5.3 Burgerjaarverslag
Doel/beschrijving
Het dualisme verplicht de burgemeester jaarlijks een speciaal jaarverslag voor de burger (het
burgerjaarverslag) te schrijven. In dit document doet hij verslag van de kwaliteit van de
gemeentelijke dienstverlening en de burgerparticipatie in het afgelopen jaar. Daamaast mag in
het burgerjaarverslag gerapporteerd worden over andere zaken. Zodoende worden burgers
zich bewust van de rol die zij ten opzichte van de gemeentelijke organisatie spelen en kunnen
zij zich een correct beeld vormen van de gemeentelijke organisatie en diens plaats in de
maatschappij.
De primaire doelgroepen zijn de raad en de burgers.
Voorwaarden
Een goed burgerjaarverslag moet begrijpelijk zijn voor iedereen en conceptueel zodanig zijn
gestructureerd dat daadwerkelijk informatie-overdracht plaatsvindt. De voorlichter maakt een
communicatief concept en verzorgt de eindredactie van de teksten.
Daarbij wordt minimaal het voorwoord van de burgemeester in het Fries vertaald.
Planning
Jaarlijks ligt het initiatief voor de samenstelling van het burgerjaarverslag bij de voorlichter.
Er wordt naar gestreefd het burgerjaarverslag over het afgelopen jaar aan het einde van het
eerste kwartaal van het nieuwe jaar uit te brengen.
Budgettair beslag
- De kosten voor productie bedragen circa 2.500,-.
De ureninzet van voorlichting bedraagt circa 60 uur.
Realisatie
Eindverantwoordelijkheid voor de inhoud ligt bij de burgemeester. De voorlichter speelt een
initierende, coordinerende maar ook uitvoerende rol in het geheel en is verantwoordelijk voor
het maken van een communicatief concept, een werkplanning, het verzamelen van informatie
en fotomateriaal en de fijnafstemming op de burger.
5.4 Communicatieparagraaf/communicatieplan
Doel
Voorlichting en communicatie wordt tot de verantwoordelijkheid van iedere medewerker
gerekend. Iedere medewerker zou zich bij het maken van een B&W-voorstel of rapport af
moeten vragen op welke manier over een voorstel of besluit gecommuniceerd moet worden.
Een goed handvat daarbij is het opnemen van een communicatieparagraaf in een voorstel. De
voorlichter geeft in ieder geval advies bij B&W-voorstellen met exteme impact of belangrijke
PR-functie, maar kan desgevraagd ook op andere momenten voorzien in advisering.
Beschrijving
Bij elk voorstel aan B&W hoort een communicatieparagraaf. De paragraaf bevat informatie
over hoe met belanghebbenden over het besluit en het vervolg daarop gecommuniceerd
wordt. In de paragraaf wordt door de voorlichter kort beschreven wie ge'informeerd en/of
betrokken wordt, wat de boodschap is en welke communicatiemiddelen daarbij ingezet zullen
worden.
Bij grote projecten moet bij het B&W-voorstel een communicatieplan gevoegd worden. Bij
elk project van redelijke tot grote omvang hoort een communicatieplan.
12
