2. Beleidsverantwoording
2.2 Paragrafen: Bedrijfsvoering
Mutaties leningenportefeuille volgens de rekening 2(
Omschrijving Bedrag i
Stand per 1 januari 2006
Nieuwe leningen
Reguliere aflossingen
Vervroegde aflossingen
Rente aanpassing (oud percentage)
Rente aanpassing (nieuw percentage)
Stand per 31 december 2006
16 x 1 min)
Euro's Gemiddelde rente Invloed op rente
175,5
4,89%
15,0
3,62%
-0,10%
-10,1
4,95%
-0,01%
-3,4
3,90%
0,02%
-120,8
4,78%
0,04%
120,8
4,74%
-0,07%
177,0
4,77%
-0,07%
Administratieve organisatie
Het betalingsverkeer van de gemeente is in 2006 nog verder geconcentreerd bij de Bank
Nederlandse Gemeenten (BNG). In 2006 liep ca. 99,1 van de gemeentelijke geldstromen via de
BNG. Daarnaast houdt de gemeente een beperkt aantal rekeningen aan bij de Postbank en de
Frieslandbank. Hoofdbankier is de BNG, de beide andere bankrelaties worden vooral aangehouden
als service naar de klanten en vanuit regionaal economische motieven. Saldi op deze rekeningen
worden afgeroomd ten gunste van de BNG rekening. Ook in 2006 is weer een aantal
bankrekeningen opgeheven en is de verwerking van de mutaties op de bankrekeningen
verdergaand geautomatiseerd. Daarnaast zijn verdergaande maatregelen genomen om het
contante geldverkeer te minimaliseren en het elektronisch betalen bij burgers zoveel als mogelijk
te stimuleren. Verder is in 2006 begonnen met de voorbereiding voor betalingen via het internet.
Naar verwachting zal voorjaar 2007 deze mogelijkheid ingevoerd worden.
Conform de richtlijnen staat de gemeente een correct betaalgedrag voor en een actief
invorderingsbeleid.
Werd in 2005 66 van de binnengekomen facturen op tijd door de gemeente betaald, in 2006 is
dit iets teruggelopen naar 65
De interne organisatie rondom het garanderen van geldleningen verloopt centraal.
2.2.5 Bedrijfsvoering
Controlling en risicomanagement
In het verslagjaar is opnieuw veel energie gestoken in de kwaliteit van de interne beheersing van
de ambtelijke organisatie. Het doet ons dan ook genoegen dat in de managementletter, die de
accountant naar aanleiding van de interim-controle 2006 heeft opgesteld, wordt geconstateerd dat
de gemeente Leeuwarden "in control" is en structureel werkt aan de verbetering en optimalisatie
van de organisatie.
De verrichte inspanningen hebben onder meer betrekking op de verdere borging van het
zogenaamde rechtmatigheidsbeheer. Onder rechtmatigheidsbeheer verstaan wij het ontwerpen,
uitvoeren en bewaken van alle beheersmaatregelen die nodig zijn om de financiële
beheershandelingen van de organisatie binnen de geldende wet- en regelgeving te laten
plaatsvinden.
Daartoe zijn in de afgelopen periode voor de belangrijkste processen specifieke normen- en
toetsingskaders ontworpen op grond waarvan de rechtmatigheid van de betrokken processen
beoordeeld en bewaakt kan worden. Ook zijn er interne controleplannen in ontwikkeling om de
naleving van de rechtmatigheidnormen te kunnen toetsen. Geleidelijk zal het
rechtmatigheidsbeheer volledig geïntegreerd worden in de planning en controlcyclus. Het
rechtmatigheidsbeheer is een specifiek onderdeel van het risicomanagement dat daarnaast nog een
groot aantal andere aandachtsgebieden omvat zoals juridische, fiscale en financiële risico's en
risico's verband houdende met de inzet van ICT-systemen.
