Het bleek namelijk dat door
deurwaarders afgegeven exploiten
voorheen niet door de postregi
stratie werden geregistreerd en
qua afdoeningstermijnen niet
werden bewaakt. Van registratie
werd afgezien omdat er veelal met
spoed moest worden gehandeld (b.v.
bij woningontruimingen, die door
de deurwaarder op het laatste
moment aangekondigd werden) en
omdat in gerechtelijke procedures
met originele stukken wordt
gewerkt, waarop geen aantekeningen
mogen voorkomen. Overigens wordt
hierbij nog opgemerkt dat, door
een wijziging van het Wetboek van
Burgerlijke Rechtsvordering, sinds
een aantal jaren de procedure,
die deurwaarders moeten volgen
voor het afgeven van exploiten van
dagvaardingen e.d., is vereen
voudigd. Moest voorheen bij
dagvaarding van de gemeente worden
getekend voor ontvangst van het
exploit, thans kan de deurwaarder
volstaan met de afgifte van het
exploit aan een hem/haar bekende
ambtenaar. Zelfs kan, wanneer het
stadskantoor gesloten is, het
exploit in een gesloten enveloppe
in de brievenbus worden gedepo
neerd. Direct nadat bekend werd
dat het met de ontvangst en
doorgeleiding van de exploiten in
de zaak Los mis was gegaan, is
door Postregistratie een procedure
opgesteld voor het bij de centrale
balie in ontvangst nemen, regi
streren en doorgeleiden van
dergelijke stukken naar de
behandelend ambtenaar.
Het origineel exploit van de
dagvaarding was intussen in het
dynamisch archief teruggevonden
in het m.b.t. deze zaak aangelegde
dossier. Doordat dit stuk nog niet
was geregistreerd, kon niet
worden achterhaald welke
sector/dienst c.q. welke
medewerker/ster het belang van het
stuk niet heeft onderkend en
zonder nadere actie in het archief
heeft laten opbergen.
Het origineel van het exploit van
het verstekvonnis is tot op de dag
van vandaag niet achterhaald. Uit
een door de deurwaarder overlegde
kopie kan worden opgemaakt dat het
verstekvonnis op 29 januari 1997
aan de gemeente is betekend. Waar
het na ontvangst in de organisatie
terecht is gekomen, kon -wegens
het toen nog ontbreken van een
registratiesysteem- niet worden
achterhaald.
In de notitie van de concernstaf
worden voorts aanbevelingen gedaan
om de procedures voor het in
ontvangst nemen van gerechtelijke
stukken aan te scherpen. Deze
aanbevelingen zijn door ons
college overgenomen en verwerkt in
een instructie voor het aannemen
en doorgeleiden van deurwaarders-
exploiten. De belangrijkste
aanbeveling is, dat alle gerech
telijke stukken -ook de stukken,
die niet aan de centrale balie,
maar elders in de organisatie
worden afgegeven- in het vervolg
altijd geregistreerd moeten worden
in het postregistratie-systeem en
dat na registratie het stuk
onmiddellijk bij de behandelende
sector/ambtenaar moet worden
aangeboden. De instructie is onder
meer via de leidinggevenden en
rechtstreeks per E-mail aan alle
medewerkers/sters binnen de
gemeentelijke organisatie bekend
gemaaktVerwacht wordt dat
hiermee omissies, zoals die zich
in de onderhavige zaak hebben
voorgedaan, in de toekomst worden
voorkomen
De notitie van de concernstaf,
alsmede een notitie van mr. Werle
over de toenmalige positie van de
gemeente in de juridische
procedure m.b.t. de zaak Los, zijn
destijds bij onze brief van 8
april 1997 ter vertrouwelijke
kennisneming aan de leden van het
Seniorenconvent gezonden, nadat de
inhoud er van eerder met hen was
besproken. De verklaring, dat wij
de stukken niet in het openbaar
aan de gemeenteraad hebben
voorgelegd is gelegen in het feit
