6. Voorstel met betrekking tot
het notuleren van de raadsvergade
ringen.
GEMEENTE BOARNSTERHIM
Aan de gemeenteraad.
Grouw, 8 augustus 1986.
Zoals u bekend is, heeft mevrouw G. van der Veen ontslag gevraagd
en verkregen uit de functie van raadsnotuliste
In verband hiermee hebben wij ons beraden over de vraag of in de
wijze van notulering verandering dient te worden aangebracht.
Ten aanzien van het vastleggen van het besprokene in de vergaderingen
van de gemeenteraad zijn er namelijk meerdere mogelijkheden denkbaar
te weten:
- de huidige werkwijze;
- het vastleggen van het besprokene op de band en het ter beschikking
stellen aan de leden van uw raad van cassetterecorders;
- uitbesteding van dit werk aan een derde;
- weergave van de zakelijke inhoud van het besprokene in de raad
(uitgebreide besluitenlijst).
Bij bovenstaande mogelijkheden plaatsen wij de volgende kanttekenin
gen.
2e aandachtsstreepje.
Bij bandopname is de letterlijke tekst terug te vinden, doch het
teruglezen is moeilijker dan bij de huidige wijze van verslaglegging.
Daarnaast zal er een oplossing moeten worden gevonden voor de 140
abonnementhouders. Lijkt deze oplossing financiële voordelen te
bieden, de aanschaffing van 17cassetterecorders vraagt een investering
van 5.100,gezien tegen de achtergrond van de hierboven genoemde
opmerkingen is het financiële voordeel betrekkelijk en dienen de
nadelen te worden afgewogen tegen de voordelen. In dit verband
merken wij nog op, dat het ons bekend is dat een gemeente die in
het verleden voor dit systeem gekozen heeft daarop later weer is
teruggekomen
3e aandachtsstreepje.
Bij een uitbesteding van dit werk zullen de basiskosten in principe
toch wel ongeveer met de huidige kosten overeenkomen terwijl daarnaast
de verslaglegging vanuit het ambtelijk apparaat nazorg behoeft.
4e aandachtsstreepje.
Het is ons bekend, dat een raadslid in zijn algemeenheid een hoge
waarde toekent aan een woordelijke verslaglegging. Het is ook niet
altijd even gemakkelijk voor een notuliste om te bepalen wat wel
en wat niet tot de zakelijke inhoud moet worden gerekend, zodat
de kans niet uitgesloten is dat de zakelijke notulen regelmatig
aanpassing behoeven. Daarbij is achteraf moeilijk vast te stellen
of iets wel dan niet is opgemerkt.
