Begroting 2002
Dienst Algemene Zaken
Toelichting op het organisatieschema
- De Dienst Brandweer
De belangrijkste doelstelling van aanhaking als aparte dienst aan de dienst
Algemene Zaken is de communicatie en het contact met de totale organisatie te
intensiveren en de brandweer beter te betrekken bij de gemeentelijke organisatie.
- In de sector Middelen zijn onder de controller het directiesecretariaat, het secr.
OR/OC en de staffunctionarissen (O&I adviseur en de P. en C.-adviseurs) van de
dienst ondergebracht. Tevens is de afdeling inkoop vooralsnog aan dit onderdeel
toegevoegd. In 2001 is een aangezet gegeven tot het vormen van een
secretaressepool, deze pool zal voorlopig onder de sector middelen worden
onder gebracht. Daarnaast is in 2001 een proef gestart met het opzetten van de
AO/IC functie.
- De sector Facilitair Bedrijf bestaat uit de afdelingen Informatietechnologie,
Beheer en Documentaire Informatievoorziening.
- Sector Juridische en Veiligheidszaken
De taakgroepen die bij JVZ zijn ondergebracht zijn juridische advisering en
bezwaarschriften, kabinetszaken, representatie, verzekeringbeheer en openbare orde en
veiligheid.
- De sector Publiekszaken bestaat uit de teams Burgerzaken, Belastingen, Balie en
Telefonie.
- Gemeentearchief
De kerntaken van het Gemeentearchief worden samengevat in de begrippen
beoordelen, behouden, bewerken en benutten van archieven
Mobiliteitscentrum
De taken van het Mobiliteitscentrum zijn het bij elkaar brengen van vraag/vacatures
(intem/extem) en aanbod/kandidaten (matchen), loopbaanadvisering en het
advisering over de ontwikkeling en implementatie van mobiliteitsbeleid.
Sector Administratie Beheer en Consolidatie is verantwoordelijk voor de financiële
administratie, het applicatiebeheer van het financieel concern informatiesysteem en
de consolidatie van de gemeentelijke begroting en rekening
Sector Communicatie
De taken die zijn onder gebracht bij de sector Communicatie betreffen onder meer
de communicatie rond b w, publieksvoorlichting, communicatie-advies bij
beleidsontwikkeling en projecten, statistiek en onderzoek en gegevensbewerking en
-verstrekking aan derden.
Sector P&O-advies
De activiteiten van de sector worden onderscheiden naar concern taken
(werkgeverschap, organisatieontwikkeling, arbo, etc).en service taken
(loopbaanadvisering, projecten, arbeidsomstandigheden, functiewaardering etc.)
Begroting 2002
Dienst Algemene Zaken
4.3 Uitgangspunten van bedrijfsvoering
Planning en Control
Het continue ontwikkel- en verbeterproces met betrekking tot het planning en control-
instrumentarium zal ook in 2001 onverminderd worden voortgezet. In het afgelopen jaar
lag het accent vooral op het optimaliseren van de financiële beheersstructuur; dit o.a.
door middel van het totstand brengen van een kort-cyclische, betrouwbare en volledige
vastlegging van financiële gegevens. Geleidelijk aan zal de aandacht worden verlegd
naar het ontwikkelen van instrumenten en systemen ten behoeve van outputnormering-
en meting. Dit teneinde management en bestuur beter in staat te stellen daadwerkelijk te
sturen op de gewenste output en effecten. Daarbij gaat het niet alleen om het benoemen
van prestaties en normeringen voor kosten en kwaliteit maar tevens om het in de
bedrijfsvoering integreren van monitoringssystemen gericht op het tussentijds volgen en
eventueel bijsturen van de prestaties en de bijbehorende kwaliteitsaspecten. Uiteraard
zullen deze inspanningen zoveel mogelijk via concembrede trajecten vorm en inhoud
moeten krijgen. Tevens zal, mede in concernverband, meer aandacht moeten worden
besteed aan methodes en technieken gericht op het uitvoeren van heldere analyses van
de gerealiseerde exploitatieresultaten. Dit om meer inzicht dan voorheen te verkrijgen in
de opbouw van het rekeningresultaat en mogelijke afwijkingen ten opzichte van de
begroting. Ook zullen de analyses meer inzicht moeten bieden in verschillen als gevolg
van afwijkingen in geleverde prestaties.
Personeel en Organisatie
De strategische P&O-nota vraagt ook voor het management van de dienst AZ om een
herbezinning op de rol en invulling van de P&O-functie binnen de eigen dienst. Via een
dienstverleningsovereenkomst met de sector P&O-advies en het leveren van een
bijdrage aan de totstandkoming van concembreed P&O-beleid, zal moeten worden
gedefinieerd aan welke P&O-producten, passend in de gewenste ontwikkeling van de
dienst, voor de komende jaren behoefte is.
Overeenkomstig de onderliggende doelstellingen van het nieuwe P&O-concept zal het
accent daarbij meer dan voorheen moeten komen te liggen op een pro-actieve,
strategische invulling van de P&O-inspanningen.
Organisatie en informatie
Informatie- en communicatietechnologie (ICT) infiltreert in alle haarvaten van de
samenleving en met minder in alle geledingen en processen van de gemeentelijke
organisatie. ICT transformeert - of zal dat onherroepelijk gaan doen - de
bedrijfsprocessen, de interne en externe communicatie en de relaties met de omgeving
(andere overheden, burgers, bedrijven en instellingen).
Het rijksbeleid is erop gericht in 2002 de overheidsdienstverlening voor 25% via
Internet te laten verlopen, via één of een beperkt aantal virtuele loketten. Dit zal leiden
tot aanzienlijke investeringen in het standaardiseren en digitaliseren van gegevens, het
geïntegreerd automatiseren van processen en het integreren en herinrichten van die
processen.
Niet in de laatste plaats door de keuze voor de rol van regisseur neemt de behoefte aan
strategische informatie, ter monitoring van bijvoorbeeld maatschappelijke effecten of
het sturen van op afstand geplaatste taken, aanzienlijk toe.
Het werkterrein van de Organisatie en Informatie-functie binnen de gemeente
Leeuwarden wordt door al die ontwikkelingen steeds meer van strategisch belang en
neemt in omvang en complexiteit toe. Dit is heel duidelijk merkbaar aan een sterke
groei van projecten waarbij de O&I-functionarissen betrokken worden voor advies of
handwerk. Op vrijwel alle beleidsterreinen spelen informatie-, organisatie(inrichtings)-
of technologische vraagstukken. Vraagstukken die door de toenemende onderlinge
(informatie/gegevensjafhankelijkheid niet altijd meer op sectoraal en/of dienstniveau
afgehandeld kunnen worden. Tegelijkertijd moet ervoor gewaakt worden dat een
integrale aanpak niet leidt tot het frustreren of tegenhouden van goede deel-initiatieven.
11
