Het kan niet de bedoeling zijn, dat een lid van de raad of een ander het originele stuk
mee naar huis neemt. Dit zou betekenen dat andere raadsleden en gei'nteresseerden niet
meer de mogelijkheid hebben om het document in te zien. Een raadslid of een andere
gei'nteresseerde mag echter wel een kopie van een ter inzage gelegd stuk maken.
De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Het ligt dan ook in de
rede dat stukken, die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de
raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage worden gelegd. Op
verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen.
Artikel 14 Openbare kennisgeving
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van
de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12
van de Algemene wet bestuursrecht. Tevens is de verplichting opgenomen de agenda en
stukken ook op het internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is
dit gewenst. Elke gemeente beschikt over een website. Dit is echter niet verplicht op
grond van de Gemeentewet.
Paragraaf 2 Orde der vergadering
Artikel 15 Presentielijst
De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20
Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de
presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen, dat het vergaderquorum aanwezig
is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29
van de Gemeentewet.
De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom stelt hij
samen met de voorzitter de presentielijst vast en ondertekent deze. Deze ondertekening
dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.
Artikel 16 Zitplaatsen
De griffier is overeenkomstig artikel 3 lid 1 in elke vergadering aanwezig en heeft daarom
een eigen zitplaats. De voorzitter kan na overleg in het presidium de indeling herzien,
indien daartoe aanleiding bestaat. Op grond van artikel 12 kunnen wethouders worden
uitgenodigd om in de vergadering aanwezig te zijn. Ook andere personen kunnen
uitgenodigd worden om ter vergadering aanwezig te zijn. De voorzitter is de aangewezen
persoon om voor een zitplaats voor hen te zorgen.
Artikel 17 Opening vergadering
De vergadering kan beginnen, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende
raadsleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. Artikel 20 van de
Gemeentewet voorziet in een procedure voor een tweede vergadering indien het vereiste
aantal leden niet op komt dagen.
Artikel 18 Primus bij hoofdelijke stemming
Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen aan het
begin van de vergadering; deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering, ook na
een eventuele schorsing. Uiteraard is ook hier afwijking mogelijk, bijvoorbeeld door te
bepalen dat pas op het moment van stemming de primus wordt bepaald. Zie ook artikel
28, vierde lid.
Artikel 19 Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag
wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de Gemeentewet
wordt alleen gesproken over de verplichting op een besluitenlijst openbaar te maken
(artikel 23, vijfde lid Gemeentewet). Voorheen werd in plaats van over verslag gesproken
over notulen. Gekozen is om aan te sluiten bij de terminologie van de Gemeentewet
(artikel 23, vijfde lid).
