74
ting van de eigen informatiebehoefte in relatie tot die mogelijkheden en de inschatting van
het draagvlak voor het project binnen de dienst. De dienst zelf claimt een grote autornati-
seringsdeskundigheid en ervaring. Aangenomen zou dus mogen worden dat het mislukken
daaraan niet ligt. Toch liggen de feiten anders. Er kan duidelijk worden gesteld dat men
te lichtvaardig is omgesprongen met de praktische gevolgen van de invoering van het
stand alone systeem, niet alleen binnen de dienst maar ook door de leveranciers en met
n<une de software-leveranciers. Waarom het nu gaat is hoe wij kunnen voorkomen dat zo
iets weer gebeurt. Ik kijk daarbij niet alleen naar de GSD, maar ook naar andere auto
matiseringsprojecten binnen de gemeente. De raad ontbreekt het zicht op de automatise
ringsactiviteiten binnen de gemeente. Dat zicht moet er binnen een heel korte tijd komen.
Het gaat daarbij om zaken als informatiebehoeftebepaling, wijze van aanpak en organisatie
van automatisering, verantwoordelijkheden ten aanzien van initiatief, controle en uitvoe
ring en een overzicht van de nog lopende en al vaststaande toekomstige projecten met doel,
kosten, planning en stand van zaken. Onze fractie wil een notitie hierover, al dan niet
gekoppeld aan de Notitie hoofdlijnen informatie- en automatiseringsbeleid voor de gemeente
Leeuwarden die reeds is toegezegd, op een zo kort mogelijke termijn in de raad, laten wij
zeggen binnen een maand of drie. Wij verwachten op dit punt overigens een duidelijke
toezegging van de wethouder.
Dan wil ik nog even op een aantal essentiële punten uit de voor ons liggende raads-
brief ingaan. Allereerst iets over de keus om bij het Cevan te blijven en niet over te gaar
op het Vuga-systeem. Een keus overigens waarmee onze fractie het eens is. Toch zitten
er een aantal curieuze aspecten aan. De wethouder motiveert de keus in de commissie onde
meer als niet een nieuw avontuur aangaan. Alsof de keus voor het stand alone systeem on;
als avontuur is gepresenteerd! De GSD zegt dat het Cevan-systeem sinds enige tijd zoveel
is verbeterd dat het nu aanvaardbaar is. Als pikant detail maakt men gewag van de grote
inbreng van de GSD bij de verbetering van dat systeem. Die verbeteringen waren een aan
tal jaren geleden, in 1984, al min of meer duidelijk. Waarom heeft men toen niet alsnog be
sloten, toen het nog kon, bij het Cevan te blijven? De relatie tussen het Cevan en de
GSD stond, zo blijkt uit de stukken, al jaren op gespannen voet. Welke waarborgen zijn
er dat dat nu beter gaat?
Dan de leereffecten. In feite zijn deze effecten voor een deel open deuren, want zo
wel het rapport van de externe adviseur als de algemene ervaring met de automatisering
stellen de door het college opgevoerde leereffecten als voorwaarde voor het überhaupt
welslagen van projecten.
Vervolgens de dekking van het voorstel, waarover anderen ook al hebben gesproken
Het lijkt er op dat het personeel de dupe wordt van de mislukking. Hierover graag meer
duidelijkheid.
Tenslotte nog enige woorden over de publiciteit. Het lijkt mede daardoor alsof het
mislukte project bij de GSD op zichzelf staat. Niets is minder waar. Vooral bij de overheic
maar ook bij het bedrijfsleven zijn voorbeelden te over van automatiseringsprojecten die
mislukt zijn en geldverslindend waren. Dat bewijst eens te meer dat automatisering een
buitengewoon ingrijpend proces is, dat niet mag worden onderschat. Gelukkig zijn wij nu
af van het uitlekken van verslagen van besloten automatiseringscommissievergaderingen,
want die commissie vergadert inmiddels in de nieuwe structuur in het openbaar. Waar het
uitlekken vandaan komt zal wel altijd in het ongewisse blijven. Ongelukkig en ook ontoe
laatbaar is het wanneer van ambtelijke zijde olie op liet vuur wordt gegooid door in de
krant uitspraken te doen die op zijn minst enige afstand tot de realiteit hebben. De GSD
mag dan wel moreel denken gelijk te hebben, materieel is er heel veel geld weggegooid en
dat weegt zwaarder dan te spreken van een moreel gelijk. Benieuwd ben ik overigens of
de bedoelde publikaties het gesloten akkoord nog kunnen benvloeden.
Ik wil het hier in eerste instantie bij laten, mijnheer de voorzitter.
De Voorzitter schorst, om 23.00 uur, de vergadering voor de tweede pauze.
De Voorzitter heropent, om 23.15 uur, de vergadering.
De heer Pruiksrna heeft inmiddels de vergadering verlaten.
De Voorzitter: Ik heropen de vergadering. Wethouder Kessler heeft het woord voor
de beantwoording in eerste termijn.
De heer Kessler (weth.): Ik zal een poging wagen op alle vragen een antwoord te
geven. Ik hoop dat mij dat enigszins systematisch lukt, want er ligt nogal een waslijst
met vragen.