278
2. Beleidsverantwoording
2.2 Paragrafen: Bedrijfsvoering
In samenhang met de verankering van het rechtmatigheidsbeheer is tevens hard gewerkt aan de
verdere invoering van technieken, procedures en vaardigheden van risicomanagement. Via een
selectieve benadering (eerst aandacht voor de meest risicovolle processen) wordt in interactie met
het lijnmanagement continue gewerkt aan de structurele inbedding van het risicomanagement in
de reguliere bedrijfsprocessen. Daarbij dient naar onze mening altijd gewerkt te worden vanuit een
risicoattitude die enerzijds voldoende waarborgen biedt voor een voldoende beheerste
bedrijfsvoering en anderzijds tevens de ruimte biedt om met durf en creativiteit inhoud te geven
aan beleidsambities. Voorkomen moet worden dat risicobeheersing leidt tot een obsessieve dwang
om risico's uit te bannen in plaats van passend advies om risico's te beheersen. Bij de invulling van
het risicomanagement is ook goede nota genomen van de aanbevelingen die wat dat betreft zijn
gedaan door de onderzoekscommissie Blauw Wil.
Voor de (risico-) beheersing van majeure projecten wordt verwezen naar het onderdeel
projectcontrolling van deze paragraaf.
In het kader van risicobeheersing is tevens onderzocht in hoeverre de beschikbare instrumenten en
procedures gericht op een goede sturing en beheersing van de Verbonden Partijen toereikend is.
Deze analyse heeft geleid tot een aantal bijstellingen van het beheersinstrumentarium waarover wij
u nog nader zullen informeren. Dit mede in het licht van de conclusies die de accountant op dit vlak
heeft getrokken in het kader van de jaarrekeningcontrole 2006.
Projectcon trolling
Het afgelopen jaar stond het breder toepassen van projectcontrolling in de organisatie centraal. Dit
heeft zich vertaald in projectcontrolling op de majeure projecten, met als gevolg dat in de
initiatieffase van een project al een projectstructuur wordt aangebracht en risico's in kaart worden
gebracht. Een dergelijke werkwijze verhoogt de kwaliteit en beheersbaarheid van projecten.
Dit jaar is een audit naar projectmanagement en projectcontrolling uitgevoerd. In het advies bij
deze audit is voorgesteld om de methodieken en standaarden die voor majeure projecten worden
toegepast organisatiebreed als standaard te hanteren. Voor meer inzicht in de uitkomsten van deze
audit verwijzen wij u naar de betreffende bijlage bij de jaarstukken.
Door de samenwerking tussen de diensten op het gebied van projecten en projectcontrolling is in
het afgelopen jaar het risicobewustzijn en de risicobeheersing gemeentebreed verbeterd. Voorts is
de archivering van projecten afgelopen jaar sterk verbeterd. Dit mede naar aanleiding van de
resultaten van het onderzoek Blauw Wit. Afgelopen jaar is een aantal dossiers in nauwe
samenwerking met de sector Projecten volgens de geldende richtlijn gearchiveerd.
Het verbeteren en optimaliseren van het proces en de beheersproducten van projecten en
projectcontrolling is een continue activiteit. Een belangrijke toevoeging van het afgelopen jaar
betreft het dechargeren van een project. Met een projectdecharge verlenen wij decharge aan de
ambtelijke projectleider, vervolgens wordt uw raad over de projectresultaten geïnformeerd.
Onderdeel van deze verbetering is ook het eerder aanbieden van de rapportage majeure projecten
aan uw raad. Hiermee wordt de actualiteitswaarde verbeterd.
Auditprogramma
In 2006 is op basis van de auditjaarplannen 2005 en 2006 een viertal onderzoeken uitgevoerd en
afgerond. Het betreft de volgende (typen) onderzoeken:
doelmatigheidsaudit sector Communicatie;
doelmatigheidsaudit P8iC-producten;
operational audit Projectmanagement;
operational audit Onderwijshuisvesting.
De belangrijkste conclusies en de daarop door het management geformuleerde acties zijn als
bijlage bij deze jaarstukken gevoegd.
Uit het auditjaarplan 2006 resteert nog een aantal uit te voeren onderzoeken. De audit naar het
onderdeel Grondzaken van de sector GEV is verschoven naar 2008 omdat hiernaar onlangs een
onderzoek door de Rekenkamer is uitgevoerd. Het onderzoek naar de sector Werk 8t Inkomen
wordt eveneens, mede op basis van één van de aanbevelingen uit de audit naar de sector Sociale
279
