B. PROTOCOLLEN
De hieronder genoemde protocollen hebben tot doel afspraken vast te leggen en het voor
organisatieleden inzichtelijk maken van diverse werkprocessen.
Protocol Pers Mediacontacten
Doel
Het protocol Pers Mediacontacten heeft tot doel de organisatieleden duidelijkheid te
verschaffen over de wijze waarop met de media wordt gecommuniceerd. Perscontacten
hebben tot doel via de media met doelgroepen te communiceren en de gemeente te profileren.
Beschrijving
Het persprotocol legt vast op welke wijze de gemeente in welk geval met de pers omgaat.
Voorwaarden
Aan de inhoud van het persprotocol dienen alle organisatieleden zich te committeren.
Realisatie
Voorlichting, MT, portefeuillehouder.
Protocol Kabinetszaken
Doel/omschrijving
Het protocol Kabinetszaken heeft tot doel duidelijkheid te verschaffen over de wijze waarop
Kabinetszaken worden georganiseerd en gecoordineerd door de voorlichter. Het protocol
bevat een omschrijving van diverse kabinetszaken, zoals de Koninklijke Onderscheidingen,
een stroomdiagram waarin het proces van aanvraag tot evaluatie van de ceremoniele
bijeenkomst tijdens de jaarlijkse Lintjesregen schematisch wordt weergegeven. Per fase wordt
bij het stroomdiagram een toelichting gegeven op de werkzaamheden.
Planning
De werkzaamheden worden jaarlijks gepland aan de hand van het stroomdiagram zoals
beschreven in het protocol Kabinetszaken. De Lintjesregen (Algemene Gelegenheid) is ieder
jaar rond Koninginnedag.
Realisatie
Het beheer van het proces en het protocol ligt primair bij de voorlichter. De jaarlijkse
ureninvestering bedraagt 30 uur.
Protocol Representatie
Doel/beschrijving
In het protocol Representatie worden afspraken vastgelegd met betrekking tot interne en
exteme representatie van de gemeente Leeuwarderadeel. Het protocol geeft een omschrijving
van de diverse gelegenheden waarbij representatie gewenst is. Te denken valt aan een
(afscheids)receptie, een geboorte, een ontvangst of de uitreiking van het predikaat
Hofleverancierschap (Kabinetszaken). Per gelegenheid of evenement wordt aangegeven wat
het budget is en welk (relatie)geschenk kan worden aangeboden. Daamaast worden
altematieven aangedragen. Een voorbeeld: een bedrijf krijgt het predikaat
Hofleverancierschap. In het protocol Kabinetszaken wordt de afspraak vastgelegd dat de
burgemeester een bezoek brengt aan het betreffende bedrijf en een (korte) speech zal
verzorgen; in het protocol Representatie wordt aangegeven dat een bloemstuk ter waarde van
18