Mevrouw Van der Ploeg is begonnen met de hele voorgeschiedenis in het kort te
schetsen. Dat is in de Commissie voor Automatiseringsaangelegenheden ook uitgebreid ge
75
daan, terwijl een en ander ook in de raadsbrief staat, zodat het mij niet nodig lijkt daar
op op dit moment nog weer in te gaan. Wel wil ik nogmaals benadrukken dat volgens het col
lege de doorslaggevende reden van het mislukken van dit project is geweest een volstrekt
verkeerde inschatting ten aanzien van de vraag in hoeverre het aanvullende softwarepakket
geschikt was voor de specifieke wensen en de organisatie van de Gemeentelijke Sociale
Dienst. Op zich was het programma van eisen - de informatiebehoefte - zelf met de leve
ranciers goed doorgesproken. Er is alleen onvoldoende aandacht besteed aan de vraag naar
de verwerkingswijze, dat wil zeggen naar de manier waarop en de vorm waarin de infor
matie aangeleverd wordt, dus uit de computer komt. Ik zal één voorbeeld noemen dat ik
altijd illustratief vond voor het type problemen waartegen werd aangelopen. Dat betreft
de vraag of met een nummer per cliënt wordt gewerkt of met een nummer per uitkerings
regeling. De GSD was naar mijn mening terecht van mening dat met een nummer per cliënt
moet worden gewerkt, want sommige cliënten zitten in meerdere regelingen. Op die manier
kan veel systematischer worden gevolgd hoe mensen van de ene uitkering in de andere
uitkering verzeild raken. Door middel van het pakket dat van IGA was gekocht werd ge
werkt met een nummer per regeling, hetgeen voor de manier waarop de GSD functioneerde
grote problemen gaf. Dat is een van de voorbeelden waaruit in de loop van het proces
duidelijk werd dat het door IGA geleverde aanvullende softwarepakket, dat deels een
standaardpakket was, niet geschikt was om klakkeloos toe te passen voor de sociale dienst.
Laat men dat soort problemen op zich inwerken, dan kan maar tot één conclusie worden
gekomen, namelijk dat er van te voren een overschatting heeft plaatsgevonden van wat het
betekent om van het ene systeem op het andere systeem over te schakelen en dat van te
voren onvoldoende is geanalyseerd welke aanpassingen er aan het programma nodig waren.
Daaruit komen naar mijn smaak twee heel belangrijke lessen voort die ook in de raads
brief vermeld staan. De eerste les die daaruit kan worden getrokken is dat van te voren
een goede analyse moet worden gemaakt, niet alleen van de informatiebehoefte sec maar
ook van de verwerkingswijze, dus de manier waarop de informatie uit de computer komt
en hoe die vervolgens in zo'n organisatie wordt gebruikt. De tweede les is dat daaruit de
conclusie mag worden getrokken dat wat betreft automatiseringsprojecten - voor andere
projecten kan die vraag misschien niet direct worden beantwoord - moet worden gekozen
voor zekerheid, dus voor operationele standaardpakketten. Uitzonderingen in incidentele
situaties daargelaten moet ten koste van alles worden geprobeerd om aanvullingen en aan
passingen op een pakket te kopen dat men nog niet feitelijk ergens anders heeft zien func
tioneren. Iemand heeft een dergelijke les eens op een kernachtige manier samengevat door
te zeggen: Eerst zien, dan geloven!
Naast deze cruciale beoordelingsfout in het begin, die mijns inziens doorslaggevend
is geweest voor het mislukken van het project, zijn er natuurlijk gedurende de loop van
het proces ook andere fouten gemaakt. Dergelijke fouten worden eigenlijk in elk beleids-
voorbereidend proces wel gemaakt. Het gaat daarbij om zaken waarvan achteraf geconsta
teerd kan worden dat ze beter anders hadden kunnen worden gedaan. Deze fouten zouden
nu slechts in beperkte mate in de raad aan de orde zijn gekomen als de eerste cruciale
beoordelingsfout niet zou zijn gemaakt. Dit neemt niet weg dat op dit moment van mij wordt
verwacht dat ik daarover iets zeg.
Allereerst iets over de contracten. Er kan maar één ding worden gezegd: een en an
der is niet gegaan overeenkomstig de afspraken, namelijk dat met één hoofdaannemer moest
worden gewerkt. Een en ander is indertijd wel aan de raad gepresenteerd, het was ook de
keuze van het college, maar door communicatiestoornissen tussen de secretarie en de sociale
dienst, om het maar eufemistisch te zeggen, is dat er niet van gekomen. De sociale dienst
heeft bij het afsluiten van de contracten onvoldoende met de uitspraken van het college
rekening gehouden. Er is gevraagd of de contracten zomaar konden worden afgesloten door
de directie van de GSD. Binnen de toen gangbare procedures was dat inderdaad mogelijk.
Bij velerlei andere automatiseringsprojecten werden de contracten, zeker als de directie
en de medewerkers van de dienst geacht werden verstand te hebben van automatisering,
decentraal afgesloten. Een les die wij hebben geleerd is dat wij dat niet meer moeten doen,
welk soort automatiseringsproject het ook betreft. De contracten dienen ergens centraal,
dat wil zeggen binnen de secretarie, getoetst te worden en daar dient men ze ook te be
oordelen
Voorts is gevraagd of de contracten wel goed zijn beoordeeld. Zoals reeds is gezegd
heeft de beoordeling van deze contracten plaatsgevonden door de directie van de sociale
dienst. Wij gaan dat in het vervolg anders doen. Het is echter niet zo dat de contracten
vanaf nu, omdat ze centraal worden beoordeeld, kunnen worden gemaakt zoals wij dat
willen. De contracten die wij met Philips en IGA hebben afgesloten waren op zichzelf gang-
are contracten, die ook elders in het land en binnen de gemeente bij andere automatise
ringsprojecten worden toegepast. Het is niet zo dat wij wat betreft de contracten door Philips
in een zeer specifieke situatie zijn gemanoeuvreerd. In zijn algemeenheid mag worden ge
zegd dat het type contract dat bij automatiseringstoepassingen wordt afgesloten vastligt.
