Zelfanalyse risico's
Gelet op de beschikbare capaciteit kunnen in 2010 circa 850 van de 1350
gebruiksvergunningplichtigen vergund en gecontroleerd zijn. Als dit tempo
opgevoerd moet worden - hetgeen vanuit risico-reductie wenselijk is - zullen
meer fte's moeten worden ingezet
Mandaten
Bij een veranderende organisatie wordt soms op mandaten vooruitgelopen of
worden deze niet of pas achteraf geregeld. Verantwoordelijkheden zijn niet altijd
eenduidig formeel vastgelegd. Hieruit kunnen grote risico's voortvloeien.
Subsidies
Door niet tijdige besteding b.v. als gevolg van vertraging in planvorming kunnen
beschikbaar gestelde subsidies onder voorwaarden worden teruggevorderd.
Ook bij subsidies die de gemeente zelf verstrekt, kan het niet voldoen aan
formele vereisten zoals gesteld in de algemene subsidieverordening (o.a.
termijnen) leiden tot procedures en materiële gevolgen. Daarom is het van groot
belang dat de procesmatige beheersing van het ontvangen en verstrekken van
subsidies een goede aanhaking heeft binnen de gemeentelijke organisatie.
Dit kan onder meer worden gevonden in de toepassing van ICT (systeem voor
(subsidieafhandeling bij de dienst Welzijn).
Aanbestedingen
Het inkoopbureau heeft een goede procedure ontwikkeld voor aanbestedingen.
Desondanks komt het nog voor dat inkopen worden gedaan waarbij wettelijke
voorschriften en richtlijnen (met name Europese) niet worden gevolgd. Dat kan
financiële gevolgen hebben. Overigens blijkt dit bij alle gemeenten in 40% van
de gevallen nog niet op orde te zijn.
Juridische risico's
Een adequate uitoefening van de juridische functie van het openbaar
bestuur wordt steeds belangrijker. Nieuwe wetgeving heeft de verhouding
tussen burger en overheid deels veranderd. De gemeente is als marktpartij
naast de bepalingen van het burgerlijk wetboek ook gebonden aan
bestuursrechtelijke normen. Daarbij is het voor de burger eenvoudiger
geworden de overheid aan te spreken op haar handelen.
Deze ontwikkelingen maken een stevig verankerde juridische kennis binnen
de organisatie onontbeerlijk De gemeente loopt op juridisch gebied immers
steeds meer risico's als haar producten niet voldoen aan de wettelijke
vereisten. Deze risico's hebben onder meer betrekking op te voeren
procedures, toegewezen schadeclaims, extra (ambtelijke) inzet, termijnen of
financiële taakstellingen, verlies van overheidsgezag en politiek-bestuurlijke
gevolgen.
Uit de inventarisaties blijkt in algemene zin een kwetsbare aanwezigheid van
juridische kennis in het apparaat Binnen een aantal sectoren ontbreekt deze
kennis vrijwel volledig. Bij andere sectoren is de juridische kennis veelal
15
Zelfanalyse risico's
geconcentreerd in één persoon, hetgeen eveneens kwetsbaarheid met zich mee
brengt. De volgende aandachtsgebieden zijn gesignaleerd:
juridische kennis omtrent belastingen bij de dienst Algemene Zaken, maar
ook bij belastingmedewerkers bij de andere diensten4,
afdoening van bezwaarschriften binnen de geldende termijnen. Het gevaar
dat hierin schuilt is dat de rechter kan besluiten tot fictieve weigering met
alle risico's van dien. Het aantal bezwaarschriften is dusdanig hoog dat
uitbreiding van de onafhankelijke commissie wordt overwogen,
het Historisch Centrum Leeuwarden (HCL) heeft te maken met diverse
wetten, zoals de Archiefwet en de Auteurswet. Kwetsbare concentratie van
specialistische kennis kan leiden tot stagnatie in werkprocessen en het
onvoldoende waarborgen van rechten (inbreuk Auteurswet) kan claims van
derden tot gevolg hebben.
wij hebben ons ontwikkeld in de richting van de ondernemende overheid. Er
is nog geen beleid of richtlijn over de vraag hoe we in deze nieuwe positie
omgaan met openbaarheid van stukken. Gelet op de maatschappelijke
ontwikkelingen en recente ervaringen is het belangrijk dat juridische kennis
wordt uitgebreid en dat er een beleidslijn wordt ontwikkeld over actieve
openbaarheid.
Planning en control-cyclus
Het doel van de planning en controlcyclus is het aanreiken van een
instrument voor politieke sturing door de gemeenteraad. Die sturing is
gebaseerd op onze lange termijnvisie LEVI 2030 en het meerjaren
ontwikkelingsprogramma. De Perspectiefnota en de productbegroting zijn de
jaarlijkse sturingsinstrumenten die tot uitdrukking brengen dat de raad zich
richt op de 'wat'-vraag
Het tweede doel van de P&C-cyclus is de ondersteuning van de uitvoering.
De productbegroting is het contract op basis waarvan de uitvoering wordt
gerealiseerd. De ambtelijke organisatie is verantwoordelijk voor de
uitvoering, de 'hoe'-vraag. In zijn uitwerking is het gekozen besturingsmodel
nog onvoldoende effectief.
Het planning en controlsysteem heeft de laatste jaren een ingrijpende
professionalisering doorgemaakt. De P&C-instrumenten zoals die hierboven zijn
genoemd zijn uitgebreid en verbeterd. De jaarrekening is tijdig gereed en de
diensten leggen jaarlijks rekenschap af van hun verantwoordelijkheden.
Niettemin moet op onderdelen worden geconstateerd dat verdere kwaliteits
verhoging noodzakelijk is. Er is sprake van een te lange en moeizame
productietijd per onderdeel en een te geringe plaats voor doelmatigheids-,
resultaats-, en effectmetingen. Ook de voortgangsbewaking van grote projecten
is voor verdere verbetering vatbaar. In meer algemene zin verdient een tijdige
en voldoende aanlevering van informatie de aandacht voor politiek, bestuur,
ambtelijk management en de werkvloer over de voortgang van beleid, de
bereikte resultaten daarvan en de eventuele noodzaak tot bijsturing.
4 Inmiddels wordt de capaciteit uitgebreid met 1 fte.
16
