Blad 2
Juridische schouw
Wij hebben besloten het projectplan "uitvoeren juridische
schouw" dat reeds opgesteld is en dat zich richt op de
juridische kwaliteit en de juridische risico's financieel
en inhoudelijk samen te voegen met de inventarisatie
risicogebieden
Intern of extern
De eerste vraag die zich voordoet is of een dergelijke
brede inventarisatie door de eigen organisatie of door een
extern adviseur moet worden uitgevoerd. Ter beantwoording
van die vraag zijn de voordelen van zowel een interne als
een externe uitvoering van de inventarisatie op een rij
gezet
Voordelen interne uitvoering inventarisatie:
Stimuleert het zelfreinigend vermogen van de organisatie.
Sluit aan bij het concept van een lerende organisatie.
Doet een beroep op de eigen verantwoordelijkheid.
Kan het zelfvertrouwen vergroten.
Creëert draagvlak/commitment voor te nemen maatregelen.
Expertise ten aanzien van de organisatie.
Lagere kosten.
Voordelen externe uitvoering van het onderzoek:
Onafhankelijk.
Onderzoeksexpertise
Voldoende capaciteit
Geen last van bedrijfsblindheid.
Geen neiging zaken toe te dekken.
Zowel een interne aanpak als een externe aanpak kennen
voordelen. Het ligt voor de hand de voordelen van beide
benaderingen te bundelen en de nadelen van beide te
vermijden/beperken. Dit kan door te kiezen voor een
gefaseerde aanpak, waarbij in de eerste fase sprake is van
een intern onderzoek met een externe eindtoets en de tweede
fase geheel met externe begeleiding plaatsvindt.
Doelstelling
De doelstelling van het onderzoek is het inzichtelijk
krijgen van de majeurrisico's in het apparaat, alsmede goed
te implementeren voorstellen tot verbetering van de
kwaliteit van de ambtelijke organisatie in brede zin.
Blad 3
Onderzocht wordt welke majeurrisico's de gemeente loopt.
Daarbij gaat het niet alleen om de inventarisatie van
risico's, maar ook om de beïnvloedbaarheid en de wijze
waarop beheersing dan wel monitoring van risico's plaats
vindt Risico's behoren tenslotte bij een normale bedrijfs
uitoefening
Het gaat om een breed onderzoek, dat wil zeggen dat het
niet alleen gaat om onderzoek op het terrein van de
middelen (personeel, informatie, organisatie en financiën)
maar ook op juridisch, beleidsmatig en bestuurlijk terrein.
Onderzoek in twee fases
Wij stellen ons voor het onderzoek in twee fases te doen
plaatsvinden. In de eerste fase vindt een vooronderzoek
plaats door de ambtelijke organisatie welke ter bestuur
lijke aanvulling en beoordeling aan het college wordt
voorgelegd. De fase eindigt met een externe toetsing van de
resultaten. Mede aan de hand daarvan wordt beslist op welke
onderdelen een verdere verdieping van het onderzoek moet
plaatsvinden en welke maatregelen moeten worden genomen
voor beheersing dan wel monitoring van risico's. Deze
tweede fase vindt plaats met externe begeleiding.
Offertes
Door de gemeentesecretaris zijn gesprekken gevoerd met een
drietal mogelijke externe partners, te weten: Ernst Young
Accountants, PriceWaterhouseCoopers en Boer&Croon
Management Consultants. Op basis van de gesprekken zijn
door de betreffende organisaties offertes uitgebracht.
Aangezien geen van de offertes naadloos aansloot bij de
uiteindelijke opdracht hebben wij besloten de gemeente
secretaris opdracht te gegeven het selectietraject voort te
zetten met de offerte van de organisatie die het best
overeen kwam met de opdracht, te weten met: Boer&Croon
Management Consultants.
Uitvoering eerste fase
Elke sectormanager1 zet, desgewenst ondersteund door de
controller, de risico's van zijn/haar sector op een rij, in
ieder geval kwalitatief en zo mogelijk kwantitatief.
Voor zover wordt gesproken van sectormanagers wordt tevens bedoeld
projectleiders voor die projecten die niet onder een sectormanager
vallen
