Deel 3 - Interne communicatie
3.1 Formele en informele structuur
De interne communicatiestructuur heeft een formele en een informele component. De formele
communicatie loopt via een vastgelegde structuur waarvoor alle sectorhoofden en
bestuursorganen hun eigen verantwoordelijkheid hebben. Zij moeten enerzijds de kanalen en
middelen organiseren die de organisatie of het organisatieonderdeel in staat stellen te
communiceren, anderzijds zijn zij verantwoordelijk voor de inhoudelijke kant van die
communicatie en de vaste afspraken voor bijvoorbeeld werkoverleg. Op die wijze kunnen
medewerkers beschikken over die informatie die zij nodig hebben om goed te kunnen
functioneren.
Uiteraard bestaat daamaast een informele structuur, maar deze is niet relevant voor
ontwikkeling van het voorlichtings- en communicatiebeleid.
3.2 Doelstellingen interne communicatie
De hieronder genoemde doelstellingen geven de gewenste situatie weer.
Medewerkers zijn op de hoogte van de plaats van de organisatie in de samenleving en
van de voor de organisatie relevante ontwikkelingen in de samenleving.
Medewerkers zijn bekend met zowel hun plaats en rol in de organisatie als die van hun
organisatieonderdeel; ze beschikken, waar nodig, over de informatie die zij voor hun
functioneren op die plek nodig hebben en die in relatie staat tot hun functie.
Elke leidinggevende is bekend met de gegevens, de middelen en de vaardigheden die
nodig zijn om adequaat te kunnen communiceren met zijn mensen (bijvoorbeeld
tijdens het werkoverleg) en met andere niveaus en afdelingen.
Medewerkers hebben zich aan de hand van ontvangen juiste informatie zelfstandig een
oordeel kunnen vormen over de organisatie. Op basis daarvan hebben zij een correct
beeld van de organisatie en haar plaats in de maatschappij.
De organisatie wordt gekenmerkt door evenwichtigheid, zowel intern als extern, in
relatie met haar buitenwereld en verder door een optimaal communicatieklimaat, een
hoge graad van gemotiveerdheid bij de medewerkers en een bedrijfscultuur die als
inspirerend en doelmatig wordt ervaren.
Het gedrag van de organisatie(leden) is zodanig dat het een positieve bijdrage levert
aan een gunstige beeldvorming over de organisatie bij de exteme doelgroepen.
3.3 Identiteit
Er moet evenwicht zijn tussen wat gemeente Leeuwarderadeel werkelijk voorstelt (identiteit)
en de voorstelling (imago) die burgers van haar hebben. De identiteit is wat de gemeentelijke
organisatie wezenlijk is, vooral qua cultuur met alle tradities, gewoonten en regels voor
gedrag die daarin een rol spelen. Verder wordt de identiteit gevormd door de doelstellingen
van college van B&W en Gemeenteraad, het beleid dat zij voert, de wijze waarop zij zich in
sociaal-maatschappelijk opzicht manifesteert, haar positie in en betekenis voor de
samenleving en nog andere kenmerken die haar karakteriseren en herkenbaar maken.
