12
Bij een aantal werkprocessen kan door standaardisatie op onderdelen meer
routinematig gewerkt worden, wat efficienter zou kunnen zijn, maar vooral ook van
belang is bij de zich voordoende collegiate vervanging. Het werken met
vaststaande formats voor bijvoorbeeld gespreksverslagen, projectopdrachten,
B&W-adviezen, raadsvoorstellen, om maar enkele te noemen, maakt de werkwijze
van de organisatie transparanter. Met voortvarendheid zal deze ontwikkeling verder
gestalte gegeven worden.
De budgethouderschapsregeling zal worden geactualiseerd. De bestaande regeling
werkt wel iedere aangewezen budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven
op die post) maar de regeling zal verduidelijkt en aangescherpt worden. Een
bijkomend hulpmiddel hierbij is het FIBS. (Financieel Jnformatie en Beheers
Systeem). Dit systeem geeft op het lokale computer netwerk op ieder moment de
stand van zaken van elke begrotingspost aan, inclusief de tot dat moment gedane
uitgaven op die post en de reeds aangegane verplichtingen. Met dit systeem, dat
begin 2005 operationeel is, kan directer en efficienter gestuurd worden door
bestuur en management., Vooral het op ieder moment beschikken over een
actuele financiele stand van zaken is een groot voordeel. Uiteraard blijven de
budgethouders verantwoordelijk voor hun budget en de ontwikkeling ervan. Zij
rapporteren tijdig aan MT en bestuur, wanneer die ontwikkeling uit de pas loopt.
Het postregistratie- en archiveringssysteem werkt op zich wel, maar is nogal
omslachtig en bovendien wordt dit voor meerdere doeleinden gebruikt. Vooral dat
laatste aspect geeft wel eens een verkeerd beeld van de geproduceerde
statistieken. In de verbetering ervan zal energie (en wellicht geld) gestoken worden.
Door de "bewaking'Van de voortgang van de stukken bij de clustercoordinatoren te
leggen, wordt er wel meer bovenop de afwerking gezeten. Feit blijft dat veel zaken
een langere looptijd hebben dan 6 a 8 weken. U moet daarbij denken aan wettelijke
termijnen en procedures, het opvragen van (vereiste) externe adviezen en de
besluitvormingscyclus via college en raadscommissie naar de raad.
Op het onderdeel Informatisering en Automatisering (l&A) zal in G-4verband
getracht worden een nieuw beleidsplan het licht te doen zien. Onderzoek heeft
uitgewezen dat alle G-4 gemeenten toe zijn aan een (ver)nieuw(d) l&A
beleidsplan. Tevens zal dan nagegaan worden of voor de zeer nabije toekomst een
andere personele invulling gegeven moet worden bij de ondersteuning van het l&A
proces. Zo langzamerhand is dat toch een van de onmisbare peilers geworden in
een administratieve organisatie en bovendien legt dit in toenemende mate beslag
op financiele middelen.
Aan het management de uitdaging dit binnen de door de raad gestelde (financiele)
kaders te houden.
Speciale aandacht zullen ook krijgen de publicatie van (een selectie uit) de B&W
besluitenlijst op de website, de dienstverlening in het algemeen en de
werkprocessen in de buitendienst van de sector Grondgebied.
Daar vooral de bedrijfsvoering een continu proces is en voortdurend aandacht
vraagt van het management, moet met het bovenstaande niet de indruk gewekt
worden dat er in de bouwsteen bedrijfsvoering niets gebeurd is. Het tegendeel is
waar, maar er geldt zoals boven deze rubrieksindeling staat, dat er nog niet
voldoende progressie geboekt is.
