisch) functioneren van de ambtelijke organisatie. Om te kunnen spreken van
P&O-beleid, van een effectieve en duurzame bijdrage aan de missie en strategie van
Leeuwarden, is het noodzakelijk om ook de bestuurlijke ambities bij de formulering van het
P&O-beleid te betrekken.
Dit onderscheid tussen enerzijds een adequaat (operationeel) P&O-management en anderzijds
een strategische benadering (P&O-beleid), leidt, gegeven de urgentie om tot
kwaliteitsverbetering te komen, bijna als vanzelf tot een tweesporen-aanpak.
Het eerste, endogene spoor biedt de mogelijkheid om op vrij korte termijn resultaten te boeken
in de verbetering van het dagelijks p&o-management.
Het productontwikkelingsplan van P&O-Advies (de geconcentreerde gemeentelijke P&O-
sector), voorziet in dit eerste spoor. In dat plan wordt met name gekeken naar bestaande
knelpunten en het P-instrumentarium dat het management - ongeacht de meer fundamentele
analyse uit de tweede benadering - sowieso ter beschikking moet hebben om te komen tot
kwaliteitsverbetering in het managen van de personele factor. Dit productontwikkelingsplan
met een looptijd tot ultimo 2001, waarvan een eerste opzet aan het management is aangeboden,
zal na overleg met de Ondernemingsraad en de commissie voor Georganiseerd Overleg in
uitvoering worden genomen.
Het tweede, exogene spoor vraagt zoals gezegd, om een fundamenteler benadering: een analyse
van de samenhangen en afhankelijkheden tussen maatschappelijke ontwikkelingen,
bestuurlijke positionering en -ambities en P&O-beleid. Dit spoor heeft het karakter van een
reflexief en iteratief proces en behoeft een langere adem.
We vertrekken daarbij niet vanaf een nulpunt. Er zijn in het Bestuursprogramma, in LEVI,
MOP en Perspectief naast inhoudelijke ambities ook noties verwoord over de rol, positie en
bestuursstijl van Leeuwarden als lokale overheid: de gemeente als regisseur, verzelfstandigen
van de uitvoering, netwerkorganisatie, meer projectmatig en wijkgericht werken, klantgerichte
dienstverlening, interactieve beleidsvorming etc.
Dat gedachtegoed heeft op een aantal plaatsen, zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau, in
Leeuwarden ingang gevonden en vraagt thans om verdere uitwerking en concretisering.
Het traject hiervoor is in 2000 gestart met de productie van een zgn. Startnotitie en enkele
bijeenkomsten waarin dominante bestuurlijke thema's zijn geformuleerd en richtinggevende
uitspraken zijn gedaan met betrekking tot de gemeentelijke organisatie. In 2001 zal dit tot
afronding komen en de productie van een P&O-nota voor de jaren na 2001 worden
gerealiseerd.
5
Dienst- en sectorbegroting Bestuur en Concernstaf2001
3.3 Organisatie en informatie
Inleiding
Informatievoorziening, in de breedste zin van het woord, is in de dynamische en complexe
netwerksamenleving van vandaag en de toekomst een van de belangrijkste kritische
succesfactoren in het bereiken van de gemeentelijke ambities. Immers: Om te kunnen (blijven)
sturen en een netwerkspeler van betekenis te zijn, is steeds meer, kwalitatief hoge, informatie
nodig. Wil de gemeente snel kunnen reageren en beslissingen nemen, dan is het nodig dat
management- en beleidsinformatie makkelijk en snel voor bestuur en management toegankelijk
is. Goed projectmatig en wijkgericht werken vraagt om informatie die over sector- en
dienstgrenzen heen door de hele organisatie gedeeld kan worden.
Om de dienstverlening aan burgers en bedrijven efficiënter, beter, sneller en goedkoper te
maken worden loketten fysiek en virtueel geïntegreerd (gemeentewinkel, internet). Steeds meer
dienstverlening zal elektronisch moeten verlopen. Het kabinet streeft hierbij naar 25% van alle
overheidsdienstverlening in 2002.
Om dit in de (digitale) frontoffice mogelijk te maken moet er ook in de backoffice (de
systemen die de primaire processen ondersteunen en communicatiesystemen) veel gebeuren.
Integratie, ontsluiting en digitalisering zijn hierbij de komende jaren de drie sleutelwoorden.
1Integratie van processen, gegevens (databanken) en systemen
2. Ontsluiting van informatie voor de burgers via het internet en ontsluiting intern van
informatie uit die systemen ten behoeve van beleids- en besluitvorming
3. Digitalisering van correspondentie, dossiers, documenten (brieven, formulieren,
nota's, memo's) maar ook van de dienstverlening aan en communicatie met de
klanten van de gemeente.
In het jaar 2000 stond het doen van onderzoek naar de mogelijkheden om onze
informatiehuishouding te verbeteren centraal, evenals het ontwerpen van een nieuwe
informatiearchitectuur (groeimodel). In 2001 worden als vervolg daarop meer concrete
maatregelen getroffen.
De op stapel staande vervanging en implementatie van cruciale informatiesystemen biedt
aanzienlijke kansen om de informatiehuishouding te verbeteren. Wij hebben hiervoor in de
begroting dan ook ruimte gemaakt.
De financiële consequenties van de vervanging van het GBA (gemeentelijke
basisadministratie) in 2000 zijn verwerkt, alsmede die van de vervangingen van GH+
(belastingen) en SOCIAL (sociale zaken) die in 2001 hun beslag krijgen. Bij beide projecten
wordt nadrukkelijk gekeken naar de mogelijkheden om de uitwisseling van gegevens met
andere (in- en externe) systemen te verbeteren.
Ook zijn er in het kader van de perspectiefnota 2001 e.v. middelen beschikbaar gesteld voor
een investering in een Documentair Informatie Systeem, waarvan de eerste onderdelen in 2001
worden geïmplementeerd.
Voor de verdere uitbreiding van de dienstverlening op het internet is incidenteel een
ontwikkelbudget beschikbaar gesteld en wordt structureel, met ingang van 2001, het budget
voor het technisch en inhoudelijk beheer van de gemeentelijke website verhoogd.
Het spreekt voor zich dat de invoering van de EURO in 2001 de nodige aandacht en inzet van
middelen zal vragen.
Daarnaast loopt een aantal andere trajecten, rondom managementinformatie en telewerken, die
in 2001 binnen bestaande middelen zullen worden gerealiseerd.
6
