Blad 4
De sectormanager bespreekt zijn/haar inventarisatie met de
controller. De controller kan voorstellen doen tot
wijzigingen en/of aanvullingen. Bij verschil van inzicht
tussen sectormanager en de controller kan beroep worden
gedaan op de uiteindelijk verantwoordelijke directeur van
de betreffende dienst.
De concernstaf inventariseert welke dienstoverstijgende
processen door geen van de sectormanagers zijn meegenomen
en voert voor die processen de risico-inventarisatie uit.
De dienstcontrollers voegen de sectorinventarisaties samen
tot een rapportage per dienst. Daarbij wordt tevens aan
gegeven voor welke onderdelen nader onderzoek wordt voor
gesteld dan wel waarvoor nadere maatregelen voor risico
beheersing en/of monitoring nodig zijn. De concern
controller doet dit voor de inventarisaties van de
concernstaf
De interne projectcoördinator voegt de dienstrapportages en
de rapportage van de concernstaf samen tot een concern
rapportage
Op basis van de concernrapportage doet de Directieraad
voorstellen tot aanvullend onderzoek en/of voorstellen ter
verbetering met inachtneming van reeds lopende of reeds
geplande verbeteringstrajecten.
Het geheel wordt getoetst door Boer&Croon. Deze neemt
kennis van de uitkomsten van de eerste fase en houdt
interviews met burgemeester en wethouders, het topmanage
ment en een aantal sleutelfiguren. Deze gesprekken zijn
gericht op het komen tot een oordeel over de uitkomsten van
de eerste fase.
Op basis van de rapportage van de eerste fase en op basis
van zijn eigen oriëntatie kan de extern adviseur commentaar
leveren op de rapportage van het ambtelijk management en
aanvullings- of wijzigingsvoorstellen doen voor het vervolg
onderzoek en/of de te nemen verbeteringsmaatregelen.
De concernrapportage, de voorstellen van het ambtelijk
management daarin begrepen, wordt door de Directieraad
aangeboden aan het college van b w. De resultaten van de
externe toetsing worden daaraan toegevoegd.
Het college stelt aan de hand van deze rapportage de
opdracht voor de vervolgfasen vast, gehoord de extern
adviseur en de Directieraad. De concerncontroller doet
daartoe een voorstel.
De rapportage en de opdracht voor de vervolgfasen worden
vervolgens aangeboden aan de Commissie Bestuur en Middelen
Blad 5
Op basis van de uitkomsten van het aanvullend onderzoek
rapporteert de Directieraad samen met de extern adviseur
aan het college. De rapportage bevat een concreet
stappenplan voor de verbeteringen in de organisatie.
Verder wordt zonodig het ambtelijk apparaat getraind en
ondersteund om te werken met instrumenten en methodieken om
voor de toekomst te kunnen beschikken over een aanpak om
risicogebieden te inventariseren en risico's onder controle
te houden.
De eindrapportage wordt door de Directieraad aan het
college aangeboden voorzien van advies door de extern
adviseur ter bespreking in een gezamenlijke b w/DR-
vergadering. Het college van b w stelt de rapportage vast
en biedt de eindrapportage aan de Commissie Bestuur en
Middelen aan.
Tijdsplanning
Besluitvorming
21 augustus 2001
5 september 2001
10 september 2001
college
Commissie Bestuur en Middelen
raad
Uitvoering
Eerste fase medio augustus - medio oktober
(is reeds door de dienstdirecteuren gestart op basis van de
eigen management verantwoordelijkheid).
Tweede fase medio oktober - medio januari.
(De tijdsplanning van de tweede fase is uiteraard geheel
afhankelijk van de uitkomsten van de eerste fase en zal
derhalve na afsluiting van de eerste fase eerst concreet
kunnen worden ingevuld)
Kosten
De kosten voor externe ondersteuning kunnen eerst goed
worden geraamd na afloop van de eerste fase, als duidelijk
is in welke mate aanvullend extern onderzoek, dan wel
ondersteuning gewenst is; f 280.000,- en de inzet van een
intern projectcoördinator.
Een eventueel resterend bedrag zal ten laste van de
Algemene Reserve moeten worden gebracht.
