Del o itte.
8
4 december 2006
Brf.002.3110799620/ekl
2.3. Oorzaken afwjjken procedure
Het management heeft de volgende oorzaken van het afwijken van de geldende procedure
Spoed, de vacature moet zo spoedig mogelijk worden ingevuld, er is dan onvoldoende tijd om
de formele procedure te volgen;
- Zelf al geregeld: het komt voor dat de procedure niet wordt gevolgd omdat de inhurend*
afdeling reeds iemand op het oog heeft voor de tijdelijke invulling van de vacature. Deze
persoon wordt dan zonder tussenkomst van bijvoorbeeld Personeel en Organisatie en
Financiën ingehuurd;
- Specialistische kennis nodig die maar door één bureau kan worden geleverd: voor bepaalde
functies is specialistische kennis nodig die maar door één bureau geleverd kan worden,
offertes aanvragen is dan niet mogelijk.
In bijlage 5 heeft het management een nadere uitleg en reactie gegeven op de oorzaken van het
afwijken van de procedure.
Advies
Wij adviseren u om duidelijk te maken welke weg moet worden bewandeld. De keuze is de eigen
weg (afwijken van de procedure) of de formele weg (procedure volgen). De huidige procedure
komt ons niet onredelijk over. Wij adviseren het management dan ook eerst te beoordelen in
hoeverre het gedrag van de medewerkers bij het volgen van de procedure kan worden
aangepast, voordat wordt overwogen de procedure aan te passen.
In het kader van de rechtmatigheid en doelmatigheid is het niet wenselijk om verder te gaan
zoals er nu wordt gewerkt. Indien het management geen mogelijkheden ziet om de medewerkers
de procedure te laten volgen, is aanscherping van de procedure door extra controles in te
bouwen vereist. U moet hierbij denken aan de volgende procedure verscherpingen.
Uitvoeren controle op naleving van de procedure en indien de procedure niet wordt gevolgd
hetnemen van maatregelen;
- Aanleggen van dossiers waarin alle relevante documentatie is en blijft opgenomen zodat de
procedure controleerbaar is;
- Eén medewerker verantwoordelijk stellen voor de inhuur van derden en de bijbehorende
dossiervorming en de procedure.
- Strengere budgetbewakingsmaatregelen.
