systeem door de omvang van de verantwoordingsverplichting te koppelen aan de hoogte van
het subsidiebedrag.
Bij de verstrekking van kleine subsidies aan bijvoorbeeld toneelverenigingen, muziekkorpsen
of ouderenbonden lopen gemeenten slechts een beperkt financieel risico. Het subsidiebedrag
is vaak niet zo hoog, terwijl de administratieve en bestuurlijke lasten naar verhouding vaak
wel hoog zijn. In dat verband wordt erop gewezen, dat een gemeente ervoor kan kiezen om
over te gaan tot directe vaststelling van en/of het verlenen van verantwoordingsvrije
subsidies. Daamaast bestaat de mogelijkheid om de periode, waarvoor de subsidie wordt
verstrekt, te verlengen.
In deze Modelverordening is ervoor gekozen om subsidies tot aan een bedrag tot 5.000 euro
direct vast te stellen of te verlenen en later ambtshalve vast te stellen binnen 13 weken na
afloop van de activiteit. Kenmerkend voor subsidies van minder dan 5.000 euro is, dat een
vast bedrag (lump sum) wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard
verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. De subsidieontvanger hoeft
geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor kunnen de
lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.
Een andere wijze om de administratieve lasten te verminderen, is om subsidie voor langere
tijd te verlenen; zo hoeft de aanvrager niet jaarlijks een aanvraag in te dienen. Daamaast
levert het de ambtenaar tijd en geld op, doordat hij niet iedere keer opnieuw de aanvragen
moet beoordelen. In de beschikking tot verlening kan worden aangegeven aan welke
tussentijdse verantwoordingseisen moet worden voldaan. In deze verordening is gekozen voor
het principe, dat slechts bij meerjarig verstrekte subsidies jaarlijks een verantwoording moet
worden ingediend. Het college kan bepalen welke gegevens zij in een tussentijdse rapportage
verlangt. Het ligt voor de hand om hier aan te sluiten bij de principes, zoals die zijn opgesteld
voor de eindverantwoording in het algemeen, dus slechts indien noodzakelijk en het
subsidiebedrag meer bedraagt dan 50.000 euro naast een inhoudelijk verslag ook een
accountantsverklaring. Ook kan veel voordeel worden behaald door het instellen van een
automatisch bevoorschottingsregime in plaats van de subsidieontvanger slechts een voorschot
op aanvraag te verlenen.
Best practice: gemeente Beesel
De gemeente Beesel (NB) heeft het verstrekken van een structurele subsidie voor een termijn
van 4 jaar ge'introduceerd in haar deelverordening Welzijn. Dit levert een aanzienlijke
kostenbesparing op. In de subsidieverordening kan de gemeente eisen dat eventuele
wijzigingen, die van belang zijn voor de hoogte van de subsidie, tijdig worden doorgegeven.
Best practice: gemeente Zaanstad
In de gemeente Zaanstad zijn de subsidies tot 5.000 euro verantwoordingsvrij, maar de
gemeente kan een steekproef uitvoeren. Vanwege deze steekproef dient de aanvrager zijn
boekhouding 5 jaar te bewaren, zoals dat ook voor de Belastingdienst geldt. Maar een
vrijwilligersorganisatie, zoals de ANBO, de Algemene Nederlandse Bond voor Ouderen,
heeft helemaal niets van doen met de Belastingdienst! De steekproef is voor een organisatie
als de ANBO dan ook zeer belastend. De ANBO heeft aangegeven liever jaarlijks de subsidie
te willen verantwoorden dan jaren te leven met de zorg, dat de gemeente op een zekere dag
om papieren kan vragen. Met andere woorden: als een vrijwilligersorganisatie als deze een
boekhouding moet bewaren voor een eventuele steekproef, is de ANBO van mening dat ze
deze net zo goed kan indienen.
