Begroting 2002
Dienst Algemene Zaken
De sector JVZ is in 2001 uitgebreid met het nieuw gevormde team
Bestuursondersteuning, bestaande uit secretariaat, bodes en chauffeurs. De tijdelijke
middelen voor de inzet van Stadswachten en voor de werkzaamheden rond gevonden
voorwerpen zijn nu structureel in de begroting opgenomen.
Publiekszaken
De herstructurering van de sector Publiekszaken heeft nog onvoldoende verbetering in
de dienstverlening aan de burger opgeleverd. Dit betekent dat in 2002 opnieuw extra
accent gelegd zal worden bij de sectorale bedrijfsvoering. Het sterk klantgerichte
karakter van een sector Publiekszaken vereist naast een stimulerend en motiverend
personeelsbeleid in het komende jaar een goede beschrijving van de Administratieve
Organisatie, het maken van tijdige rapportages, het opstellen analyses van de
bedrijfsvoering zodat er een efficiënte bedrijfsvoering ontstaat en blijft bestaan. Via
meting en benchmarking van outputgegevens zullen objectieve normen voor de
dienstverlening worden ontwikkeld.
Andere belangrijke (veranderings)processen die voor 2002 (e.v.) op het programma
staan zijn de procesbeschrijvingen, de verkiezingen en audits met betrekking tot de
GBA en de privacy.
Communicatie
Communicatie is zowel bepalend voor het beeld van de gemeente naar buiten als voor
de soepelheid van de interne bedrijfsvoering. In de aandachtspunten 2002 van de sector
Communicatie krijgen beide aspecten aandacht.
Het college van burgemeester en wethouders heeft in toenemende mate behoefte aan
strategische communicatieadvisering. De sector wil daarom de ondersteuning van het
College van burgemeester en wethouders versterken.
Daarnaast zal de sector een rol gaan spelen in de ontwikkeling van de 'virtuele media'.
De toegankelijkheid van de gemeente voor burgers en bedrijfsleven wordt daardoor
vergroot en de kwaliteit van de informatie en dienstverlening verbeterd.
Voor 2002 wordt de uitgifte van een personeelsblad voorzien. Daarmee wordt de interne
communicatie van een nieuw medium voorzien. De interne communicatie zal tevens
worden verbeterd door het dagelijkse onderhoud van de op het intranet beschikbare
informatie.
Mobiliteitscentrum
In 2002 zal de sector PSI zijn omgevormd tot de sector 'mobiliteitscentrum'. Eerder zijn
de taken van het cluster 'personeelsinformatievoorziening' definitief op afstand gezet
en ondergebracht bij een particuliere onderneming op het terrein van salarisverwerking;
de producten die betrekking hebben op 'personeelsinformatievoorziening' zijn
ondergebracht bij de sector P&O-advies. In de onderhavige begroting is dus alleen het
product 'mobiliteitscentrum' opgenomen.
In 2002 zal een onderzoek naar de mogelijkheid van verzelfstandiging van het
mobiliteitscentrum worden gedaan.
Directie en Middelen
In het komende begrotingsjaar zal vanuit de sector onverminderd worden getracht om
de waarde van de P&C-instrumenten als managementtool te vergroten. Naast het verder
uitbouwen van de kwaliteit van de P&C-instrumenten zullen de inspanningen vooral
Begroting 2002
Dienst Algemene Zaken
gericht zijn op het verder overdragen van de inhoudelijk verantwoordelijkheid voor de
P&C-producten naar het lijnmanagement.
Het jaar 2002 zal onder meer in het teken staan van de volgende speerpunten"
Ontwikkeling instrumentarium outputsturing
Ondersteuning omslag naar vraaggestuurde en resultaatgerichte organisatie
Advisering rondom uitbestedingsvraagstukken.
Inkoop traject Energiesector
Begin 2001 is de sector uitgebreid met een adviseur op het gebied van administratieve
organisatie en interne controle. De secretariële ondersteuning ten behoeve van het
management wordt verder gebundeld in een secretaressepool.
Administratie, Beheer en Consolidatie
De werkzaamheden van het team Beheer en Consolidatie zijn overwegend
dienstoverstijgend te noemen, terwijl die van het team Administratie zich voornamelijk
beperken tot die voor de diensten AZ en Concernstaf. Wat zij gemeen hebben, is het
ondersteunende karakter ten behoeve van de desbetreffende dienst en/of de gemeente.
Bij de inrichting van de sector is rekening gehouden met een verdere concentratie van
de financiële verwerkingsfuncties binnen de gemeentelijke organisatie. Mede als gevolg
van de uithuizing van de financiële verwerkingsfuncties in het Bildthuys is de
verwachting dat in de loop van 2002 de centralisatie van de financiële
verwerkingsfunctie geëffectueerd zal worden.
De sector blijft zich ook in 2002 specifiek richten op de in het kader van de projecten BBI-
LIS/ORION en de taskforce financiële structuren voorgestane kwaliteitsverbeteringen. Als
belangrijke kapstok voor deze kwaliteitsslag zal in 2002 het project vervanging Eagle
functioneren.
De (vacante) functie managementassistente (0,5 fte) is overgeheveld van ABC naar
Middelen t.b.v. de dienstbrede secretaressepool.
Facilitair Bedrijf
Doordat de gemeentelijke organisatie nog voortdurend groeit en daarmee het aantal
werkplekken, stijgt het totale volume van de facilitaire kosten ten opzichte van de
afgelopen jaren.
Het Facilitair Bedrijf wil - in aansluiting op het concept van de makelende dienst voor de
gehele dienst AZ- het accent verschuiven van uitvoerder naar makelaar en adviseur in
facilitaire ondersteuning. Daarvoor is het nodig dat eerst de dienstverlening en de
bedrijfsvoering van het FB verder op orde worden gebracht. In het veranderingstraject FB04
wordt dat de beheersfase genoemd en in dat kader zal er in 2002 veel energie moeten worden
gestoken in het 'onder beheer' krijgen van zaken als werkprocessen en administratieve
organisatie. In 2002 zal het mogelijk moeten zijn om met de klant afspraken te maken over het
niveau van de facilitaire dienstverlening, de zogenaamde SLA's (Service Level Agreements).
Daarnaast zal er in 2002 hard gewerkt moeten worden aan het verder gestalte geven aan
het ontwikkelingstraject met als uiteindelijk resultaat een efficiëntiewinst van 1,5
miljoen ten opzichte van de begroting 2000. Deze taakstelling zal uiterlijk in 2004 in
zijn geheel gerealiseerd moeten zijn.
De ondersteuning van het bestuur in het BCL is in 2001 overgebracht naar de sector
JVZ.
7
