3. Bedrijfsvoeringsprocessen harmoniseren in aanloop naar fusie.
4. Verminderen van de kwetsbaarheid.
5. Kostenvoordeel realiseren ten opzichte van de toekomstige situatie zonder
samenwerking ('minder meerkosten').
6. Behouden van kwaliteit en waar mogelijk verbeteren van kwaliteit van de informatie- en
ICT-voorziening.
Argumenten:
1.1 Dit voorstel is het gevolg van eerder gemaakte afspraken
ICT Middelsee houdt op te bestaan als gevolg van het stopzetten van de Middelsee
samenwerking en omdat de schaal van Middelsee te kwetsbaar is en te weinig toekomstvast
bleek. Uit het KING rapport blijkt dat het aanbod van Leeuwarden het beste past bij de behoefte
aan ICT ondersteuning en op basis daarvan is de gemeente Leeuwarderadeel een
intentieverklaring aangegaan met de gemeente Leeuwarden. Deze intentieovereenkomst heeft
onderstreept dat het proces dat wordt doorlopen niet vrijblijvend is. Bij het voorstel inzake de
centrumregeling wordt uw raad op grond van artikel art 169, lid 4 Gemeentewet in de
gelegenheid gesteld om wensen en bedenkingen kenbaar te maken over de beoogde
mandatering van bestuursbevoegdheid (centrumgemeente).
1.2 Processen worden waar mogelijk geharmoniseerd in aanloop naar de fusie
Een deel van de investering vereenvoudigt de herindeling en leidt tot een efficientere
bedrijfsvoering.
2.1 Op grond van het BBV komen deze lasten ten laste van de algemene reserve
De kosten van de ICT migratie zijn voor een deel te oormerken als frictiekosten. Frictiekosten zijn
incidentele extra kosten die zonder de herindeling niet gemaakt zouden zijn. Het BBV schrijft
voor dat kosten die voorafgaand gemaakt worden om de fusie in goede banen te leiden ten laste
van de exploitatie van de gemeente komen voor de fusie. De gemeente Leeuwarderadeel is in
gesprek geweest met de gemeente Leeuwarden over mogelijke dekking van een deel van de
kosten omdat investeren in de ICT migratie in 2016 een besparing in 2017 en 2018 betekent. Dit
heeft - tot nu toe - nog geen resultaat opgeleverd.
Kanttekeningen:
1.1 Het is een complexe en omvangrijke operatie
Het harmoniseren van de ICT-voorziening en het onderbrengen van het technisch beheer bij
Leeuwarden is een complexe en omvangrijke operatie. Tegelijkertijd moeten de gebruikelijke
werkzaamheden doorgang kunnen vinden. Om het geheel te sturen is een projectorganisatie
ingericht.
1.2 De kosten zijn exclusief kosten voor de ontvlechting van ICT Middelsee
Omdat het projectplan inzake de ontvlechting van ICT Middelsee nog niet is goedgekeurd en
daardoor het benodigde budget nog niet bekend is.
Financiele toelichting:
De kosten voor de ICT migratie zijn geraamd op 787.000,-. Dit is inclusief interne uren. Een deel van
deze uren kunnen binnen de reguliere begroting gedekt worden. Vanwege de omvang en
complexiteit van de migratie zijn de interne uren op 5.000 uren geschat. Deze kunnen niet volledig
binnen de reguliere uren opgevangen worden.
