De voorzitter en/of secretaris, voertvoeren onder regie van de gemeente
namens de commissie het (eerste) vooroverleg met de planindieners,
ontwerpers en andere belanghebbenden, verzamelt/ verzamelen relevante
informatie en bereidt/ bereiden de behandeling van de adviesaanvragen in de
commissie voor.
De secretaris stelt in samenspraak met de voorzitter en de behandelend
ambtenaar Bouw- en Woningtoezicht de agenda voor de
Commissievergadering op. Tijdens de Commissievergadering introduceert de
secretaris de bouwplannen en verstrekt gegevens over het relevante
welstandsbeleid voor het betreffende plan en/of gebied. Onder de
verantwoordelijkheid van de secretaris wordt de beraadslaging en de
conclusie(s) over een bouwplan uitgewerkt in een schriftelijk advies, dat in
beginsel binnen twee weken na de Commissievergadering verzonden wordt.
De voorzitter, een materiedeskundige met bestuurlijke ervaring, is
verantwoordelijk voor het functioneren van de commissie en de kwaliteit van
de advisering. Hij/zij ziet toe dat de commissie adviseert binnen de kaders van
het gemeentelijke welstandsbeleid. Tijdens de vergadering treedt de voorzitter
op als gastheer/gastvrouw voor alle aanwezigen. Hij/zij licht de vergaderorde
toe en informeert wie van de aanwezigen bij een agendapunt wil toelichten.
Indien een plan in vooroverleg is besproken doet de voorzitter c.q. de
secretaris verslag van hetgeen in dat stadium van het planproces is
besproken. Na de fase van de toelichtingen (secretaris/ gemeente/ externe
toelichters) wordt deze afgerond en vangt de fase van de beraadslaging aan,
een fase waaraan alleen de leden van de commissie deelnemen.
De voorzitter draagt er zorg voor dat na de inhoudelijke discussie een voor
alle aanwezigen korte en heldere samenvatting wordt gegeven, resulterend in
een conclusie. De voorzitter bewaakt de voortgang van de agenda.
De voorzitter c.q. de secretaris onderhoudt de contacten met het
gemeentebestuur en de relevante gemeentelijke diensten.
Indien een adviesaanvrage niet is voorzien van de in artikel 6 genoemde
bescheiden en hierdoor een afgewogen advisering niet mogelijk is, neemt de
voorzitter c.q. de secretaris de adviesaanvraag niet voor behandeling in de
commissie aan.
De voorzitter ziet er op toe dat, in het geval dat een van de leden van de
Commissie op een of andere wijze een zakelijke binding heeft met een
bouwplan, dit lid in voorkomend geval niet zal deelnemen aan de
beraadslagingen en zo mogelijk zal worden vervangen.
Bij het overleg met de gemeente en de pers treedt de voorzitter namens de
commissie naar buiten. De voorzitter organiseert met de commissie jaarlijks
een inhoudelijke evaluatie van de werkzaamheden. De resultaten van de
evaluatie worden opgenomen in het jaarlijkse verslag van de commissie.
6. Werkwijze Bouw- en Woningtoezicht
1Een advies kan worden gevraagd voor alle plannen waarvoor een
omgevingsvergunning voor het bouwen wordt aangevraagd.
2. Bouw- en Woningtoezicht draagt er zorg voor dat de commissie inzicht
heeft of het plan in overeenstemming is met de vereisten in de
bouwverordening en in de planologische aanvaardbaarheid van het
plan en indien strijdig in de aard van de strijdigheid.
3. Ten behoeve van de welstands- en monumententoets beoordeelt de
ambtenaar of het bouwplan is voorzien van de benodigde bescheiden
