Het conceptverslag wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de
leden en overige personen die het woord gevoerd hebben. Omdat wethouders, de
burgemeester, de griffier en de secretaris ook het woord kunnen voeren in de
vergadering, kunnen zij tevens een voorstel tot verandering van het verslag aan de raad
doen.
De griffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de raad. Daarom is de griffier
aangewezen om voorstellen tot wijzigingen van het verslag in ontvangst te nemen, het
verslag op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen Het is aan de
raad om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt. Een
afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling
Rechtspraak van de Raad van State). Als de secretaris aanwezig is, dient zijn naam,
omdat het een belangrijke functionaris blijft, vermeld te worden in het verslag. Hetzelfde
geldt voor wethouders.
Verder dient het verslag niet alleen een zakelijke samenvatting van hetgeen de leden
hebben gezegd te bevatten. Ook hetgeen de overige aanwezigen zoals bijvoorbeeld de
aanwezige wethouders of de gemeentesecretaris of burgers zeggen moet zakelijk
samengevat worden. Dit betekent dat die sprekers ook in het verslag genoemd moeten
worden.
Met de inwerkingtreding van de Aanpassingswet dualisering gemeentebestuur is de
openbaarmaking van een besluitenlijst van de raadsvergadering verplicht gesteld vanaf
19 februari 2003. Al eerder was in de Gemeentewet de verplichting voor het college
opgenomen (artikel 60), door middel van een amendement is dit nu ook voor de raad
geregeld in artikel 23, vijfde lid van de Gemeentewet. Tijdens de behandeling van dit
amendement in de Tweede Kamer is aangegeven dat de besluitenlijst op zo kort
mogelijke termijn moet worden gepubliceerd. Dit kan voordat het verslag is vastgesteld
aangezien de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen
beslissingen (dus niet alleen besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht maar
ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen).
Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk. Bijvoorbeeld een geluidsopname
van de raadsvergadering op CD, met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen -
voorzien van tijdscodes- en een besluitenlijst.
Artikel 20 Ingekomen stukken; mededelingen
Omtrent de (aan de raad gerichte) ingekomen stukken worden alleen voorstellen gedaan
en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld ter kennisneming, steunen,
afwijzen, in behandeling nemen, doorsturen naar een raadscommissie, doorsturen naar
het college etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde
verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en
besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid.
De schriftelijke mededelingen van het college aan de raad komen in principe ook bij de
raad binnen. De mededelingen zijn dan ook een ingekomen stuk. Verder bewaakt de
voorzitter de orde van de vergadering. De raad stelt op voorstel van het presidium de
wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast. Het presidium heeft de griffier
opgedragen voor elke raadsvergadering voorstellen te doen voor de behandeling van de
ingekomen stukken en deze behandelvoorstellen op te nemen op de lijsten van
ingekomen stukken en deze lijsten mee te zenden met de agenda en stukken voor de
raadsvergadering.
Een lid van de raad dat het woord wil voeren over 'ingekomen stukken' meldt dit onder
aanduiding van het onderwerp ten minste 12 uur voor aanvang van de vergadering
schriftelijk (e-mail) bij de griffier.
Artikel 21 Aantal spreektermijnen
Indien de raad van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is,
kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke
spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een
portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede
termijn.
