Blad 2
Bij het voorwaardencriterium staat de vraag centraal of bij
de uitvoering van de betrokken financiële
beheershandelingen wordt voldaan aan de via externe of
interne regelgeving voorgeschreven voorwaarden. Bij het
misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium gaat het om de
toetsing van de juistheid en volledigheid van gegevens
verstrekt door derden. Dit criterium speelt bij gemeenten
name een rol bij verstrekte inkomensoverdrachten, maar ook
bij gemeentelijke belastingen en heffingen.
Wijzigingen naar aanleiding onderzoek voorwaardencriterium
De rechtmatigheidscontrole van de accountant is aanleiding
geweest om na te gaan in hoeverre bij de uitvoering van de
financiële beheershandelingen de financiële verordening
intern wordt nageleefd met andere woorden in hoeverre wordt
voldaan aan het voorwaardencriterium. De bevindingen uit
dit onderzoek kunnen globaal in een drietal groepen worden
onderscheiden:
1. Aan bepaalde normen of grondslagen uit de verordening
wordt niet geheel voldaan. De vraag welke acties
daarbij moeten worden ondernomen om in de toekomst
dergelijke fricties te voorkomen hangt mede af van
het onderwerp waar de desbetreffende bepaling
betrekking op heeftIn bepaalde gevallen is de
conclusie dat aan een bepaling uit de financiële
verordening zondermeer moet worden voldaan. Dit
betekent dus dat in dergelijk geval actie moeten
worden ondernomen (bijv. het registreren van
bezittingen, het corrigeren in de administratie van
sommige afschrijvingstermijnen)In andere gevallen
is de conclusie daarentegen dat juist de verordening
niet (meer) goed aansluit bij de dagelijkse praktijk
of gehanteerde werkwijze van een gemeente (bijv. bij
de financieringsfunctie, bij het berekenen van
renteomslag). In zo'n geval verdient het aanbeveling
om de verordening aan te passen aan de werkelijkheid.
2. Een aantal bepalingen uit de financiële verordening
gaat met name in op de kwaliteit van de planning- en
control instrumenten. In dit soort gevallen kan
worden gesteld dat er sprake is van een
ontwikkelingsproces en dat vooralsnog niet volledig
aan de bepalingen uit de verordening kan worden
voldaan. De betreffende planning- en control
instrumenten zullen de komende tijd, in samenspraak
met de gemeenteraad, verder ontwikkeld moeten worden.
Ter voorkoming van eventuele onrechtmatigheid is
daarom in de herziene financiële verordening een
overgangsbepaling opgenomen (artikel 29)
Blad 3
3. Sommige bepalingen uit de financiële verordening
stellen eisen aan de kwaliteit van de
bedrijfsvoeringsystemen. Ten aanzien van deze
bepalingen is de conclusie dat niet zondermeer kan
worden vastgesteld of in de praktijk aan de gestelde
kwaliteitseisen wordt voldaan. Deze categorie
bepalingen uit de financiële verordening zijn bij de
herziening van de financiële verordening daarom
verder buiten beschouwing gelaten.
Wijziging van afschrijvingstermijnen
Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2003
heeft de accountant in zijn rapport van bevindingen ons
geadviseerd om de naleving van de interne richtlijnen voor
waarderingsgrondslagen met betrekking tot (vaste) activa en
de eventuele financiële effecten hiervan te onderzoeken en
eventuele aanpassingen te verwerken. Dit advies heeft ertoe
geresulteerd dat intern een afzonderlijk onderzoekstraject
is gestart, waarbij is nagegaan in hoeverre de in
werkelijkheid gehanteerde afschrijvingstermijnen afwijken
van de termijnen, zoals genoemd in de huidige financiële
verordening.
De conclusies uit dit interne onderzoek bevestigen de
bevindingen van de accountant, maar bieden in veel gevallen
ook inzicht in de oorzaken waarom is afgeweken van de
richtlijnen. De afwijkingen zijn ook in dit geval in drie
groepen te onderscheiden:
1. Afwijkingen wegens achterhaald afschrijvingsbeleid.
Uit het onderzoek kwam naar voren dat veel afwijkende
afschrijvingstermijnen zijn ontstaan in een periode waarin
een inmiddels achterhaald afschrijvingsbeleid werd gevoerd.
Op het moment van beleidswijziging is deze niet met
terugwerkende kracht ingevoerd. De destijds genomen
investeringsbeslissingen zijn gebaseerd op toen geldende
waarderingsgrondslagen en toen goed doordacht beleid.
Gezien het feit dat aanpassingen met terugwerkende kracht
bovendien nogal wat financiële consequenties tot gevolg
zouden hebben is veelal gekozen voor een
sterfhuisconstructie, waarbij de nieuw
afschrijvingstermijnen werden gehanteerd op het moment van
vervanging.
Om nu te voorkomen dat als gevolg hiervan er in de toekomst
onrechtmatigheid ontstaat, is in de herziene financiële
verordening een overgangsbepaling opgenomen (artikel 11 lid
5), waarin wordt aangegeven dat aanpassingen in de
afschrijvingstermijnen niet van toepassing zijn op reeds
bestaande materiële vast activa.
