Dienst- en sectorbegroting Bestuur en Concernstaf2001
Post- en archiefsysteem - Invoering Documentair Informatie Systeem
lil 2001 start de invoering van een Documentair Informatie Systeem (DIS), waarbij de
vervanging van het huidige, verouderde postregistratie systeem en het digitaal maken van
dossiers hoogste prioriteit krijgen.
In dit kader zullen ook maatregelen worden getroffen om de toenemende stroom van
elektronische communicatie via de website en via e-mail in goede banen te leiden, zodat
voldaan kan worden aan de wettelijke eisen ten aanzien van archivering en verantwoording en
de gemeente als gevolg van deze snelle vorm van communiceren geen onaanvaardbare risico's
loopt. Ook het bewaken van afhandelingtermijnen zal door het DIS ondersteund worden.
Daarnaast wordt, ter voorbereiding op de invoering van het Centrum voor Werk en Inkomen,
aandacht besteed aan het digitaliseren van de dossiers van de Sector Sociale Zaken.
Het DIS zal in de loop der jaren uitgebouwd worden tot een gemeentebreed beheerssysteem
voor registratie, verwerking (workflow) en opslag van alle inkomende, uitgaande en interne
documenten.
De directeur Concernstaf treedt op als opdrachtgever voor dit project. Invoering van een DIS is
een zeer complex en omvangrijk traject. Het zal 3 tot 4 jaar bestrijken.
In relatie tot het DIS krijgt het huidige rudimentaire Intranet van de gemeente een nieuwe
impuls, zodat voor de medewerkers en de raadsleden nieuwe, zeer gewenste,
informatiediensten beschikbaar komen.
Geografisch Informatie Systeem
Binnen het project Leeuwarden Zuid, waarin het makkelijk en zorgvuldig kunnen uitwisselen
van informatie (digitale tekeningen, plannen, kaartmateriaal) met de lijnorganisatie en met
externe partners van groot belang is, krijgt een Geografisch Informatiesysteem (GIS) vorm.
Van dit GIS kunnen in de toekomst ook andere stadsontwikkelingsprojecten profiteren.
Internet
De in 2000 gelanceerde website van de gemeente zal in 2001 middels een aantal projecten
uitbreidingen krijgen. Hierbij wordt aansluiting gezocht met de verdere ontwikkeling van de
gemeentewinkel en in verband daarmee weer landelijke projecten zoals Overheidsloket 2000.
De website heeft conform de ambities in eerste instantie een informatief karakter gekregen.
Transacties zijn nog niet mogelijk en de interactiviteit is beperkt tot het kunnen versturen van
een e-mail naar een centrale elektronische postbus of rechtstreeks naar een raadslid. In 2001
wordt het voor de inwoners van Leeuwarden mogelijk om een aantal gemeentelijke producten
aan te vragen via de website. Ook zal geëxperimenteerd worden met interactieve
beleidsontwikkeling rondom nog nader vast te stellen thema's.
Financiële Informatiesysteem (EAGLE)
Naar de eventuele vervanging van EAGLE, waarvan de economische levensduur is verstreken,
start in 2001 een verkenningsonderzoek. Hierbij wordt tevens onderzocht of het wenselijk is
een nieuw financieel systeem te integreren met een (project)planningssysteem en/of met een
HRMsysteem.
De in het jaar 2000 ontworpen informatiearchitectuur van de toekomst, waarin duidelijk wordt
hoe de verschillende systemen met elkaar (zouden moeten gaan) samenhangen, zal hieraan
richting geven.
Managementinformatie
In 2000 is een start gemaakt met het treffen van voorzieningen (rudimentair datawarehouse)
om uit de verschillende bedrijfskritische systemen geïntegreerde managementinformatie te
genereren. In 2001 krijgt dit zijn vervolg. Voor zover op het moment van opstellen van de
begroting is te voorzien, kan een en ander binnen bestaande middelen worden gerealiseerd.
Thuis-/telewerken
De in 2000 gestarte pilot thuistelewerken bij de Dienst Welzijn, waarbij ons intranet via een
internetverbinding ontsloten wordt voor medewerkers die minimaal twee dagen per week thuis
7
Dienst- en sectorbegroting Bestuur en Concernstaf2001
werken, wordt medio 2001 geëvalueerd. Op basis hiervan zal het concernbrede beleid ten
aanzien van thuiswerkplekken en telewerken worden ontwikkeld en vastgesteld. Vooralsnog
wordt voorzien dat dit nieuwe beleid gefinancierd kan worden uit de besparingen die het
inleveren van werkruimte in het Stadskantoor opleveren.
Euro
Het zwaartepunt van de acties om Leeuwarden europroof te maken ligt in 2001Verordeningen
en tarieven worden aangepast en vastgesteld, software wordt aangepast en getest, formulieren,
brochures, beschikkingen en bestanden gewijzigd. Deze bijstellingen vinden plaats binnen de
kaders die zijn aangegeven in het Beleids- en Referentiekader (1999) en de strategische keuzes
die gemaakt zijn in het implementatieplan (2000).
De meeste objecten zijn op 31 december 2001 europroof. Een beperkt aantal objecten
(parkeermeters en andere automaten waar munten ingeworpen moeten worden) wordt in de
eerste weken van 2002 vervangen, wanneer daadwerkelijk met de euro betaald kan worden.
Deze acties garanderen dat de doelstellingen van het gemeentelijke Europroject worden
behaald.
3.4 Overige ontwikkelingen
Voor 2001 staat de start van de eerste herijking van Visie-2030 op het programma en zal het
bestuursconvenant over het Ontwikkelingskader Leeuwarden naar verwachting voor het eerste
volle jaar volledig gaan functioneren.
Bij het Rijk wordt gewerkt aan het ontwikkelen van een voorstel over de monitoring,
verantwoordingssystematiek en zelfanalyse van het grote stedenbeleid. Verwacht wordt dat
hier in 2001 invulling aan gegeven zal moeten worden, ook al kennen we nu de inhoud van het
te verwachten voorstel niet.
Een derde ontwikkeling die op gang gebracht zal worden is een traject van
kwaliteitsverbetering in het ambtelijk voortraject voor de politiek-bestuurlijke
besluitvormingsprocessen. Nog dit jaar wordt hiervoor een plan van aanpak gemaakt.
Tot slot wordt er gewerkt aan een plan van aanpak voor de invoering van een
kwaliteitszorgsysteem. Bij de perspectiefnota kan hier een voorstel voor nieuw beleid uit
voortvloeien.
8
